工程项目文件管理及工程保密措施.docx

工程项目文件管理及工程保密措施 1.文件管理原则 （1）工程中所有的问题的确定均须以相关单位共同签字或盖章确认的书面形式（即文档）为准。 （2）确保项目文档能够及时准确的记录参建各方在整个施工过程中每一道工序，每一事件都有可追溯性。 （3）文档管理员作为单位间文件来往的唯一窗口，所有文档必须通过文档管理员进行收发，不得直接将文件递交到收件单位相关部门或人员的收发文件。 （4）建立文档的收发签字制度，对收发的每一份文档都要有记录及收发人员的签字，以确保文档的可追溯性。 （5）每份文档应该只能围绕一个主题，文件在收发前应由发件单位的文档管理人员按照甲方或管理公司规定的编码规则进行文件编号，以确保各方收到的文件编号一致，便于以后进行查阅。 （6）每份文档在发出时都应附按照建设方或管理公司规定格式的《收发文处理记录》，注明文件的收发时间、统一编号、发件人、收件人及抄送单位等，并由发文单位确认的签发人签字提送。 （7）按照甲方或管理公司要求提送相关各方至少1份文件。 （8）所有的文档使用中文作为基本语言，如管理公司或AA现场代表需要，还应提供英文版本的资料，操作和维护手册应同时提供中文和英文版。如果中文版资料与英文版资料中有冲突，以中文版为准。 2.文件类别及使用说明 序号 文件类别 使用说明 1 信函 普通事件相互通报联系 2 备忘录 施工过程的具体告知，无需回复，只作为备忘记录 3 信息要求表 涉及到工程做法、设计方案或措施的澄清 4 工程审验申请表 方案、计划书、计算书、深化设计图纸、产品资料或样品报审用 5 施工项目管理日报 每天项目管理报告 6 工程查验及缺失改善通知单 对于业主、管理公司及监理公司工程查验情况提出工程缺失改善通知后整改情况的回复 7 文件处理发放单 作为文件发放处理的记录 8 信函汇总表 对于信函通告事件的汇总，便于追溯 9 备忘录汇总表 对于备忘事件的汇总，便于追溯 10 信息要求汇总表 对于施工过程中需要各方进行澄清的事件汇总，便于追溯 11 送审计划表 进度计划报审用 12 图件控管总表 报送图纸审查用 13 送审图纸审验总表 报审图纸情况的汇总 14 施工材料/构配件/设备送审表 施工材料/构配件/设备送审用 15 工程查验及缺失改善通知控管汇总表 对于施工过程中工程查验及工程缺失改善情况的汇总，便于追溯，检查 16 工程变更申请单（DCR）和工程变更通知单（DCN） 用于工程变更报审 17 施工变更汇总表 用于工程变更汇总 18 工作指示单 用于施工中具体指令和要求 19 文件接收记录 用于接收文件 20 项目付款申请 请款用表 21 会议签到单 会议签到用 22 会议议程 用于会议通知 23 传真函 以传真的形式送出的信函 24 移交单 移交施工区域，工作面，材料、设备或构配件 3.文件收发文管理流程 在XX薄膜晶体管液晶显示器件（TFT-LCD）项目的文件管理过程中，制度和流程的建立是关键的步骤，为加强与建设方和管理方在文档交流方面的有效对接，我单位在公司自身文档管理流程的基础上，参考学习建设方和管理方先进的管理流程和模式，尽量让本项目的文件管理流程和模式与建设方和管理方的管理模式保持一致，以便于建设方和管理方的沟通和管理。 3.1文件收文流程 3.2文件发文流程 4.文件保密制度 我单位将严格遵守业主对资料的保密要求，所有有关本工程的资料包括文件、图纸、规范等，均不用于本工程以外的地方。未经业主的书面同意，禁止复印图纸和向第三方扩散。待工程竣工后交回全部图纸及相应设计文件。 我单位的管理人员及分包商人员，凡因为工作职责而必须知悉保密资料的，均承担相应的保密责任，不得泄露给第三方知悉。 5.文件保密措施 5.1文档控制保密措施 （1）严格遵守文件（包括传真、电子文档）登记和保密制度。秘密文件存放在有保密设施的文件柜内，计算机中的秘密文件必须设置口令，并将口令报告项目经理。不准带机密文件到与工作无关的场所。不得在公共场所谈论秘密事项和交接秘密文件。 （2）严格遵守秘密文件、资料、档案的管理制度。资料、档案，须经项目经理批准。按规定办理借阅登记手续方可借阅。有保密要求文件只允许当场借阅，不允许带出文档管理室。 （3）秘密文件、资料不准私自翻印、复印、摘录和外传。因工作需要翻印、复制时，应按有关规定经项目经理批准后办理。复制件应按照文件、资料的密级规定管理。不得在公开发表的文章中引用秘密文件和资料。 （4）会议工作人员不得随意传播会议内容，特别是涉及人事、机构、项目、成果、建议书和有争议的问题等。会议记录（或录音）要集中管理，不得外借。 （5）属于保密级别的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由文档管理员执行。 （6）属于保密级别的文件只允许传阅，不得复印，传阅工作由