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如何确定工作次序 如何确定工作次序 PAGE / NUMPAGES 如何确定工作次序 如何确定工作次序 管理人员经常面对时间紧迫的难题： 有好多重要的工作要去完成，却没有足够的时间；有各样各样的机遇摆在眼前，却缺乏得力的人手 去有效地利用； 还有众多的问题和紧迫事件需要办理。 在这种情况下，就要求管理者确定事情的优先次序。但是依照什么来确定呢？表面上 看忧如外面环境的压力迫使管理者被动地接受了工作任务的安排。其实，真切决定了管理者工作次序的是工作自己，管理者只有认识了工作自己，才能有效确定工作次序。 小看板：若是不是管理者作决断，而是依照环境压力来决定工作的先后次序的话，我们能够这么预知：重要的工作必然会被牺牲掉。另一个能够预示的结果即是最高管理层将无法展动工作，因为外界的压力总是迫使管理者将注意力集中到过去的事情上去，而不能够集中精力去首创明天的新场面。 —[ 美 ] 彼得· F·德鲁克 管理者能够利用优先排序矩阵来确定每项工作次序，详尽操作步骤以下： 列出清单 将所有要进行的工作列一张清单， 上面能够列个人私事， 也能够列一个方案行动。 总之要将当前的工作任务及相关事务都列出。 小词典：优先排序矩阵， 是一种用来决定次序的工具， 当您面对一大堆工作任务，需要决定第一做哪一项时，可使用此方法。 画图进行分类 以以下图所示，画一个矩阵，将平面分为四个象限，尔后注明 每一象限的种类及标准。 重 要 程 度 低 高 紧 3．若是您不想花时间考虑相关 1．应该先做这些事情 急 高 的重要性，这些事情也能够先 程 做。 度 4．仔细考虑这些事情值不值得 2．接下来做这些事情， 因为这些 低 做。 事情经常会在没有任何先兆的情 况下，就会归入第一类中。 定位每项任务 依照每项工作任务的重要程度和紧迫程度，在十字方格中将它们分别定位。在这个阶段，平时有必要和其他人共同商议您所选择的定位，因为您自己可能认为所选的定位是最合适的，但对您的组织或上司来说却不用然是最重要的。 确定工作次序 利用该矩阵，依照这些工作任务的重要程度和紧迫程度的高低，将它们挨次序排列。在这个过程中，应该注意，严格依照矩阵中的分类确定次序，对于重要的事情必然要据有优先的地址。而紧迫的事务应结合本质情况加以判断，尽量不要据有重要工作的地址。 提示您：涉及关系到组织发展的工作必定要同上司或公司顾 问商议，这样做的一大好处是防备分道扬镳，同时也会增强您完成工作的信心。 排定工作的次序是经理人提高工作效率走出的第一步，它将决定您随后的努力会换来多大的见效，您的才能可否能够充分发 挥，最后影响的将是您的工作效率和组织的发展。 掌握以上方法，这些问题将会瓜熟蒂落。 ★牢记要点： 确定工作次序应的确掌握优先排序矩阵，注意以下步骤： 列出清单 画图进行分类 定位每项任务 确定工作次序 合用模范： 按事情的“缓急程度”而不是按“重要程度”做事的职业经理人不仅使重要的事情的履行遥遥无期，而且使自己经常处于危机或紧迫状态之下。业务报告的编制就是一个典型的实例。 任何一位职业经理人可能都认同，业务报告的编制是极其重要的事。但若现在离完成业务报告的截止日期还有两个 月的时间， 则一般职业经理人大概不会将它视为今天 “应该”做的事，更不会将它视为今天“必定”做的事，而极可能将 它视为今天“能够”做的事，既然它是“今天能够做的事” ，它也是“今天能够不做的事” ，因此，它将不断地被延误下去。结果不是迟交了业务报告，就是草率地应付了事。 从这个案例能够看出，仅按事情的“缓急程度”做事的习惯会极大地削弱经理人工作的效率。在此需要重申的是， 在编列工作次序时应先考虑事情的 “轻重”，尔后再考虑事情 的“缓急”，依照优先排序矩阵依次确定出工作的次序， 即本末。 实践练习： 请利用优先排序矩阵，确定您一周内的工作次序，坚持 下来，看看有什么变化。