HH-HSPM-13 文件、资料和记录管理程序（QC080000体系）.doc

XXX有限公司 文件编号 HH-HSPM-13 版 本 A0 类别 文件、资料和记录管理程序 生效日期 20XX-07-01 程序文件 页 次 Page PAGE 1 of NUMPAGES 6 文件、资料和记录管理程序 制定部门 制 定 / 日 期 审核 / 日 期 批准 / 日 期 体系管理部 文 件 发 行 栏 □采购部 □PMC部 □工程部 □固态成型部 □液态成型部 □加工部 □PIE部 □品管部 □物管部 □人力资源部 □设计开发部 □工模部 □体系管理部 □管理者代表 □总经理 修 改 履 历 序号 章节 版 次 制定或修改內容 日 期 1 全部 A0 新版制定 20XX-07-01 1.0目的 规范体系文件的编制、修订、更改、审批、发行和作废等管理，以确保各部门使用有效版本的文件。 2.0 适用范围 凡本公司与有害物质管理体系有关的文件、资料（包括书面文字资料和电子文件、外来文件）和记录均属之。 3.0术语与定义 3.1 受控文件：体系相关的文件以及直接使用于生产、检查相关区域的指导性文件，检测、生产设备使用的文件等，受控文件必须经过审批，必须有“受控文件”印章标识，此类文件必需作发放回收记录。 3.2 非受控文件：只用于参考，不能直接用于生产的有害物质管理体系相关文件和其他作业指导文件。此类文件分別盖有“非受控文件”、“参考文件”印章或无任何受控标识，此类文件不必做发放回收记录。 3.3外来文件、资料：非本公司制作之文件资料皆属之, 客戶、供应商提供之规格、图面、相关资料及国家或国际标准及法律法规，图书资料等。 4.0权责 4.1总经理（管理者代表）：负责有害物质管理手册的批准发布。 4.2体系部：负责组织有害物质管理手册的编制与程序文件批准。 4.3各部门：负责本部门归口文件的编制、更改与审核和评审。负责本部门体系文件、资料的存档和维护。 4.4 文控中心：负责有害物质管理体系文件（有害物质管理手册、程序文件、工作文件等）和外来文件的接收、发放、回收、销毁、作废、评审等管理工作。 5.0作业程序 5.1 文件的分类 体系文件分为五类：一级文件有害物质管理手册、二级文件程序文件、三级文件工作指导性文件（管理办法/作业指导书/检验规范）、四级文件相关表单/记录、五级文件外来文件。 5.2文件的编制规则及审批权限 文件的编制规则及审批权限依《文件编制规则管理一览表》执行。 5.3文件的发放及管理 5.3.1所有体系受控文件由文控中心根据各部门需要复印加盖“受控文件”章发行，并填写《文件发放、回收记录》，保存文件正本（含电子档），并填写《受控文件清单》。 5.3.2工程部SOP及图纸、工模部图纸、品管部SIP等文件，编制、修改和审核完成，根据需要选择文件发放部门，将文件正本提交文控中心，复印所需份数加盖“受控文件”“章发行，并填写《文件发放、回收记录》。保存文件正本，并填写《受控文件清单》。 5.3.3凡未加盖“受控文件”印章的文件或盖 “受控文件”章后再进行复印之文件，一律视为非法无效文件。 5.3.4文控中心在发放新文件时，应同时收回旧版文件，并加盖红色“作废文件”章。 5.4外来文件的管理 5.4.1外来文件的管理依《法律法规及其他要求管理程序》执行。 5.5文件的修改与使用管理 5.5.1临时文件有效期限为3个月，发行后3个月内自动失效。 5.5.2所有提供给外部的受控文件需填写《内部联络/申请函》，经管理者代表批准后交文控中心加盖“参考文件”或“非受控文件”章发行。 5.5.3文件在使用过程中，若不慎污损不易阅读、丢失时，需求部门填写《内部联络/申请函》经管理者代表批准后提交文控中心申请补发。 5.5.4表单记录在填写过程中发生修改时，修改人需在修改处签字确认。 5.5.5文件需要修改时，由提出部门填写《内部联络/申请函》，按《文件编制规则管理一览表》中审批权限人员批准后提交文件编制部门修改。 5.6文件的作废与销毁管理 5.6.1所有失效或作废的受控文件，由文控中心及时从文件使用部门撤出，加盖“作废”印章，由文控中心填写《作废/销毁文件登记表》。 5.6.2对于回收的受控文件加盖“作废”印章的，作自行销毁。 5.6.3第四级文件达到保存期限后，由各部门申请自行作废销毁。 5.7文件的存档管理 5.7.1各部门的受控文件应指派人员管理，建立《受控文件清单》妥善保存。 5.7.2所有与有害物质管理体系有关之使用中的文件，皆应永久保存，对于已作废的文件正本，应加盖“参考”印章；保存至少3年后，填写《文件销毁申请单》，经管理者代表批准后，由文控中心销毁。 5.