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基于信息资源电子文件管理理论讲解篇 基于信息资源电子文件管理理论讲解篇 基于信息资源的电子文件管理 ——理论讲解篇 “古无纸，故用简，非主于敬也。今诸用简者，皆以黄纸代之。 * 主要内容 电子文件与信息资源 电子文件管理的特点与原则 电子文件管理的重点与难点 电子文件管理模式的选择 电子文件管理流程的构建与管理方法 配套建设 管理技术 * 电子文件与信息资源 电子文件是 原始性的记录信息 真实的凭证性信息 显性的知识信息 美国情报学专家伊恩?戈登指出，企业所需信息资源的80%来自于企业内部，其中绝大部分又主要来自于文件。 独特的、不可替代的一种信息资源 数量激增 电子文件的真实性 * 电子合同 电子文件的产生 传统的：电子公文，数码照片，多媒体文件 独特的（应用领域）：电子邮件，博客与微博，QQ，手机终端。。。。。 文件管理的社会化 NARA * 电子文件管理的特点与原则 什么是电子文件？ 电子文件=电子+文件 电子文件的类型：文本文件、数据库文件、程序文件、图形文件、图像文件、视频文件、声音文件（多媒体文件、超级文本文件） 电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。 * 为什么要管理电子文件？ 正——需求 反——风险 * 正：电子文件管理的“应需而生” 电子文件自身的特点 管理电子文件的各种需求 * 纸质文件是稳定的（stable）、永久的（permanent）、静态的（static）、消极的（inactive）、固定的（fixed）、严格的（rigid） 电子文件是不稳定的（unstable）、非永久的（impermanent）、动态的（dynamic）、积极的（active）、交互式的（interactive）、流动的（fluid）、可变的（transformable） * 电子文件的“七大”特点 信息的非人工识读性 系统依赖性 信息与特定载体之间的可分离性 信息的易变性 信息存储的高密度性 多种信息媒体的集成性 信息的可操作性 一些纸质文档管理办法在电子环境中面临困境！ 格式多样化 示例：软件之间的不兼容 * 现状 多种信息系统 不同信息组织结构 格式多样 元数据差异 非结构化数据 异构软硬件体系 “原件” 电子文件的真实性——虎照门 管理电子文件的各种需求 新观念 风险管理 成本管理 资产管理 集成管理 新管理原则 统一管理 全程管理 规范标准 便于利用 安全保密 基于信息资源电子文件管理理论讲解篇