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零售企业数据化管理案例 方 昕 深思顾问机构 数据化管理研究中心 《超市周刊》 2004 年 5 月 一、 案例项目背景 A 公司是某市主要大型连锁超市公司之一，下属 20 个门店，门店面积从 1000 至 3000 平方米不等，分布在该市市区和下属各镇，有一个大约 8000 平方米的配送中心和 500 平方 米的总部办公室。年营业额近 3 亿元人民币。 A 公司连锁经营，统一管理，统一采购，由配 送中心统一配送的商品约占 80% 的比例。 A 公司管理人员的学历水平不算很高，但很好学，公司风气正派，工作作风雷厉风行， 富有团队精神，公司员工非常刻苦勤奋。 A 公司现有电脑管理系统已使用三年，具备前台收银、门店管理、配送中心管理和总部 管理的网络管理功能。 但系统运作状况一直不好， A 公司和系统供应商互有抱怨， A 公司系 统的主要使用人员如采购、店长等对系统很不信任，认为系统经常出错，功能不足，更没有 办法相信电脑中的数据。 A 公司的管理人员说：他们当时说，用上系统之后就什么都知道， 结果我们用几年，仍然是什么都不知道。但当时 A 公司的系统供应商是一家国内较大型的 专业零售软件公司，国内也有许多用户在使用该系统供应商的软件，其系统相对比较成熟。 后来 A 公司董事会为了提高管理规范化水平，聘请独立管理顾问 Mr.John 以该公司副总 经理的身份主持该项工作。通过一段时间的分析论证， Mr.John 认为要加强公司的规范化管 理水平， 没有高质量的数据信息作为支撑是不可能达成规范化管理要求的， 于是数据化管理 就被确定为提升 A 公司管理的突破口，并将随后的工作分为两大阶段进行：数据清洗和整 理；数据化管理工作的展开。 二、 数据清洗和整理阶段 数据清洗和整理阶段的工作目标是提高数据信息的质量，重点解决数据的准确性、及时 性和数据清洁度的问题。这个阶段工作共分为五个步骤进行： 1、强化树立系统数据维护观念 Mr.John 在系统使用上强调，系统数据是需要使用者认真维护的，系统数据的质量问题 多数是由于管理原因而不是系统原因。 使用者按照操作规则使用， 如果发现系统出现无中生 有、数据丢失、算法错误等系统错误， Mr.John 愿意给发现者 5 万元奖励。同时 Mr.John 也 和系统供应商达成协议，如果发生上述系统错误，系统供应商愿意赔偿 50 万元。最终打掉 系统使用者一遇到问题就归咎于系统原因的思维惯性， 强调系统日常的数据维护， 增加管理 者对系统的信心。 2 、加强管理者系统使用培训 Mr.John 在总部拉出 20 多个系统终端，对所有各类应用人员如店长、采购等轮流集中 培训，实机操作，大胆接触和使用系统，随意浏览各种功能，消除使用者对系统的陌生感。 同时， 利用了系统权限设置， 预先设置各类人员的使用权限， 让使用者清楚了解自己的功能 权限范围，要求受训者在几天时间内熟练掌握。 实用有效的培训为后期系统使用打下了基础。 3 、提高系统数据的准确性和及时性。 现有系统的主要问题数据不准确，使管理者失去了对系统的信心，导致系统使用失败。 提高数据准确性先从严格盘点作业开始， 同时制订和严格执行单据管理和作业记录制度， 使 盘点差错率下降到 0.5% 以下，然后根据盘点结果逐步更新系统存货数据。经过连续几次盘 点作业， Mr.John 使大家看到并相信系统的准确性。 在数据准确性达成之后， Mr.John 开始强调数据的及时性，说明系统数据及时更新的重 要性。 一般来讲， 数据传输不及时的原因在于有关人员认识和