文件与记录管理程序HC-QEP-08.docVIP

****有限公司 质量环境体系程序文件 文件编号 HC-QEP-08 版次 A02 文件与记录管理程序 页次 PAGE 5/6 实施日期 201 文件修订记录 序号 前版本版次 修 订 内 容（或简要描述） 修订人 备注 1 A01 因ISO9001和ISO14001标准改版(2008版)修改文件 2 B01 整合ISO9001和ISO14001(2008版)修改文件 3 A02 整合ISO9001和ISO14001，并更新为2015版 批准 审核 制定 1.0目的 对质量环境管理体系文件进行控制，确保在使用场所均能得到适用文件的有效版本。加强对记录的控制，以提供符合要求和质量环境管理体系有效运行的证据。 2.0适用的范围 适用于本公司对质量环境管理体系所使用的文件和记录的控制。 3.0定义：无 4.0职责 4.1行政部是本程序的编制、修改并实施归口管理的部门；品管部负责技术文件的管理。 4.2各部门均是本程序的配合并实施的单位。 4.3最高管理者（总经理）负责管理（质量环境管理）手册批准。 4.4管理者代表负责审核管理手册和批准程序文件。 5.0工作程序 5.1文件概念 文件是指信息及其承载媒体。媒体的形式可以是纸张、计算机磁盘、光盘、照片、标准样品或其他电子媒体及其组合等。质量与环境管理体系文件是质量与环境管理体系运行的依据，可以起到沟通意图、统一行动的作用。 本公司的质量与环境管理体系文件的范围包括： 形成文件的质量与环境方针和目标； 管理手册； 为了贯彻ISO9001/14001标准所规定的流程性文件和记录； 确保对过程的有效策划、运行和控制所需要的文件和记录，例如质量计划、程序文件和相关的规范、标准以及“规定”、“安排”、“方式”等文件； 记录，阐明所取得的结果或提供完成活动的证据的文件； 其他文件。例如流程卡、作业指引等，标准中虽未规定，但在实际活动中需要。 5.2管理手册 5.2.1 5.2.2 质量/环境管理体系覆盖的范围，包括任何不适用的细节与不应用的合理性； 为质量/环境管理体系编制的形成文件程序的引用； 质量/环境方针和目标； 质量/环境管理体系过程之间相互作用的表述。 5.2.3 5.2.4 5.3 文件控制 5.3 5.3 5.3 区 分 制 定 审 核 核 准 管理手册 管理者代表 总经理 流程性文件 ISO推行小组 各部门会签 管理者代表 指导性文件 责任人员 文件编写人员直接上司 5.3 5.3.2.3识别所有文件的修订状态。文件修订的方法分为划线式修改（在文件原文上划线修改，在旁边写好修订后的内容）换页和换版三种。修订由公司文控中心统一组织，修改申请人填写《文件申请单》，经相关责任人审核，管理者代表批准后，由文控中心对受控文件统一修改，修改后的文件需要再次按照5. 5.3.2.4文件的版本用大写英文字母“A、B、C 5.3 5.3.2.6要确保在各使用场所都能得到适用文件的有效版本并标识，填写分发号（包括外来文件）。撤出过期、作废的文件，填写《文件/记录销毁记录表》经管理者代表批准后销毁，如需保留，需经管理者代表批准，并盖“作废文件”印章和“ 5.3 5.3 5.3 5.3 5.3.3 5.3.3 XXX - XX - XX - XXX 公司代码 - 类别代码 –部门代码 - 流水号 注：当同一种表格有多种格式或描述时，分别在其原编号后加流水号A、B、C……以示区分。如HC-WIQ-SC-001A;HC-WIQ-SC-001B 注：当三级文件有多种文件描述时，分别在原编号流水号后面再增加一个流水号以示 区分。（原流水号代表文件区分代码） 如：HC-WIQ-SC-001-01;HC-WIQ-SC-002-01 5.3.3 XXX - XX - XXX 公司代码 - 类别代码 –流水号 5.3.3 一级文件/管理手册: 代码为QM 二级文件/程序文件: 代码为QEP 三级文件/流程性文件: 代码为WIQ 四级文件/规范文件: 代码为WI 5.3.3 总经办 GM 文控中心DCC 品管部 PJ 行政部 XZ 业务部 YW 采 购 CG 仓库部 CK 生 产 SC 5.3.3 5.3.4文控中心保留受控文件的正本,各部门使用受控文件的副本,为了区分，文控中心应在正本文件的背面加盖“文件发行专用章”, 在副本文件的正面加盖“受控文件专用章”,非受控文件加改“仅供参考” 5.3.5文控中心负责定期( 5.4 记录控制 5.4.1 记录指阐明所取得的结果或提供所完成活动的证