药业企业档案管理制度.docxVIP

PAGE 1 PAGE 1 药业企业档案管理制度  XX药业档案管理制度  1.目的:为加强公司档案管理工作,有效地保护和利用档案,维护公司合法权益,特制订本制度。  2.适用范围:本制度适用于总公司及各分子公司。  3.权责说明:  3.1总经办负责公司档案管理工作及本制度的执行。  3.2公司员工有保护档案的义务,任何人都不得损毁、篡改、私存或据为己有。  本制度所称的档案是指过去和现在的公司各部门及员工从事业务、经营、企业管理、公司宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。  3.3公司员工必需完成资料移交工作后方可办理调离手续。  3.4档案工作实行统一领导分级保管、分级查阅的原则。即由总公司统一领导,总公司和各部门、各子公司二级管理并依据权限分级查阅。  3.5各部门应尽量采用电脑对档案进行管理和工作,以便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案,同时遵守《计算机信息系统管理制度》的相关规定。  4.档案归档  4.1归档资料包括  4.1.1已签署生效的本公司文档(如合同、合同附件、正式通知、工作计划、财务计划、人事任免及奖惩、工资表、补贴表、管理制度、工作制度、协调程序、会议纪要审批稿等),已签署生效并接收的关联公司文档。  4.1.2已签署生效的外联企业及政府管理部门的文件(如行业政策、发文通知、项目相关管理部门手续、批件、技术资料、合约、与项目有关外联企业的租赁、订购、承包、代理、转让合同及附件、技术成果等)。  4.1.3业务部门已完成正式结果的文档(如部门业务专项报告、专项数据及统计资料整理结果、已完成签署手续的各类单证、报表、会签单、统计表等)。  4.1.4公司及部门收集并已整理完毕的外来资料(如图片、录像、软盘、图书、广告册、产品册、售楼书、企业介绍、确认样板、小样、黑稿等)。  4.1.5人事、行政等内部管理文件及联营、参股、合作等外部前期业务合作文件。  4.2归档方法  4.2.1文件、资料的正件与附件,正本与底稿等应一起归档。原件正本必需归档,执行机构只能留用原件副本或复印件。  4.2.2卷内文件排列有序,须条理、系统化,按时间顺序和重要程度排列,使卷内文件形成一个有机整体。  4.2.3案卷封面字迹应工整、清楚,封面用毛笔或钢笔书写。  4.2.4注明起止日期、件数、页数。附具体卷内目录。  4.3归档要求  4.3.1归档资料必需具有成套性、完整性。独立业务或部门资料应尽量分类归档,相关业务应尽量归于同类。  4.3.2归档资料必需层次分明,按时间及阶段归档以便符合其形成规律。  4.3.3归档资料必需符合各类档案管理范围。类别划分应涵盖公司业务的全部方面;归档资料必需真实反映公司经济活动的真实内容及历史过程,任何档案资料均不得经过修改、删减或取代等处理。  4.3.4公司员工因外出参观学习、参与重要的会议收集的各种材料必需归档,未经签署归档意见,财务部不报销差旅费。  4.3.5当年形成的各种材料,次年2-3月各部门和子公司整理后向总经办移交归档,重要的文件需准时归档。  4.3.6归档的文件必需符合归档的要求。  4.3.7归档时应填写移交清单,履行交接手续。  5.档案保管  5.1归档资料需进行登记,编制归档目录。  5.2档案要分类,分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学。  5.3属于公司保管的档案:公司各部门及各下属子公司各部门做好平常文件的预立卷工作,并在次年2-3月将需归档的预立卷的文件整理成册移交总经办保管。  5.4属部门和子公司保管的档案:各分级保管者在每年的三月三十一日前将档案总目录、预立卷材料的目录交总经办。  5.5公司总经办应有存放档案的档案室,各部门、各子公司应依据保存档案数量,设置存放档案的箱柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条件。  5.6档案管理人员要熟识所负责的档案资料,了解利用者的需求,把握利用规律。  5.7全部档案资料必需分类长期保存,不得遗失、损坏。档案遗失、损坏给公司造成损失的,将惩罚责任人。  6.档案借阅  6.1档案属于公司机密,未经各部门分管领导批准不得外借、外传。外单位人员未经分管领导批准不得借阅。  6.2借阅档案,借阅人必需履行登记、签收手续,并填写档案借阅登记表。档