如何做好秘书工作.docx

广州市巨和工程机械有限公司 九段秘书;如何做好秘书工作 % ^ % % 力 % 2014 聚成企业管理顾问股份番禺公司 III III 讲师简介 鍾海濤（本名鍾昌鎬） 资深管理培训专家/潜能幵发大师 WWl IFB11 坯宜罷於幫目?匡 觅祁OM应隊PSPI眶3因滋呦淋1!利场 课程背景 长期以来人们总以为秘书/助理就是接接电 话、收发一下文件、搞搞会议记录、接待一下访客 总之，是一些事务性的工作其实不然。秘书/助 理虽然没有主管、主任、经理、部长等职务,但其级 别却与其相同。秘书/助理往往是“一人之下，数人之 上、“一人之下百人之上”，甚至“一人之下, 千万人之上”，所以，秘书/助理就必须具备良好的素 质 ＞较宽的知识面与包括管理在内的各方面的能力 课程《九段秘书：如何做好秘书工作》便是你的加油 站你准备好了吗！ 第_单元 对秘书素质与能力的要求  ?秘书要有文采 例：下雨天留客天天留我不留（段句） 接待工作 信息收发 文书写作 时间管理会议组织信息档案管理 旅行安排 对外公关商务活动 接待工作 信息收发 文书写作 时间管理 会议组织 信息档案管理 旅行安排 对外公关 商务活动 一、秘书/助理的岗位职责 日常.专门、团组； 电话■传真.邮件，电子邮件； 使用电脑写各类文件及制作文件; 自已.上司； 会前、会中、会后； 存.管、取; 吃、住、行; 指派工作联络（外事）、参与活动; 营销、市场、税氛 法律; 指派工作 二、对秘书/助理的素质与能力要求 素质能力是知识与智力诸因素的综合表现，属 改造世界范畴 1、 文字写作能力2、 你的人文魅力3、组织管理能力 1、 文字写作能力 2、 你的人文魅力 3、组织管理能力 信自臥裡能力 6、 情绪管理能力 7、 利用职权的能力 8、 利用吋间的能力 9、 管理上司的能力…… 语录： 人丰醮的成功莫过于在最短时间内达成多 上楼梯时走在领导后面 下楼梯时走在领导前面 4 4 4 4 2 ?像政治家一样有灵敏的头脑3 2 ?像政治家一样有灵敏的头脑 3 ?像外交官一样有潇洒的风度 6 ?熟练运用各种办公自动化设备 三、21世纪的秘书\助理的风范全美秘书学会 1?像心理学家一样善于观察和理解他人 ?有処理各种棘手冋题的丰富经验 ?有良好的写作能力和文字功夫 7?熟识商务往来的法律、金融和税务知 8?迅速对文件、信息归类、整理和查询 新中国开国领袖毛泽东早年曾经当过秘书任粥时同志 在抗日战争 期间担任过 中央秘书长， 直接领导中 央秘书处的 工作邓颖超 曾经兼任 苏区中央 局秘书长, 到了陕北 新中国开国领袖 毛泽东早年曾经当 过秘书 任粥时同志 在抗日战争 期间担任过 中央秘书长， 直接领导中 央秘书处的 工作 邓颖超 曾经兼任 苏区中央 局秘书长, 到了陕北 邓小平早 年在上海期 间，曾担任 党中央秘书 长，领导秘 书处工作 口联合国秘书长安南 辛?央秘的形象完美无缺‘令 弔氏 人尊敬和爰戴 笫二单元 九段秘书：标准化会议流程 Copyright Digital Vision Ltd People In Business 案例研究：总经理要求 秘书安排次日上午十点开一 个会议。对秘书来说，什么 是任务？什么是结果？怎样 做才能得到好结果？让我们 看看一至九段秘书的做法。 一段秘书的做法：发通知 ?用电子邮件或在 黑板上发个通知; ?准备相尖会议用 ?参加会议，做好 服务° 会议通知 会议名称：业务会议 会议时间：3月18日上午10:00 会议地点：大会议室 与会人员：业务部.客服课长、 MT制程.MT技专. 设计人员.MTQC、 主办单位:总经办 厂 思考：会议通知是不是这样? ?文章叫主题，会议叫议题 ?会议前要与领导分析这个会议要不要开 一段秘书的做法（续）: 提个醒：研判是否需要开会 1、可以不要开会的“五个如果” 1、 如果没有什么特别的事情不要开会 2、 如果你是唯一可以做决策的人，也不要开会 3、 如果还有比开会更好的方% 4、 如果己经有了例会也不要彳 5、 如果会议成本太大，不要歹 一段秘书的做法（续）= 2、必须开会的“五个如果” 1、 如果必须把信息同时传达给很多人 ■ ■■2、 如果遇到重大事件需要激励大家日丄 ■ ■■ 4、 如果要听取很多部门汇报工作 5、 如果确需解决多方存在的矛盾 ?头脑风暴最长不可超过30分钟 ?参加的人最多不可超过10人 ?不允许批评别人 ?会议室半圆形或马蹄形 . . 丿 . . 丿 二段秘书的做法：抓落实 ?发通知后打电话 与参会人确认； ?确保每个人被及 提个醒： 应该将出席会议 的人分为必需参加 者，可以旁观（听） 者和可选择参加者 ?为什么会场有人打瞌睡，不投入 ?追求卓越，唯一不变的就是改变 ?江山易