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食品有限公司档案管理制度 食品有限公司档案管理制度 PAGE PAGE / NUMPAGESPAGE8 食品有限公司档案管理制度 PAGE 精选文档 吉发食品有限公司档案管理制度 第一章 总则 1、为规范公司各种档案的管理，更好的为生产工作服务，特拟订本制度。 2、本制度依据《档案法》及有关条例拟订，本制度仅合用于本公司内部档案的管理，本公司有关岗位工作人员一定依照履行。 第二章 档案归档制度 3、本公司档案管理工作由行政部负责主管，各部门分管的原则；公司行政部负责文书、人事、工程、设备类档案的管理；各部门负责所属业务范围内档案的管理。 档案工作人员岗位职责： （1）仔细学习贯彻履行《档案法》和档案工作的目标、政策，坚持以法治档，忠于职责，一心一意为本部门各项工作做好服务。 （2）负责管理本部门的档案，做好各门类、各样载体档案的接收、采集、登记、整理、编目、保存、借阅。 （3）踊跃做好档案的服务利用工作，编制必需的检索工具和参照资料，实时正确地供给利用。 （4）做好档案防火、防潮、防盗、防光、防高温，防尘，防鼠，防虫的“八防”工作，保证档案的完好与安全。 （5）严格恪守“保密制度”工作，未经赞同，不得私自扩大档案的借阅范围，不得泄漏档案的保密内容。 4、文件资料的归档要求： （1）公司在筹办、成立、经营、管理及产权改动过程中形成的拥有保存价值的文件资料均列入归档范围。 （2）公司各部门负责本部门范围内归档文件资料的采集和整理，并按期交档案室集中管理，任何人不得拒绝归档。 （3）归档文件资料一定齐备、完好、正确、系统、签订齐备。 （4）归档文件资料一定正确地反应公司生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真切内容和历史相貌。 （5）归档文件资料一定有条有理，切合其形成规律，保持同一模卷内文件资料的有机联系。 （6）归档的文件资料主要包含纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各样载体形式。 （7）归档的文件资料一定为正本，本公司编制的文件应附发文稿本。 （8）归档的拥有永远、长久保存价值的电子文件应有相应的纸质文件资料一并归档保存。 （9）非纸质文件资料应与其文字说明一并归档。 （10）外文资料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。 （11）为便于保存和利用，归档的文件资料用的纸张一定优秀，纸面洁净，书写文件资料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水 . 精选文档 及传真纸、复写纸等不坚固的书写资料。书写工整、图像、笔迹清楚。 5、归档范围及保存限期 档案分永远，长久和短期三种，永远为永远保存，长久保存限期在 16~50年 之间，15年以下为短期保存。详细以下： （1）永远保存：公司章程；股东名册；组织规程及做事细则；董事会及股东会记录；财务报表；政府机关赞同文件；不动产所有权及其余债权凭据；工程设计图；其余经审定须永远保存文件和资料等。 （2）长久保存：估算、决算书类；会计凭据；事业计划资料；其余经审定须保存16年以上的文件等。 （3）短期保存：期满或排除之合同；一般有保存限期的生产过程中形成的记录；其余经审定保存5年以下的文件和记录。 6、归档时间： （1）管理性文件资料一般应在办理完成后的第二年第 1季度移交档案室归 档。 （2）外购设备仪器的文件资料在开箱查收或接收后即时登记，安装调试后归档。 （3）工程项目在完工查收后三个月内接收归档。 （4）每年形成的会计档案，由财务部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向档案室移交归档。 （5）荣誉档案由行政部采集整理后于次年一致归档。 （6）声像档案在每次活动结束后整理归档。 （7）有关会议（技术会议、专题会议、年度工作会议），在会议结束后归档。 （8）更改、改正、增补的文件资料随时归档。 （9）公司内部机构改动和员工调换、离岗时留在部门或个人手中的文件资料随时归档。 7、公司档案主要分为文书档案、人事档案、基建档案、设备档案和财务档案等几类，详细管理方法见详细的管理制度。 第三章、档案查（借）阅制度 8、档案借阅是档案室的平时业务工作，是档案更好地为生产供给利用服务的基本形式，为做好档案管理工作，特制定以下制度： 9、凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只赞同在档案室查阅。 查阅一定获得有关领导署名，同时做登记。 10、本公司有关人员若有实质状况一定借出者，须办理有关手续，超出两天以上送还者，须经领导赞同署名。但要按期送还。 11、借阅档案者应爱惜档案，保证档案的完好性，不得私自涂改、勾勒、剪 裁、抽取、拆开或损毁。借阅档案交还时，须当面查察清楚，如发现丢失或破坏， 应实时反应给主管领导。 12、外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理赞同后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经总理赞同审查后方能带出。 第