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企业会议室使用管理规定 企业会议室使用管理规定 PAGE / NUMPAGES 企业会议室使用管理规定 企业会议室使用管理规定 第一条 为进一步增强会议室管理，充足发挥作用，提升使 用率，明确各部门使用企业会议室的规定及申请使用流程， 对会议室的使用作规定。 第二条 企业会议室指永康办公楼二楼会议室（一号会议室）、三楼总裁办会议室（八号会议室）、二号会议室、三号会议室等 4 个会议室。 第三条 一、二、三号会议室是特意用于召开会议、商讨工作的地方，也可展开培训、面试、客户招待、小型活动等，由行 政管理中心一致管理； 八号会议室由总裁秘书管理； 行政管理中 心和总裁秘书分别负责会议室的使用登记与调动、 设备检视等工作，会议使用的设备设备由专人负责保存、管理与调试。 第四条 申请、登记与安排 （一）八号会议室主要用于总裁招集参加的会议招待活动和 指定会议， 由总裁秘书依据总裁指示安排； 其余部门需使用该会 议室，经请示总裁后，由总裁秘书协调后安排。 （二）一、二、三号会议室主要用于企业、部门会议。 -1- 会议招集部门需要使用会议室时， 需提早一天向行政管理中心提出申请并到行政管理中心填写 《会议室使用申请表》 ，经行政管理中心审批允许后方可使用； 暂时性使用会议室， 一定经行政管理中心负责人赞同。 优先使用原则：（ 1）先申请，后使用，没有经过申请的部门或个人，在没有矛盾的状况下，能够使用，若有矛盾，必要 礼让已申请使用会议室的部门或个人；（2）按申请的先后次序 使用，特别状况下，经互相自行磋商后能够调整使用次序， 报行政管理中心存案；（ 3）先全局后部门再科室的暂时优先次序， 遇企业、部门、部门科室暂时或紧迫会议， 在不可以调动的状况下，依照企业、部门、部门科室的优先次序礼让。 3. 部门及个人应在预定的时间抵达会议室。超出 10 分钟未 抵达会议室的，行政管理中心有权对会议室的使用权另作安排。 如申请部门暂时撤消申请，再需使用时，应从头申请。 部门及个人应按预定时间段达成会议，若后续时间无其余安排， 可超时使用。 但若紧接的时间段内已安排了其余会议， 超时部门应走开会议室，停止使用该会议室。 第五条 使用。会议室是公共服务空间，使用者有责任保证会议室整齐有序。 -2- （一）使用会议室时，不得在会议室高声吵闹、就餐，免得影响到办公次序。 （二） 使用会议室的过程中，使用人一定爱惜公物，用完 后应实时清理睬议物件 （行政管理中心供给烟灰缸、 茶杯和水果盘的借用，洁净由会议室使用人员负责），保持会议室整齐（会 议时期产生的垃圾由会议室使用人员负责办理， 如矿泉水瓶等） ，封闭影音设备、办公设备、空调等，恢复原状；设备出现故障或公物出现破坏时，应实时报修。 （三）会议室内所使用设备、 工具、办公用品未征得管理部门赞同，不得取出会议室或作为他用；若确因需要暂时借用的，一定征得赞同后方可动用，过后送复原处。 （四）主办会议者要求悬挂会标、图纸等时， 应以不破坏会议室墙面、设备为前提，会议后应实时撤掉， 若有其余特别性要求，需提早申报，经管理部门赞同后，方可进行。 （五）行政管理中心及总裁秘书对会议室使用后物件设备负 责检查， 并对各部门使用状况进行反应， 反应结果作为此后申请 使用的依照。 第六条 使用保障 -3- 行政管理中心和总裁秘书分别对所管理的会议室负有卫生 打扫监察、保障会议用品、 设备检视报修的职责，信息中心负有会议室内办公设备准时检修保障的职责。 （一）八号会议室由总裁秘书依照会议要求供给茶水、 果盘、洁净用品等保障。 （二）一、二、三号会议室的使用保障为：企业层面招待性活动和重要会议（如股东大会、董事会、要客来访等），由行政 管理中心依照会议要求供给茶水、果盘、 洁净用品等保障； 各部门召开的周例会、商讨会、内部议论会、电话会议、培训会议等 由各中心、 部门文员自行保障， 行政管理中心可供给会议所需的用品。 第七条 罚则 会议室为公共服务资源， 违规超额占用和破坏行为应该予以 处分。出现第四条所规定的未申请即占用、 撤消不存案、不按次序礼让、不实时整理睬议室卫生次序、就餐、喧杂等状况的，将 对当事部门 / 科室或个人所在部门 / 科室进行通告责备； 出现多次 不恪守规定的状况，将视情撤消该部门 / 科室或个人所在部门 / 科室申请会议室的优先权等， 直至停止其使用会议室时间许多于 个月。 -4- 若因操作不妥、不恪守规定等状况造成会议室设备（空调、 多媒体设备、 桌椅等） 以及隶属物件 （如地毯、 植物等） 破坏的， 须追查当事人的相应责任。 -5-