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物流管理系统代垫费作业指导 本作业文件规范代垫费在管理系统中的操作流程。适用于所有涉 及代垫费操作、监管人员。 流程： 1、 代垫费的定义：客户单位委托我公司先行垫付给第三方的费 用。 2、 代垫费的性质：根据代垫费的不同性质，我们将代垫费分为两 类： 客户单位委托我公司先行垫付，然后可以向客户报销的费用， 我们约定为“代垫费1”。 目前也将司机先行垫付的卸车费等纳入到代垫费范畴，这些费 用产生后公司员工向公司报销此费用，公司不再向客户报销的， 我们约定此类费用为“代垫费2”。 3、 注意事项：我公司员工在垫付代垫费吋，需要向收费单位索取 收费凭证，经办人持凭证到公司报销，公司持凭证向客户单位报 销。所以收款凭证是至关重要的，凭证必须真实有效。 4、 操作流程 在运输过程中产生代垫费时，如果是约定好的收费项目，经办 人（如：司机）可以直接支付并索要收款凭证（如：发票），同 时经办人必须监督收费方按照约定条款收费，防止收费方因计 量偏高、收费标准偏高等引起的乱收费。如果经办人遇到不能 制止收费方乱收费的，应立即汇报相关人员（如：调度）。 在运输过程中产生代垫费时，如果是临时产生的收费项冃，经 办人（如：司机）应立即汇报和关人员（如：调度）。 相关人员接到经办人的汇报后必须及时解决，以免拖延运输时 间。对于产生代垫费1,并且收费方乱收费的，必须及吋跟客 户沟通解决并做好记录。对丁产生代垫费2,遇到乱收费的应 想方设法解决，并汇报相关领导。 对于乱收费现象，相关人员要制定预防措施。对虚假产生的代 垫费必须严格查处。 经办人刨公司报销代垫费吋，首先到相关人员（如调度）处登 记，登记人员必须查验凭证。 登记人须将代垫费1的收款凭证和对应的回单合并在一起纳入 回单管理。对于代垫费2的收款凭证需签字后交经办人。 登记人在物流管理系统-财务管理-代垫费模块中登记代垫费并 成《代垫费支出凭证》。 生成《代垫费支出凭证》后，代垫费支出审批人对《代垫费支 岀凭证》中的每笔代垫费审批。审批人需在上午完成昨日及以 前的审批工作。 《代垫费支出凭证》中的每笔代垫费审批完成后，由现金会计 支出代垫费给经办人。现金会计遇到报销的代垫费中有“代垫 费2”的，必须向报销人索要相关人员签字的收款凭证，该凭 证和付款单合并在一起。现金会计需让报销人预报报销金额， 并确认实际报销人和《代垫费支出凭证》中的报销人一致，防 止差错。 10?管理系统的流程是：登记代垫费一生成代垫费支出凭证一审批 凭证中的每一笔代垫费一生成付款单支出代垫费。如果遇到错 误操作需要修改吋必须按着步骤进行逆操作。 丫 丫备言板 ?系统测试数据[2011-12-01] 如果你看到这条留言说明你的留 ■ 29] 如果你看到这条留言说明你的留 29] 附件 系统中的操作图示 登记代垫费所在模块导航 物流信息管理系统 业务导航]|工作平台区1] 常用功能 I全部功能 a 基础设置 S U TMS管理 a LJ仓库笞理 S 口财务管理 U开付款单 U发票核销 口资金转尸 LJ开收款单 付款車核 登记页而：查询定位一双击弹出登记窗口一填写代垫费金额一判断 “代垫费2”或“代垫费2” 1 iLkJ ? 生成支岀a L就?刃」 ??1 rrif 厂州 厂州 厂州 rwl rwl 花邨 花斛花邻 ■ni an 1791 991 ? ■ 开?日期 V 2012-0202 貸运?号［?■ 股■仗瓦7 件D 叵7 v ?tt?n 匸Gi *is?(S?R 匸 v 车号 =v 凭证?号 fe v j t ran_代垫单一列表 代空會 TrT?Tmi8i 0 4】妙 交出?号 Kfi?l ?X?2 RA Y Q 怒I i畫U CZ1 60 CZ1 代垫费录入 号.HZC201202020029 序号 澈运 无H仪氐□无爲代收垫费 KB?i ttCW2 耐?号 ■作人 60 t?201202020 代 ? W. 0 8098 DDFZC120； ZC120 ZC120 FK.OJ1202 FK.OJ1202 60 60 CZ1 CZ1 CZ1 CZ1 CZ1 CZ1 CZ1 CZ1 CZ1 CZ1 CZ1 CZ1 CZ1 CZ1 CZ1 CZ1 CZ1 CZ1 CZ1 f!9\ 134 2 57^ 8 26 2 5 F￥?(czf gWBPfiE 16 r?*(cz1王司机 306 王司輒 YZCT2O2OO当天抵走, YZC120200 151438* CZ1 E SKK 134 ea 16 PJFttCzl 誉含* ? w V?广 rM 哪 “ I 开代垫费支出凭证 娱蜻删 霄助 ( r 开代垫费凭证j 生成支岀单 凭证单查看 号开单日期 7 2012-02-0 2012-02-0 2012-02-0 2012-0