公司行政部的职能及组织架构.docxVIP

公司行政部的职能及组织架构 （行政部草拟） 公司行政部是管理企业“物”的部门，是一个企业的三大支柱（资 源、执行力、发展战略）之一。行政部的工作主要包括日常办公、行 政接待、会议管理、公关事务、安全保卫、总务后勤等六大部分。每 部分详细说明如下： 职能1:日常办公。主要包括制定本部门的工作目标，拟订本部 门的月度、年度工作计划；组织编写公司办公事务管理规章制度起草 工作，报请上级领导审批后严格执行并组织实施和监督、检查制度的 落实情况；管理企业的财产物资，建立行政财产物资账册并定期盘点； 按照公司月度、年度财务预算，对办公费用支出进行审核与控制，并 确认费用分摊范围；管理企业的档案、印信、图书及各种公文、信件; 拟定公文（函）及信件；办公设备的清洁、保养及维修报废程序。 职能2 :行政接待。主要包括来宾登记、接待和引见；接收转发 电话及信件，将工作信息记录、整理并建档；分发企业文件、通知， 做好分发记录并及时归档；制作、打印、复印通讯录等办公文件；预 定机票、火车票及酒店；接收、反馈并处理工作中出现的各种问题。 职能3 :会议管理。主要包括 会议前的准备工作：根据需要安排 适当的会议场所；备齐会议所需设备，并进行调试，确保其能够正常 使用；将准备好的议事日程分发给与会者； 复印会议所需的相关文件 资料；准备出席人员的登记簿、会议记录本等会议所需用品；与无法 出席会议的人员进行必要的沟通，为其提供帮助；做好开会过程中的 各项安排：带齐会议所需品，提前到会；安排好会议座次，备齐茶水; 安排与会者在出席登记簿上签名；协助提供会议所需的相关文件资 料；做好会议记录；会议结束后相关事务的处理：将会议中使用的所 有文件资料收回存档；整理会议记录，由会议主席或上级领导签字后 分发各个会议成员或相关部门；复印归档会议中产生的文字资料。 职能4 :公关事务管理。主要包括协调公司内外各方面的关系； 开展公众关系调查，及时掌握内外部客服动向；开拓、维护媒介资源, 掌握信息传播的渠道和方式；审阅公司对外发布的稿件，配合其他部 门开展公关活动；参与处理公司的突发危机事件等。 职能5 :安全保卫。主要包括贯彻执行公司的安保制度和安保程 序；规划并建设公司的安全设施，同时做好防护工作；组织开展安检 活动，及时发现安全隐患并向上级汇报；处理各种突发安全事故；进 行日常的安保管理工作，重点检查容易存在安全隐患的办公场所和部 位。 职能6 :总务后勤。主要包括拟定总务后勤管理制度，并组织实 施和监督、检查制度的落实情况；编制总务后勤的经费支出预算，并 对经费的使用进行必要的控制；管理公司车辆的安排、保养、维修、 车辆手续办理等；负责员工食堂的日常管理工作；负责员工宿舍的日 常管理工作（现公司还未设立员工宿舍）；负责公司环境卫生和绿化 工作；管理企业其他的后勤保障事务。 2. 2.办公用品的卫生管理应做到以下几点: 行政部组织架构 董事长 董事长 总裁 总裁办 行政 女部 行政刖台行 行政刖台 行 行 后 政 政 勤 司 采 助 — 购 理 办公室卫生管理制度 一、 主要内容与适用范围 ?本制度规定了办公室卫生管理的工作内容和要求及检查与考核。 ?此管理制度适用于本公司所有办公室卫生的管理 二、 定义 1 ?公共区域：包括办公室走道、会议室、卫生间，每天由行政文员进行清扫； 2?个人区域：包括个人办公桌及办公区域由各部门工作人员每天自行清扫。 1.公共区域环境卫生应做到以下几点： 保持公共区域及个人区域地面干净清洁、无污物、污水、浮土，无死角。 保持门窗干净、无尘土、玻璃清洁、透明 保持墙壁清洁，表面无灰尘、污迹。 4 ) 保持挂件、画框及其他装饰品表面干净整洁。 保持卫生间、洗手池内无污垢，经常保持清洁，毛巾放在固定(或隐蔽)的地方。 保持卫生工具用后及时清洁整理，保持清洁、摆放整齐。 7) 垃圾篓摆放紧靠卫生间并及时清理，无溢满现象。 办公桌面：办公桌面只能摆放必需物品，其它物品应放在个人抽屉，暂不需要的物品就摆回柜子里，不用的物品要及时清理掉。 办公文件、票据：办公文件、票据等应分类放进文件夹、文件盒中，并整齐的摆放至办公桌左上角上。 3) 办公小用品如笔、尺、橡皮檫、订书机、启丁器等，应放在办公 桌一侧，要从哪取使用完后放到原位。 4) 电脑：电脑键盘要保持干净，下班或是离开公司前电脑要关机。 5) 报刊：报刊应摆放到报刊架上，要定时清理过期报刊。 6) 饮食水机、灯具、打印机、传真机、文具柜等摆放要整齐，保持表面无污垢，无灰尘，蜘蛛网等，办公室内电器线走向要美观，规范，并用护钉固定不可乱搭接临时线。 7)新进设 备的包装和报废设备以及不用的杂物应按规定的程序及时予以清除。 3.个人卫生应注意以下几点： 不随地吐痰，不随地乱扔垃圾。 下班后