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案例故事不可忽视办会细节 案例故事不可忽视办会细节 PAGE PAGE / NUMPAGESPAGE6 案例故事不可忽视办会细节 PAGE 案例故事不行忽略的办会细节 全文字数：2900字估计阅读时间：7分钟案例回放 没有提早准备贵宾室的紧张 工作一年多后，主任第一次让我独立筹办一个会议。会议开始前，主任问我：“小李啊，都安排好了吧？全部就绪了吧？ 都没问题了吧？”我自信满满，拍着胸脯保证：“全部就绪，会场检查了好多遍，您放心吧！” 离会议开始还有半个多小时。有几个重要的参会贵宾到得早，已站在会议室门口，我满脸笑脸地迎上去，想把人往会议室指引。这时站在旁边和我一同迎接贵宾的主任却大声对 我说：“小李，你快把大家带到贵宾室歇息一下！”我立时傻掉，贵宾室？我根本没有想到要准备贵宾室。 我心急火燎地去找服务员翻开贵宾室，沏上茶水，这时主任的表情才由阴转晴。会议开始了，我静下心来把前前后后又认真思索一遍，内心愈发局促不安：如真是依据自己以前的计划，直接把重要参会贵宾引到空无一人的会议室坐下，可不就难堪了？音响设施失灵的难堪 又有一次大会，议程中有升国旗、奏国歌的环节，在准备过程中主任特意交代我：“小李啊，除了一般性会务，升旗环节你要认真盯一下，千万别出什么差错！”我山盟海誓，心 想，这又不是什么难事，国旗是自动起落的，国歌是音响自 动播放的，会场的技术人员对这个环节早已驾轻就熟。于是，我不过在电话里对技术人员作了简单交代。 会议进行得很顺利，前方各项议程成效也特别好。但让我千万没想到的是，到了升国旗、奏国歌的环节，主持人话音刚落，国旗开始升了，国歌配乐声音却小得几乎听不见。大家正站着行注视礼，都意识到出了问题。 我就在控制室旁，连忙一个箭步冲了进去，表示技术人员把声音调大一些。但这个技术人员是特意负责升旗装置的，音响师居然在重点时辰去卫生间了。我完全傻眼了，固然自己在这个控制室里“盯”过无数次会，但对音响设施没有任何知识，只能硬着头皮自己摆弄，可声音依旧小得听不见。此次事故几乎成为我职业生涯中最严重的一次失误。忘掉考虑泊车问题的遗憾 前不久，单位召开一次商讨会，邀请总计四五十人参会。考虑到便于大家通勤，会场选在市中心某旅馆。 结果会议立刻就要开始了，还有许多贵宾没到，我正疑惑的时候，看到一位贵宾满头大汗冲入会场。他一边致歉一边笑着诉苦：“你们找的这个地方泊车场太小，车都在门口堵着呢，我开出去好远才找了个地方停下来。” 我内心咯噔一下，坏了！以前筹办会议时的确没有安排专人保持泊车次序，也没有在会议通知中提示大家泊车场小，尽 量乘坐公共交通工具。 我跑到泊车场一看，进出口已经堵成了一锅粥，想出的出不 去，想进的进不来。最后，在旅馆方面辅助下，费了好鼎力 气，才把泊车场次序劝导好，但仍是有许多贵宾的车停到了 很远的地方。等人都到齐，会议开始时，已经晚了一刻钟。 （插画：马宝） 作者的话 这三个案例，都是我以前犯过的错。过后反省，很快就发现了出错的原由。 先说第一个案例，在会议服务中，我们大多把注意力放在会场这一“主战场”，常常对贵宾室不怎么花心思，甚至遗漏。其实，在召开较高级其他会议时，贵宾室作用很大。一般应在会场旁边安排贵宾室，备好茶水等，供贵宾在会议前后短暂歇息交流。特别是一些活动开始前，筹办方领导要与重要贵宾进行礼仪性的见面，或有事相商，或加深友情，或以示重视，总之须尽地主之谊，这时应有一个寂静私密的会商环境，贵宾室就有了用武之地。 第二个案例问题出在哪？就出在我过于相信和依靠技术人员，自己却对设施一无所知，总感觉这方面的事有技术人员盯着，于是在会场当起了甩手掌柜。此刻会议服务专业化程度愈来愈高，分工愈来愈细，中大型会议一般都有数目许多的专业服务人员，办公室工作人员仿佛就只做些兼顾和管理 的工作。经过此次的难堪我才理解，在会场，甩手掌柜千万 当不得。管理好现场服务人员，敦促做好相关工作诚然重要，摆正地点、俯下身子，在会场时把自己放在一般服务人员的 地点上，亲手去做、亲身去试也很重要。对重点设施的重点操作技术仍是应该有所掌握，免得碰到紧迫状况时堕入被动。 第三个案例的确是自己在筹办时对泊车问题考虑得太不充足。开大会前，必定要估量可能应付的灵活车流量。假如会场外完整不具备泊车条件，那就提早通知参会单位，会场没法泊车，请采纳公共交通工具；假如会场外停不下，但不远的地方有空地，那就把空地划为泊车地区，安排好泊车场和会场之间的摆渡车；假如会场泊车条件不错，那就请捍卫部门或会议服务方安排人手，规划车位，指引车流保证泊车次序。评论 三个案例综合来看，究其原由仍是准备时考虑得不够仔细，工作方案不够周祥，工作中落实得不够完全。大型会议活动一般拥有人数多、环节多、细节多等特色，要圆满达成组织服务工作其实不是一件简单的事。 先说会前，精美拟订工作方案是一定