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文件材料立卷归档 基本要求 档案馆 2014年4月 内 容 提 要 三、声像材料归档要求 四、其他需要说明的问题 二、电子、纸质文件归档要求 一、立卷归档基本要求 准备卷盒 每年初按不同类别分别为本单位或业务科室将要形成的文件 准备 平时立卷 平时归卷 平时在文件办理完毕以后 分门别类地将文件归入相应的卷盒之中 年终交由兼职档案员立卷归档 一、立卷归档基本要求—做好平时归卷工作 一、立卷归档基本要求—明确立卷工作角色 兼职档案员 完成立卷归档工作 业务科室 分散立卷 档案馆 指导立卷归档工作 集中立卷 兼职档案员 科室分别立卷 分管领导 领导、协调 兼职档案员 办公自动化系统中的电子公文 本单位形成的电子文件 归档保存 一、立卷归档基本要求—明确电子文件双备份 照片 “双备份” 电子材料 （文件、照片） 纸质材料 （文件、照片） 同一份 电子、纸质 纸质制作电子 电子制作纸质 库房 管理系统 档案馆 电子文件 纸质文件 打印 扫描加工 一、立卷归档基本要求—明确归档时间 6月份之前 立 卷 立卷 部门 8月底— 10月底 档 案 馆 数 字 加 工 11月底之前 装 订 移 交 立卷 部门 二、电子、纸质文件归档要求—明确归档文件质量 电子 文件 纸质 材料 二、电子、纸质文件归档要求—明确归档文件流程 检查指导 初步集中 立卷 信息录入 （管理系统） 装订 移交归档 兼职档案员 兼职档案员 兼职档案员 档案馆 三、声像材料归档要求——收集意义 声像档案 亦称音像档案、 视听档案。是以音响、形象等方式记录知识信息的特殊载体形式的档案，包括照片、影片、唱片、录音、录像档案等。 声像档案 特点 真实记录性 选材典型性 视听形象性 艺术美感性 交流通用性 声像档案 作用 在宣传教育、传播知识、科学研究、艺术欣赏和历史凭证等方面具有重要作用。 三、声像材料归档要求——收集范围 收 集 范 围 凡是反映学校或本单位工作活动、具有查考利用价值的声像材料均属于收集范围。 重要会议 重大活动 教学科研 活动
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