公司企业制度-会议管理规定.docVIP

集团有限责任公司 总裁办公室管理制度 LN/GZ/ZC.001 第 PAGE 6 页 共 8 页 1. 目的 为及时研讨集团股份有限公司（以下简称“集团”）经营中存在的问题，明确工作方向、提高工作效率、协调各单位之间的工作、保证集团决策贯彻到位，特制定本制度。 2. 适用范围 本规定主要适用于集团总部。各二级集团、公司参照执行相关条款。 3. 原则 3.1 优化原则：选择会议形式，筛选会议议题，优化参会人员结构，提高会议决策的质量； 3.2 效率原则：以最少的人力、物力和时间投入换取最大效益； 3.3 议而有决：在会议结束前要有决议； 3.4 决而有果：会议形成的决议在会后要有执行和落实，并在下次会议或规定时间进行检查。 4. 职责 4.1 集团办公室及各二级集团办公室(以下简称办公室)为会议的归口管理部门； 4.1.1 办公室有权根据会议 4.1.2 对于参会人员相同、内容 4.2 各相关部门为会议的申报、召集、落实部门。 4.3 会议组织部门职责 4.3.1 4.3.2 拟定 4.3.3 做好会议记录，整理会议纪要 4.3.4 4.3.5 4.4 会议出席人员职责 4.4.1 4.4.2 4.4.3 4.4. 会议分类 5.1 例会 集团常规性的会议一律纳入例会制度，原则上按照规定的时间、地点、内容组织召开。 5.1 5.1.1.1 会议名称及相关内容、要求（见附件1） 5.1.2 二级集团例会 5.1.2.1 参照集团总部的例会内容，结合实际情况制订例会制度。 5.1.2.2 各二级集团总裁（总经理）召集的经营分析会须列入本集团的例会制度并严格执行。 5.2 会议组织程序 5.2.1 集团总部召集的凡涉及二级集团的会议，须于每月25日前由会议组织部门将次月会议计划报集团办公室，集团办公室汇总后于30日前报总裁审批；会议组织部门拟定会议方案报集团办公室审批后方可下发通知，并按会议组织方案组织召开。 5.2.2 各二级集团召开的半年、年度经济工作会议和年度总结表彰大会及其他的重要会议，须于每月25日前将次月会议计划报集团办公室，由集团办公室统一备案、协调出席会议的相关领导及职能部门人员。 会议准备 6.1 会议通知 6.1.1 已列入会议计划表的会议，无调整的，不再另行通知； 6.1.2 未列入会议计划而临时提拟的会议，按“谁提拟，谁通知”的原则进行会议通知； 6.1.3 会议通知期一般应提前三天以上，通知对象为参 6.1.4 会议通知应将会议的议题、议程等进行必要的说明； 6.1.5 会议通知形式一般采用电话或OA系统的形式。凡需对会议议题、会议资料、会务安排等做特别说明的会议，应进行书面通知。 会议主持 7.1主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。 7.2主持人一般应于会议开始时，将会议的议题、议程、需解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的强调。 7.3会议进行中，主持人应根据会议的实际情况，掌控会议进度，以确保会议效率。 7.4对于讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论，并对决议事项加以归纳和复述，明确督办事项的责任人、督办时限及督办的具体要求。 会后事项处理 8.1 会议纪要 8.1.1 会议召集部门应在会后24小时之内完成会议纪要、决议的整理、发布工作。 8.1.2 会议纪要和决议形成后，须经会议主持人或主要与会人员签字确认。 8.1.3 会议纪要应分类存档，并按重要程度确定保存期限。 8.2 会议资料的回收和归档 8.2.1 根据会议资料的机密程度及其他特殊要求，实行会议资料回收机制。 8.2.2 会议结束后三日内，会议组织部门须将会议纪要及资料进行分类、整理后归档。 8.3 决议事项的传达 按照会议要求的传达范围将会议决议准确、及时传达到位。 8.4 决定事项的督办 8.4.1 专业性会议决议由会议组织部门负责 8.4.2 综合性会议决议由集团办公室负责 9. 会议纪律 9.1 应参会人员因特殊原因无法参会，须向会议组织部门请假，说明原因。 9.2 参会人员应准时出席会议并及时签到。主持人为会议考勤的核准人，考勤记录由会议记录员负责。 9.3会议纪要属集团内部重要文件，具有一定范围的保密性，未经批准不得外传。 9.4 与会人员应知无不言、集思广益，凡经会议决定的事项应在要求的范围内传达、贯彻、落实。 9.5 与会人员必须严格遵守会议纪律，不得随意走动并应将手机关闭或调至振动状态。 9.6 会议期间，与会人员要认真根据会议主题做好相关内容记录并做好发言准