公司企业制度-集团档案工作管理规定.docVIP

PAGE 1. 目的 为贯彻执行档案工作的方针、政策和法规，规范集团股份有限公司（以下简称“集团公司”）档案管理，提高档案的整体水平，使档案工作更好地为集团发展服务，依据《中华人民共和国档案法》，特制定本规定。 2. 适用范围 本制度适用于集团总部。其他二级集团、公司可参照执行相关条款。 3. 原则 集团档案工作实行统一管理、统一制度、统一标准。 4. 工作组织 4.1集团档案室为隶属集团办公室管理的档案工作的专业机构，对职能部门、二级集团档案工作具有监督指导职能。 4.2集团建立以集团档案室为核心，各承办部门、各项目专兼职档案人员为基础的档案管理网络。 4.3文件的形成、积累和归档纳入各部门、项目及专项工作职责范围。 5. 档案业务 5.1 业务活动 5.1.1集团档案人员参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱 5.1.2集团下达项目计划任务同时提出项目文件的归档要求；检查项目计划进度同时检查项目文件积 5.2 文件形成与整理 5.2.1文件形成 5.2.2文件形成者 5.2.3 5.3归档范围 5.3.1 5.3.2集团总部归档范围 5.3.3 = 1 \* GB3 ①集团接收所属单位因组织架构调整、产权变动、经营状态改变需要采取针对性保管措施的档案（本情况需报二级集团、集团专业部门审批后归档）。 = 2 \* GB3 ②集团收集所属单位工商管理相关档案。 = 3 \* GB3 ③集团收集所属单位省、部级以上颁发的奖牌、奖杯、奖章、奖状、证书等实物档案。 = 4 \* GB3 ④集团收集所属单位组织机构沿革及大事记等档案开发利用资料。 5.4归档时间 5.4.1党群工作、行政管理工作、经营管理工作、生产管理工作中形成的文件 5.4.2科研开发、项目建设文件在其项目鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、 5.4.3资质信用、合同协议、知识产权等文件 5.4.4会计核算专业材料在会计年度终了后第二年一季度由会计部门整理归档，会计主管部门可保管一年后向档案室 5.4.5电子文件逻辑归档定时进行，物理归档 5.4.6磁带、照片及实物等载体形式的文件 5.4.7更新、补充的文件，集团内部机构变动和员工调动、离岗时应请退的文件；集团资产与产权变动过程中形成的文件；其他活动中形成的文件等， 5.5文件归档要求 5.5.1 5.5.2归档 5.5.3 5.5.4 5.5.5 5.5.6文件形成部门就归档文件填写《档案 5.5.7集团档案室接收时认真核对并检查档案质量，双方在《档案移交清单》签字后各保留一份。下属公司移交档案资料应经过集团业务部门监督审核，交接双方及监交部门在《档案 5.6档案保管期限 5.6 5.6.2定期保管档案。凡是反映集团一 5.7 档案鉴定销毁 5.7.1集团档案室定期对已到保管期限的档案进行整理，提交鉴定委员会进行鉴定。对保管期满确无保存价值的档案应登记造册，填写销毁清册，经档案鉴定委员会 5.8档案利用工作 5.8.1 5.8.2 5.8.3集团档案室通过答复电话咨询、网络检索、纸质检索等多种途径为用户提供档案借阅服务。 5.8.4用户借阅档案需严格履行借阅流程： = 1 \* GB3 ①集团公司员工借阅档案原件流程：借阅人发起借阅——借阅人所在职能本部第一负责人审批——该档案来源的专业部门第一负责人审批——集团办公室第一负责人审批——集团档案室登记备案后借出。 = 2 \* GB3 ②集团公司员工借阅档案复印件流程：借阅人发起借阅——借阅人所在职能本部第一负责人审批——该档案来源的专业部门第一负责人审批——集团档案室登记备案后借出。 = 3 \* GB3 ③二级集团员工借阅档案原件流程：借阅人发起借阅——借阅人所在公司/二级集团第一负责人审批——该档案来源的专业部门第一负责人审批——集团办公室第一负责人审批——集团档案室登记备案后借出。 = 4 \* GB3 ④二级集团员工借阅档案复印件流程：借阅人发起借阅——借阅人所在公司/二级集团第一负责人审批——该档案来源的专业部门第一负责人审批——集团档案室登记备案后借出。 5.8.5原则上借阅档案原件的时间不得超过7天，因特殊原因需长时间借用原件，需特别说明，并申请续借，经集团办公室负责人审核确定后办理续借登记。 5.8.6原则上档案室仅保存1份的重要原件档案不得外借，因特殊原因需借出使用的，需特别说明，经档案来源的专业部门、集团办公室负责人审核确定后，办理借阅登记。 6. 本规定解释权归集团办公室。 7. 本规定于2011年3月制定，自颁布之日起实行。 附表1： 卷内目录 附表1.1文书档案卷内目录 文书档案卷内目录 序号 文 号 责任者 题 名 日期 页次 备注 …… 附表1.2科技