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文件名称 公文管理规程 行政管理 编号 版本号 公文管理规程 目的 规 范 XXXXXXXXXX有X限公司公文管理， 提高公文处理效率和质量， 促进公文工作包括公文拟制、 办理、管理和立卷归档在内的一系列衔接有序的工作的规范化、制度化。 适用范围 本 规程适用于公司内部文件流转，以及与公司之外单位的往来文件。 原则及指导文件 依 据国家公文处理相关条例及公司实际情况。 管 理原则： 遵守法律、法规。 严肃认真，实事求是，文字简明准确。 传递迅速，处理及时，急事急办，件件有落实。 保守机密，内外有别。 职责 行 政人力资源管理中心是公文管理的归口职能部门。 公 司各部门负责职责范围内的公文拟稿、初核等工作。 行 政人力资源管理中心负责公司纸质文件及电子文档的收发、文件传阅催办、分发、会签、打 印、复印、登记、归档等公文处理工作。 行 政人力资源管理中心负责公司电子公文的数据库日常维护及数据备份工作。 管理规程 公 文种类 公司公文种类共有以下种类： 决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。 决定：对重要问题、重要事项或重大行动做出安排及决策。 报告：向上级和有关部门汇报工作，反映情况，答复询问。 请示：向上级和有关部门请求指示、批准。 通知：传达指示，发布要求各部门办理或知晓事项；转发文件；任免和聘用干部等。 通报：表彰先进、批评错误、传达重要精神或交流重要情况。 函：与不相隶属单位商洽工作、询问和答复；向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。 文件名称 公文管理规程 行政管理 编号 版本号 h. 意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。 i. 纪要：记载和传达会议的主要精神、情况和议定事项；如扩大发送范围等，用通知印发；单独印 发会议纪要可不加盖公章。 j. 工作联系单：用于各部门间日常工作联系，收件部门均应依据联系单内容予以答复或办理。 根据公文内容和发送范围的不同，公司公文分以下两大类： 公司内部文件 : “ XX股份发”、“XX股份纪”、“XX 股份请” 字号文件，用于公司内部红头文件和 纪要。 公司外部文件： “XX股份函” 字号文件， 用于与无隶属关系单位商洽、 询问、 答复和请求批准等。 公 文格式 份号：如需标注份号，一般用 6 位 3 号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。 密级和保密期限 如需标注密级和保密期限，用 3 号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿 拉伯数字标注。 紧急程度 如需标注紧急程度， 用 3 号黑体字， 顶格编排在版心左上角； 如需同时标注份号、 密级和保密期限、 紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。 发文单位标志 全称或者规范化简称加“文件”二字组成，统一为“ XXXXXXXXXX有X限公司文件” 。 发文企业标志居中排布，上边缘至版心上边缘为 35mm，使用小标宋简体，颜色为红色，以 醒目、美观、庄重为原则。 联合行文时，如需同时标注联署发文企业名称，应当将主办单位名称排列在前； “文件” 二字，应当置于发文单位名称右侧，以联署发文单位名称为准上下居中排布。 发文字号 编排在发文单位标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年 份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即 1 不编为 01）， 在阿拉伯数字后加“号”字。用 3 号仿宋体字 上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。 公司发文字号按公文种类分为： a. 公司发文： XX股份发〔 〕 号； b. 公司发函： XX股份函〔 〕 号； c. 公司会议纪要： XX股份纪〔 〕 号； d. 公司请示： XX股份请〔 〕 号。 签发人 文件签发人指代表公司最后核查并批准公文向外发出的领导姓名。 由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成， 居右空一字， 编排在发文单位标志下空 文件名称 公文管理规程 行政管理 编号 版本号 二行位置。“签发人”三字用 3号仿宋体字，签发人姓名用 3 号楷体字。 如有多个签发人， 签发人姓名按照发文单位的排列顺序从左到右、 自上而下依次均匀编排， 每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。 版头中的分隔线 发文字号之下 4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。 主体 标题。用 2 号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回 行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。 主送单位 主送单位是指对公文负主办或答复责任的单位名称，应用全称。 编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个单位名称后标全角冒号。 正文 公文首页必须显示正文。用 3 号仿宋体字，编排于主送单位名称下一行，每个自然段左空