物业小区业主档案管理制度.pdfVIP

越努力，越幸运！ （页眉可删除） 主题 业主档案管理制度 编号 XX-XX-01XX 适用于 业主档案管理工作 页码 2 页 起草 审核 批准 修改日期 20XX年 1 月 杜 超 生效日期 20XX年 3 月 物业小区业主档案管理制度 一、目的 规范小区业主 / 租户档案的管理工作。 二、适用范围 适用于 XXX物业管理有限公司 XX小区物业管理处对业主和租户档案资料的 动态管理。 ！ 三、职责 载 1、物业分管领导负责监控业主 / 租户档案管理工作。 2、客户服务部经理负责业主 / 租户档案管理与跟踪工作。 下 3、保安部楼宇管理员配合客户服务部做好业主 / 租户的资料跟踪工作。 迎 四、 程序要点 欢 1、业主/ 租户档案内容： ⑴ 业主 / 租户的证件复印件； ⑵ 房产证复印件； ⑶ 租赁协议 / 合同复印件； ⑷ 业主 / 租户填写《 XX 小区入住登记表》（中、英、日）。 2、 业主 / 租户档案资料电脑输入工作： ⑴ 分各个楼宇制作业主 / 租户资料记录表； ⑵ 将业主 / 租户的楼号、室号、证件号、姓名、国籍、联系方式、入住 日期输入业主 / 租户资料记录表内； ⑶ 将业主 / 租户资料输入物业综合管理系统 3、业主/ 租户资料变更跟踪工作： 1 知识管理 1 越努力，越幸运！ （页眉可删除） ⑴ 当业主 / 租户发生变更时， 客户服务部应将变化情况重新输入物业综合 管理系统和《业主资料记录表》； ⑵ 保安部各楼宇管理员随时观察业主 / 租户搬进搬出情况，并跟进新进 业主 / 租户的资料收集工作； ⑶ 客户服务部负责对业主 / 租户情况进行调查，并每季度进行一次普查； 4 、 业主 / 租户档案保密工作： ⑴ 业主 / 租户资料档案属绝密档案； ⑵ 特殊情况如需查阅须报物业分管副总经理批准，经客户服务部办理 登记手续后方可查阅； ⑶ 外单位人员需调查业主 / 租户档案资料，必须凭单位介绍信，调查人 员工作证，经物业分管副总经理批准后，由客户服务部负责接待； ⑷ 业主 / 租户档案应作长期保存； 五、 本规程执行情况作为客户服务部绩效考评的依据之一。 六、 记录 ！ 《业主资料记录表》（略） 载 《租户资料记录表》（略）