接待工作管理核心制度.docVIP

接待工作管理制度 受控状态: ____受控_________ 发放编号: ________________ 生效日期: ___-04-02____ 版本/修改次第 更改页次/章节 编制 审核 同意 生效日期 1 总则 1.1 1.2 1.3 为树立企业良好形象, 扩大企业对外联络和交流, 使接待工作规范、 有序, 特制订本制度。 接待工作标准是: 热情周到、 讲究礼仪、 勤俭节省、 统一协调。 本制度适适用于企业重大活动、 会议等接待工作。 2 管理职责 2.1 2.2 2.3 办公室为企业接待工作归口管理部门, 负责接待工作安排和管理, 确定关键贵宾接待计划, 协调相关部门落实接待任务, 提供后勤保障。 企业办公室分管领导, 负责审核接待计划、 协调相关接待事项及接待费用, 报总经理审批。 企业各部门负责本部门接待工作; 每个月统计接待情况报办公室登记立案; 同时应完成企业安排各项接待任务。 3 类型与标准 3.1 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.2 3.3 3.3.1 3.3.2 3.4 3.4.1 3.4.2 3.5 本措施所指接待对象, 按来访事由不一样, 关键分成以下多个类型: 公务来访 a)政府职能部门、 行业主管部门工作人员来企业检验工作; b)项目合作项目部来企业洽谈工作事宜; c)有合作意向投资项目部、 金融机构来企业考察; 参观来访 a)各级党政机关领导来企业视察工作; b)各地机关、 企事业项目部来企业参观考察; c)购房用户参观考察。 会议活动来访 应邀前来参与企业会议、 活动各级领导、 教授、 新闻记者等。 其她来访客人。 按接待对象等级不一样和对企业业务影响不一样, 分为关键贵宾和通常贵宾。 招待标准和标准: 参观接待依据需要安排招待用餐; 住宿标准: a)通常来访客人安排企业签署协议酒店一般标准间; b)企业领导出面接待外地关键贵宾住宿, 由办公室依据需要安排。 用车标准: 通常公务来访, 依据情况需安排用车, 由办公室统一调度; 列入计划关键贵宾来访用车, 企业应优先给予确保, 车型、 驾驶员、 用车天数等内容应事先在接待计划中明确。 接待规格: 关键贵宾可安排对口业务分管副总经理或总经理出面接待见面; 其她贵宾依据情况由相关人员接待。 4 计划与准备 4.1 4.2 4.3 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.4 4.4.1 4.4.2 4.4.3 4.4.4 4.4.5 4.4.6 4.4.7 4.4.8 4.4.9 4.4.10 4.4.11 4.4.12 4.5 4.6 4.7 4.8 办公室在接到企业领导通知或相关项目部关键来访预约时, 应做书面登记。对关键贵宾接待, 须在具体了解接待要求基础上确定接待计划, 排出日程安排表, 报总经理审定后立刻通知相关部门和领导; 对通常贵宾酌情安排业务对口部门接待; 企业各部门在接到关键来访预约后, 须填写《接待申请单》(见附件)报办公室, 并帮助确定接待计划。需企业领导出面、 办公室协调关键接待通常应提前2天通知办公室; 对时间紧迫临时关键接待任务, 可先在电话中请示, 并经总经理同意, 在完成接待后补办手续。 关键来访接待计划应载明以下内容: 接待类别: 公务来访、 参观、 参与会议或其她。 贵宾基础情况 a)来访项目部名称、 领导姓名、 职务等; b)来访具体时间、 人数, 当地陪同来访领导和人数; c)来访目和要求; d)在当地逗留天数。 具体接待安排 a)明确关键接待部门, 相关配合部门, 接待人员分工及职责, 出面接待领导和陪同人员; b)参观线路或洽谈、 举行活动场所; c)费用预算。 关键接待计划还应考虑以下内容: 是否安排车辆接送; 是否需要会场部署, 包含花卉、 烟茶、 音响设备、 投影设备、 领导席笺、 横幅等; 是否制作欢迎牌、 指示牌; 是否安排礼仪; 是否需要邀请新闻媒体和草拟新闻通稿; 是否安排摄影摄像; 是否需要准备企业宣传资料; 是否宴请, 包含宴请时间、 地点、 参与人员、 标准; 是否安排住宿, 是否在房内放置鲜花水果; 是否安排游览、 购物、 娱乐; 是否需要赠予礼品; 其它需要说明事项。 对关键参观来访, 关键接待部门应按计划通知参与见面领导、 陪同人员、 落实见面时间及场所。确定贵宾访问路线并检验相关设施, 确保电梯安全完好, 环境、 楼道、 洗手间清洁, 欢迎牌设置和内容正确, 摄像机、 摄影机电源充足。 对关键公务来访或会议来访, 关键接待部门应依据计划和贵宾要求, 提前预订好贵宾下榻宾馆; 依据计划预订宴请酒店; 依据所定用餐标准, 安排迎合贵宾地方口味饭菜及烟酒、 饮料; 依据计划确定游览路线、 购物商