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青岛陶知电子科技有限公司管理规范 科技档案管理制度 一、目的 为了进一步完善、规范档案管理制度，加强对档案的管理，保证 档案的安全和完善，有效地保护和利用档案，根据《档案法》和《山 东省档案条例》的有关规定，制定本制度。 二、适应范围 适用于全公司范围内在各项业务领域中所形成的各种有保存价 值的文件材料；上级机关发往公司的有关文件材料；外单位发给本公 司的有关文件材料。 三、职责 1、公司分管档案工作的副经理负责公司档案工作的领导，领导 制订和修改档案管理制度；?监督检查和考核工作；负责领导及参与 档案签订工作；负责审批销毁档案清单及特别档案查（借）阅、复制； 对因公司档案工作不力，给公司、社会和国家造成损害负领导责任。 2、档案室对公司档案收集、整理、保管、统计等全面工作负责； 对因失职导致公司档案失收、因保管不善造成公司档案丢失或损坏负 责；对应及时提供档案而不能及时提供而贻误工作负责。 3、人力资源部负责干部人事档案的管理及考核工作。 4、公司各部门和个人对由本部门和个人提供归档的文件材料的 1 青岛陶知电子科技有限公司管理规范 质量（既真实性、完整性、及时性）负责，对丢失、损坏应归档文件 材料负责；对档案签订时发现已归档文件材料中不准确、不完整之外 负责纠正、补齐。 5、各部门归档文件材料收集员（兼职）负责本部门归档文件材 料的收集、整理及归档，因失职造成本部门应归档文件材料丢失、损 坏负责。 四、管理程序 1、档案材料收集 1）、公司各部门负责按本标准规定的归档范围收集、整理本部门 业务范围内形成的文件材料归档；公司非常规活动中形成的应该归档 的文件材料由主办部门负责收集、整理；档案室负责接收各部门部归 档的文件材料。 2）、各部门应确定专人为本部门归档文件资料收集员（兼职）负 责本部门的归档文件材料收集、整理及归档。 3）、归档文件材料的基本要求如下： ·归档文件材料必须完整、清晰； ·归档的文件材料必须准确地反映公司、各部门各项活动的真实 内容和历史过程； ·归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律； ·归档文件材料必须经部门负责人审定； ·照片型归档文件材料必须底片、照片、说明齐全，底片与照片 的影像相符； 2 青岛陶知电子科技有限公司管理规范 ·磁性载体文件材料符合行业标准?DA/T15-95《磁性载体档案管 理与保护规范》第五章“磁性载体文件的归档要求”的需求； 4）、人事档案材料的收集应有人力资源部指派专人负责进行。 2、档案归档 1）、归档范围 ·营销方面。有企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合 同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和服务用户工作中形 成的文件材料等。 ·设备仪器方面。有设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、 调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行、维 护记录，设备改进、改装和报废的文件材料等。 ·技术管理方面。有质量管理、技术引进、技术改造和计量、能 源、环保、科技情报、科技档案等中形成的各种文件材料。 ·计划统计方面。有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析 活动中形成的各种文件材料。 ·物资供应方面。有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具 管理中形成的各种文件材料。 ·劳动工资方面。有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动 保护的工作中形成的各种文件材料。 ·财务管理方面。有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件 等。 ·教育培训方面。有职工教育和技术培训的文件、教材等。 3 青岛陶知电子科技有限公司管理规范 ·党、政、公、团工作方面。有企业党务工作以及组织、宣传、 人事、保卫工作中的各种文件材料等。 ·科学技术研究方面和工程建设方面，按有关规定执行。 ·其它方面。 2）、归档时间 各项目管理工作中形成的文件材料，在第二年?3?月底前，要将应 归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，由专人 向档案室归档。 3）、归档的基本要求 ·?归档进室的文件材料须齐全、完整、准确、规范，符合 DB37/T251-1998《商业企业文件材料整理规程》的规定。 ·归档进室的文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和 经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。 ·归档进室的案卷技术加工符合要求，即案卷封面填写内容齐全 准确，格式规范，统一打印；案卷题目简明确切；卷内目录内容完整 准确，统一打印；案卷装订整齐美观，案卷排列及编号符合 DB37/T180-93《商业企业档案分类编号规则》的规定。 ·图纸的更改和补充按?Q/PKGJ02。010-1997《设计文件的更改》 规定执行。 3、档案保管 1）、根据保存档案的数量，必须设置适用，并有防盗、防尘、防 高温、防火、防潮、防强光、防鼠、防虫等设施。 4 青岛陶知电子科技有限公司管理规范 ·纸质载体档案应