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公文中的常见病例 （一） 公文格式中的发文字号不规范 发文字号，由发文机关代字、年号和该年度的发文序号组成，位于文件 版头下方居中处，发文字号是为文件的登记、分管、交办、引用、检索提供方便，便于收文机 关与发文机关进行联系。 发文机关代字要选用能反映机关特征的两三字，如中共成都市委用 成委发”、成都市人民 政府用成府发”。 目前，行政机关行文中， 发文机关代字”还有个约定俗成的特殊用法，即在发文机关代字 中加进了函这一文种名称。如国务院办公厅和省政府办公厅所发的正式公函， 通常都编国办函 〔1 9 9 9〕x x号”或川办函〔1999〕xx号 严格说来，函只是法定公文文种之一, 但习惯上都把 批复”也作为函件对待，也编公函的发文字号。如省政府办公厅和市政府办公厅 所发的批复，其发文字号也编 川办函〔1 9 9 9〕x x号 ”或成办函〔1999〕xx号 年号用阿拉伯数字并应写全，年号外须用六角形括号，如〔1 9 9 9〕，不得写为〔99〕。 年号的位置，应在机关代字与发文序号之间，不能放在机关代字之前或之间，如 成爱卫字〔1 9 9 9 3 4 0号”不得写为“〔 1 9 9 9〕成爱卫字4 0号 ”或成爱卫〔1997〕字40号 ”。 （二） 公文标题的书写不规范 公文标题是公文内容的综合概括，位于文件版头间隔横线之下，主送机关之上。完整规范 的公文标题应由发文机关、事由、文种三部分组成。如〈〈成都市人民政府关于加强城市综合管 理工作的通知》，其中 成都市人民政府”是发文机关， 加强城市综合管理工作”是事由， 通知. 是文种。 公文标题的三个组成部分一般应当齐全，以使读者一看就能对公文的制发机关、公文的内 容和公文的性质与作用有个概括了解， 给公文处理工作提供方便，有利于提高工作效率和质量。 但我们在实际文书处理工作中常看到这样不规范的标题， 关于请示转发国发〔1 9 9 7〕1 4 号文件的报告”，这是一个不完整的标题。一是没有发文机关；二是公文内容不准确，让人看了 不知道国发〔1 9 9 7〕1 4号文件是什么。将文件字号代替内容提要。 又如XXX局关于X X X的请示报告 或七X X局关于XXX的报告的请示 ，此类标题 的文种不清，让人看了不知道此文是请示还是报告。 对三个以上单位联合行文，由于发文单位多，标题可能很冗长，可采用两个办法使标题简 炼一些：一是使用各发文单位的规范化简称，如〈〈市物价局市经济委员会市计划委员会成都电 业局关于征收电网地方附加费的请示》可简写为〈〈市物价局市经委市计委成都电业局关于征收 电网地方附加费的请示》；二是使用概括法，将标题改写为〈〈市物价局等4部门关于征收电网地 方附加费的请示》。公文标题必须简明、准确地概括公文的主要内容，切忌冗长累赘、晦涩费解。 标题中除法规、规章类的公文名称加书名号外，应尽量不用标点符号。 （三） 主送机关的写作不规范 主送机关是指公文的主要收受机关， 即需对本单位发出文件负责办理、 答复或遵照执行的对 方机关，它位于标题左下方，正文之上。 请示一般只应写一个主送机关，不得多头主送。公文只主送组织，不主送个人，也不得将主 送机关写为市委并X X X书记”或市政府XXX市长”。如果同时主送几个单位，就容易造成 处理上的混乱和困难。 同级党政机关确需联合向上级党政机关行文时， 报告”的主送机关一般用党政机关的并列形式， 如 市委、市政府”。请示”的主送机关应就请示的内容性质分别确定，属党委职权范围内的， 主送机关应将党委列前，如 市委、市政府”，由党委负责处理答复；属政府职权范围内的，主 送机关应将政府列前，如 市政府并报市委”，由政府负责处理答复。 主送机关应写机关的全称。如主送机关的名称较长，可使用通用的规范化简称，如 成都市经济 体制改革委员会”，可简称市体改委”。普发性公文，有多个主送机关，书写时可使用统称，如 对成都市的区（市）县一级的政府，主送这些机关时，不可能一一列出这些机关名称，可泛称 为各区（市）县政府”。 准确选定公文的主送机关，是文件发出能否得到及时处理的关键问题。要根据对方单位的 职责分工和当前工作的实际情况主送文件。既要防止错送、漏送，致使工作脱节，影响工作的 进行；也要防止撒大网式的滥送，造成人力、物力和时间的浪费。 （四） 正文中的写作不规范 1、 公文的引文不规范。引用公文时要先引标题， 后引发文字号，如：大邑县人民政府〈〈关 于验收村民的自治示范乡镇的请示》 （大邑府发〔1 9 9 9〕1。号） 收悉”。若用 大邑府发〔1 9 9 9 3 1。号〈〈关于验收村民自治示范乡镇的请示》收悉 ”，就是不规范的引文。 2、 日期的不规范用法。日期应使用阿拉伯数字，年、月、日应该要写得完整规范。如 1 9 9 7年1 0月1日”若用1 9 9