麻药采购流程说明-本库采购.pdfVIP

流程说明 一、流程名称：麻药采购工作流程—本库采购（2） 二、流程编号：GYGFC-MY-002 三、流程目的： 明确从采购员做出生产收购合同、签订生产收购合同、到生产单位确认生产合同并执行合同、 发货，直至物流公司提货、质管部验收人员验收，采购员打入库单到最终付款整个过程 四、流程目标： 确保按规定的采购流程采购，满足销售的需要 五、流程负责人： 直接负责人：采购员；间接负责人：物流公司、质管部验收员、财务部 六、流程描述： 1) 采购员根据年度采购计划或追加计划及每月进销存数量做生产收购合同，根据合同金额经相 应被委托人签字后由采购员签订生产收购合同一式四份，并转交生产单位，同时在系统中自 动生成收货通知单，物流公司根据电子合同及收货通知单准备收货； 2) 生产单位收到麻药部采购员转来的合同确认后盖章，留存两份，其余两份寄回麻药部； 3) 采购员收到合同后，一份代国家食品药品监督管理局存档备案，一份公司存档； 4) 生产单位执行合同、发货，将铁路运单、出厂药检报告寄物流公司，将增值税发票、运费单 等寄采购员； 5) 物流公司根据收到的铁路运单及出厂药检报告提货(实际到货数量与合同标明的数量差异在 5%以内视同正常，超出 5%则需要与麻药部采购员联系)，质管部验收人员对到货进行验收后， 填写到货验收记录单两份，一份留存，另一份转交采购员； 6) 采购员将增值税发票的抵扣联转交财务部，财务部到税务局进行认证，增值税发票联和运单 待日后付款时转财务部付款、记账； 7) 采购员收到到货验收记录单后打入库单两份，入库单存根联与到货验收单一起存档，入库单 记账联转交财务部记账； 8) 采购付款执行药品采购付款流程。 七、流程文件、表单 《收货通知单》、《收购合同》、《铁路运单》、《出厂药检报告》、《增值税专用发票》、《运费单》、 《到货验收记录单》、《入库单》 八、业务风险 1、采购员超出授权范围签订合同 2、收到的药品不符合质量要求 九、流程控制点 1、动作 1 防范问题： 保证收购合同的合法、真实 控制手段： 不同标的额的合同要经不同的被委托人签字 控制依据： 国药股办［2004］2 号以及 2004 年 1 月 18 日“麻药部关于 委托授权书有关事宜的请示” 2、动作 7 防范问题：保证到货的药品符合质量标准 控制手段：质量管理部验收人员对药品进行验收、检验 控制依据：GSP及公司相关质量管理制度