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印章证照管理制度 PAGE1 / NUMPAGES4 XX投资有限公司 印章证照管理制度 1．印章管理 1.1．总体原则 （1）印章的使用、刻制销毁必须经过相应的审批与备案。 （2）未经审批或者内容空白的表单文件，不能加盖任何印章。 1.2．印章的使用 1.2.1．公章、合同章、法人名章的一般使用 （1）对于公章、法人名章、负责人名章的使用，申请人在审批文件《印章证照使用申请表》中写明需盖章的文件类型和名称、需使用的印章类型、申请人等相关内容。 （2）审批通过后，审批文件连同需要加盖该印章的文件送交印章管理员，管理员审核审批文件中请求是否与盖章文件一致。印章管理员在确认审批文件后予以盖章，并将该审批文件（附盖章文件复印件）按时间顺序存档备查。 （3）若需要盖章的文件属于合同类文件，则合同需邮件请公司法务部律师审批。 1.2.2．常规事务印章的使用 对于性质单纯，法律风险很低，多次或定期按照同一目的使用印章的情况，由行政人员审批。如： 与人事雇佣关系相关的合同、协议，包括劳动雇佣合同、保密协议、保护知识产权和竞业禁止协议、办理网上工资支付及工资卡、证明员工身份用途的介绍信。 每月定期的福利和税务申报资料，包括人事社会保险和福利申报材料，员工福利公积金开户、财务纳税申报资料，证照年鉴申报资料、邮局取款通知单，银行购汇发票。 与行政设施管理相关的需要加盖公章的情况，包括大厦出门条、物业空调延时申请。 1.2.3．非常规事务印章的使用 对于在常规事务范围以外的，法律风险较高的使用印章的情况，经法务审核后，由公司最高负责人审批。 1.3．印章的外借 （1）在外借印章前，申请人需要填写《印章证照原件外借申请表》，并得到行政人员审批。印章管理员审核被批准的审批文件无误后方可借出印章，并按时间顺序保存审批文件作为备查的依据。 （2）外借印章由员工亲自到印章管理员处取用、返还，并承担接触期间相应法律责任。印章需当天外借当天归还，不得在外过夜。公司以外人员如需在公司外使用印章，必须有公司员工亲自持章，陪同外出使用。 2．证照管理 2.1．证照复印件的使用 2.1.1．证照复印件的一般使用 （1）对于证照复印件的使用，申请人在《印章证照使用申请表》中写明需提供的证照复印件种类、申请人等相关内容。 （2）行政人员审批后，证照管理员审核文件确认审批无误后予以复印件，并在复印件上注明使用目的。证照管理员应将该《印章证照使用申请表》按时间顺序存档备查。 2.2．证照原件的外借 在外借证照原件前，申请人需要填写《印章证照原件外借申请表》，说明证照类型、外借时间、归还时间，并得到行政人员审批。证照管理员审核审批文件无误后方可借出证照原件,并按时间顺序保存审批文件作为备查的依据。 2.3．证照的更新 2.3.1．证照更新的主要内容 证照更新工作包括但不限于证照的年检、复审、延期、补登记。 2.3.2．证照更新负责人 证照更新工作由印章/证照管理员按期完成。 3．《印章证照使用申请表》与《印章证照原件外借申请表》的管理 印章/证照管理员必须将《印章证照使用审批单》与《印章证照原件外借申请表》存档。该档案应保存一年以上。 4．人员分工 （1）XX为公司最高负责人。 （2）XX为公司行政人员。 （3）XX担任公司印章/证照管理员。 附件一：印章/证照使用申请表 印章/证照使用申请表 需使用的印章/证照： 印章或证照使用目的（请简要说明用途及原因）： □ 在公司内使用 □ 在公司外使用 使用时间： 申请人签字/日期：