人事档案管理制度.docVIP

人事档案管理制度 为规范公司人事档案管理工作，维护人事档案材料完整，更好的利用档案材料，特制定本制度。 一、人事档案分类 （一）员工档案：员工在职期间所有应归集的档案资料。 1、入职档案 面试登记表、个人简历、笔试试卷、面试评估表、试用期待遇审批表、背景调查表、体检报告、入职登记表、各类证件复印件（身份证、学历学位证、资格及职称证书）等。 2、岗位档案 岗位职责说明书、岗位变动申请、变更记录。 3、培训档案 培训服务协议、培训计划表。 4、合同及证明档案 劳动（劳务）合同、保密协议、竞业限制协议、实习协议、离职证明。 5、薪酬考核档案： 月度、季度考核表、调薪审批表、调薪（降薪）记录。 6、奖惩档案：奖励及处罚 7、离职档案： 离职申请、离职面谈表、离职审批表、工资结算说明、离职证明存根。 （二）人事资料档案 人力资源规划书、年度培训计划、各类培训档案（通知、签到表、培训效果评估表、培训简报）、各类人事报表、社保公积金清单等。 二、人事档案归档 人事档案由行政中心集中收集，统一保管，行政中心指定专人负责此项工作。人事档案归档流程如下： 1、对各类人事资料进行鉴别，审核其是否符合归档要求。 2、按照材料的属性、内容确定具体分类，确定归档类型。 3、所有资料编号装订、设置档案目录名称及有关内容。 4、材料放入档案。 三、人事档案利用 （一）查阅 人事档案查阅须履行以下手续：申请查阅者填写《档案借阅申请表》（见附件十八），注明查档事由、内容、查阅人的概况等；经由查阅部门负责人及行政中心审核批准后方可查阅。 人事部设立档案查阅台帐，记录查阅的资格审查及登记工作。 （二）借阅 因工作需要需将人事档案借出使用时，借阅人必须履行严格的借阅手续，并在规定时间内归还。 借档人员需填写借档申请，注明事由、内容、借阅人的概况等，经由中心负责人和行政中心审核批准后方可借档。 借档时间、材料名称、份数、事由等须详细填写，归还时及时在外借登记上注销。 四、保密规定及保存期限 （一）公司设专人负责各类人事档案的保管工作，保管人员不得对存档档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密。 （二）公司的各类人事档案原则上永久保存，对于已辞职、辞退人员档案，自员工离职之日起3年后可统一进行销毁。