印章管理规定.docVIP

目的 为加强和规范XX有限公司（以下简称公司）印章的刻制、保管、使用、缴销等管理工作，制定本管理规定。 适用范围 本导则适用于公司所有公章、印鉴的刻制、保管和使用。 各部门及下属公司应参照本规定制定本部门、公司印章管理制度，对其所持有、使用的印章进行管理；本程序已有明确规定的，按本程序执行。电子签名参照本程序中有关电子印章的管理规定进行管理。 参考文件 定义 印章：指公司各类公章及印鉴的总称，相关条文有其他约定的除外。 印鉴：总经理个人印章，本规定管理范围不涵盖其他私人印鉴。 电子印章：指通过对实物印章进行技术处理而产生的以数字文件方式保存的印章。 代管公司：与公司没有资产纽带关系，受集团委托由公司行使管理权的公司 职责 总经理 任企业法定代表人，职责如下： （1）负责以公司名义所发公文、公函用印申请的审批。 （2）负责公司所有公章、印鉴的刻制审批。 （3）需要由总经理批准的其它用印的审批。 副总经理 根据公司授权管理规定，审批需要由副总经理批准的用印申请。 总经办 （1）各类印章及印鉴的归口管理，包括印章刻制的审核、印章启用登记等。 （2）院控印章的使用、保管及缴销。 （3）对公司相关部门制订的部门用印管理规定进行审核。 （4）对公司相关部门印章的使用、保管、登记情况进行定期检查，原则上每年一次，作为办公效能监控指标计入年度考核。 业务专用章、部门公章持有部门 （1）业务专用章、部门公章的申请、刻制、使用、登记及保管。 （2）制订业务专用章、本部门公章的用印管理规定。 （3）业务专用章、本部门印章的用印审批。 分、子公司 （1）根据本规定制定本公司的用印管理规定。 （2）分、子公司印章的刻制申请及其使用、登记、保管及缴销。 （3）向总经办备案印章的样式。 规定 印章刻制 所有印章的刻制均须填写《印章刻制申请（留样）表》（附录1），经申请部门第一责任人签字、报总经办审核后，再报总经理批准后方可办理刻制。 6.1.1院控印章 院控印章的刻制申请及刻制由总经办负责办理。其中，院控印章指公司公章、印鉴及其电子印章。 6.1.2业务专用章 业务专用章指院控印章之外的其他以公司名义刻制并用于公司特定业务的印章，包括各类业务专用章及委员会专用章，如财务专用章、合同专用章、技术报告专用章、人事专用章、工程专用章等。 6.1.3部门章 部门章指以部门名义刻制的部门公章，部门章的刻制申请及刻制由经批准持有部门公章的部门办理。 6.1.4分、子公司印章 分、子公司需刻制印章的，经审批后自行办理登记备案和刻制启用，印章刻好后向院总经办备案，分、子公司需制定制度，做好保管、登记并接受定期检查。 6.1.5代管公司印章代管公司需要刻制印章的，如代管公司有相关程序，按程序办理印章刻制申请审批，如代管公司无相关程序，可参照本规定由代管公司相关负责人提出申请，获批后办理印章刻制。印章刻好后如需委托公司相关部门管理，签署委托管理登记表，经总经办备案后移交相关部门管理。 印章保管 （1）公司所有印章统一由总经办归口登记、备案。 （2）院控印章由总经办保管，未实体化运作的分、子公司、代管公司，印章由总经办代管或委托相关业务部门管理。 （3）业务专用章、部门公章由业务相关部门持有并保管。 （4）各印章必须由专人负责保管。业务专用章、部门公章持有部门应将相关部门公章保管人员名单报总经办备案，总经办负责填写公司印章清单及保管登记表（附录2）。 （5）印章保管人不得将其保管的印章擅自委托他人代为保管；如确因特殊情况需交他人代为保管的，代管人需提前学习本制度，并签署《印章移交/委托管理登记表》（附录3），经审批后方可移交。经审批后的《印章移交/委托管理登记表》应按有关规定归档备案。接收人/代管人接收相关印章后，应依据本规定切实履行好保管职责。 印章使用 申请用印应填写申请单，经相关领导审批后方可用印。填写用印申请单时应认真核对并以附件形式上传用印材料，明确用印类别，说明用印内容、目的、发往单位，标明用印数量。 印章在指定场所使用，不得随意借出。如因特殊情况需在其他地方用印的，须经总经理部领导批准，由总经办进行用印登记并指定专人监印。印章保管人应对用印情况进行登记。 无特别事由，不得在空白证书、证件、介绍信、图表及其他材料上用印。因特殊情况确需加盖空白印章的，须经总经理部领导批准方可用印。经批准加盖空白印章的，应注明份数、逐一编号，并报总经办备案；空白印章填写发出后，用印申请人应根据实际情况向总经办汇报空白印章使用情况，由总经办登记备案，未用完的空白印章应及时全部退回。用印申请人未及时汇报空白印章使用情况的，总经办有权向用印申请人查询或要求用印申请人汇报相关情况。 6.3.1院控印章的使用范围及审批 （1）须由法定代表人审批的文件，如法人授权委托书及其文件，由总经理批准