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信息和网络技术在企业公文流转系统中的应用 摘要：本文提出的基于信息和网络技术来提高和优化企业公文流转系统, 该系统的应用使得部门业务流程得到优化, 工作效率得到提高。 1 引言随着信息和网络技术在办公系统的应用, 办公系统中的公文流转的电子办公形式成为越来越多企业竞相采用的办公模式, 这不仅可以极大的提高公文流转效率, 也可以减轻人员工作压力。针对适合自身的且高效的公文流转系统, 已成为企业内标建设和发展的必然趋势。本文以结合信息和网络技术, 对目前企业正在使用的公文流转系统进行研究, 并深入对该系统各项功能的拓展和使用进行说明。2 功能介绍1) 目前正在使用的“公文流转系统”是以公文流转为核心的自动化办公系统。通过使用, 从而了解该系统的使用规则, 包括系统的组成结构和各单元功能, 其中结合了工作流对该系统进行详细介绍。2) 结合对该系统的分析, 我们从各个我们从系统的各个单元模块进行分析, 将系统模块分为存储模块 (数据库) 、输入模块 (表单) 、定义模块 (流程) 和启动模块四个部分, 从而实现发文、收文、后台管理等功能。3) 考虑到公文使用的安全, 为此在系统中设计了权限管理, 作为使用者, 我们可以根据具体情况设计公文流转系统的组织结构, 以及组织结构中的人员组成, 从而使整个结构一目了然。2.1 工作流介绍工作流是近年来提出的一种全程或部分能够按照设定自动执行的流程, 不同于普通流程, 工作流能够对其中包含的文档、信息和任务能够有选择的在不同的人员之间进行流转目前我们使用的公文流转系统就是典型的工作流, 流程类型有很多, 包括了收文管理和发文管理等。这些流程类型构成了系统特色:流转过程的透明管理、业务流程的整体修改、人员权限的动态变更。2.2 引入信息及网络技术概念在信息及网络技术中, ASP.Net作为一种服务器端脚本技术, 它是使嵌入网页中的脚本可由服务器执行。在.NET Framework基础上建立了ASP.NET的程序设计框架, 用来创建Web应用程序3 系统研究3.1 系统功能对该公文流转系统的研究是以结合信息及网络技术得以实现的, 该系统的主要功能有:公文管理、文件管理、信息发布管理、人员管理、安全和登录认证。我们通过分析系统功能, 并且结合企业自身特点和对系统的要求, 提出了以工作流技术为基础的功能模型如图1所示。在该模型中, 包含内容很好的诠释了工作流的特点, 也很好的结合了ASP.NET技术。3.2 系统构件对于整体需求, 该系统采用了以单个管理构件为构成的, 以实现可扩展、可集成、易搭建、易维护、高效率、高安全的整体架构, 这些管理构成的选择和组合, 是整个系统得以高效率运行的基础。作为使用方, 选择一个可操作性强、稳定性高的公文流转系统对于使用体验和工作效率是至关重要的。为此, 该系统针对性地搭建了四层结构, 分别是WEB服务层、用户界面层、应用服务层、数据库服务层。4 系统应用4.1 流程探索对公文流转系统的应用首先就要对业务对象做流程探索, 在企业内部, 公文流转的流程主要体现在四个方面:工序方面、人事方面、组织方面和反馈方面。所有的系统构件都是以这四个方面为核心进行排列组合就形成了完成过程的不同顺序4.2 流转过程当对该系统的系统构件进行定义之后, 怎样使这些构件能够协同运行, 就是系统流转过程的任务了。通过使用体验, 以收文流程为例介绍流转过程。1) 通过系统登录窗口, 输入用户名和密码后, 系统就进入了收文管理子菜单, 这里可以填写收文的具体内容, 填写完毕后提交。2) 当选择提交后, 系统就会将公文自动流转到相应的专职人员中, 专职人员会根据权限划分递交给相应的专职领导, 等待审阅批示。3) 待专职领导审阅指示后, 系统会将公文自动流转到相应的执行层, 即根据该项公文要求指定的部门或人员, 同时抄送领导回复意见于公文撰写方。4) 待执行层回复同意后, 系统最后将该公文归档于系统存储模块, 流程结束。4.3 使用心得一个美观, 实用和便捷的公文流转) 系统对于提高使用者的效率有直接的影响, 对公文流转系统应用的关键在于其界面设计。当然, 其界面设计是程序员依靠编程来实现的, 但是作为使用方, 也可以通过对界面的个性化设置来提高感官体验。下面, 本人就结合自己的使用经验, 来分享一下对该公文流转系统的使用心得。1) 阅读信息的设置当登录系统后, 我们可以随时查看该公文目前状态, 但查看是有权限设置的。若该公文已经进入比用户权限更高一层的部门或人员中, 那么就无法详细查看该公文状态了, 例如公告、合理化建议等。在公文管理系统中, 权限越高, 就代表着能够查看更多的内