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PAGE 1 - 人社档案数字化管理探究 摘要：人力资源与社会保障业务开展过程中，产生大量具有保存价值的文字、图表、声像等档案，这些人社档案业务存在种类繁多、数量庞大、年代久远等众多特点。人社档案数字化是一项复杂的系统性工程，前期的周密准备工作、中期的全流程质量管理，以及后期的安全识别防控至关重要。为此，需要树立全过程质量管理理念，借助现代信息技术，从人社档案数字化前期、中期、后期等三个环节做好人社档案数字化，不断提升人社档案数字化管理质量和水平，为民生事业发展提供过硬人社档案保障。 关键词：人社档案；档案数字化；管理概述 人力资源与社会保障部门主要承担着就业创业、社会保险、劳动关系、人事人才、工伤等多项业务职能，直接关系到就业、保险等民生福祉。人力资源与社会保障业务开展过程中，产生大量具有保存价值的文字、图表、声像等档案。近年来，随着人社部门民生社保事业的健全和跟进，人社档案成为“五险”参保人员享受待遇的重要凭证，而且人社档案业务存在种类繁多、数量庞大、年代久远等众多特点。以吕梁市人社部门为例，该部门现有馆藏业务档案15000卷，文书档案10000件，会计档案4000卷，失业职工人事档案300件，流动人员人事档案800件。2022年，开始启动档案数字化工程，至今已累计投入600万元，完成数字化扫描138万页，基本实现了利用高且30年及以上保管期限档案数字化的全覆盖。现从人社档案数字化前期、中期、后期三个环节全面探讨其数字化具体措施。 1前期做好人社档案数字化各项准备 人社档案是民生档案重要组成部分，随着经济社会的快速发展，人社档案数量和规模呈现出快速增长态势，需要通过数字化信息技术，将纸质、电子文档等人社档案扫描、整理、录入，加工成数字化档案信息，提高档案效率。人社档案数字化是一项复杂的系统性工程，前期的周密准备工作至关重要［1］。 1.1明确目标任务 依托人社部门OA办公平台及档案录入系统，明确人社档案数字化“四化”目标。信息化：实现人社业务及综合档案信息收集、整理、归档、鉴定、查询、利用全面高效信息化，提升人社档案管理效率。规范化：通过数字化人社档案管理系统重塑，重新梳理并完善人社档案标准、规范、流程，强化人社档案规范管理。一体化：将人社各部门OA办公及业务管理系统与人社档案数字化平台衔接，实现人社档案信息自动、完整采集至专门档案管理系统，实现人社档案从信息录入到查询利用一体化管理。共享化：全面规划人社档案数字化业务及内容，利用局域网、互联网等，实现人社档案数字信息在一定范围互联共享。四项任务：统计人社档案数字化数量及类别；组建人社档案数字化人才及队伍；制定人社档案数字化计划及方案；把握人社档案数字化原则及方法。 1.2成立工作小组 人社档案数字化是一项系统性工程，需要组建成立一支专门的数字化工作小组，保障人社档案数字化全过程的质量、进度和安全。工作小组由组长、副组长、成员等组成，并明确工作小组及人员的工作职责和分工。其中，组长主要负责协调各参与方，并带领工作小组制定人社档案数字化制度、规范、标准和方案；副组长负责人社档案数字化进展监督，以及全流程质量审核和安全管理；成员则熟悉、熟练应用人社档案数字化各项规章制度、标准，成员又细分为人社档案出库员、核验员、拆除员、扫描员、挂接员、质检员、装订员、入库员。在领导小组成员职责明晰的基础上，做到分工合理、通力协作。规范工作小组成立后，要制定详细的人社档案数字化总体规划、年度计划，调动人社部门多方资源，制定人社档案数字化考核激励奖惩措施，确保数字化目标实现［2］。 1.3基础板块建设 按照《档案法》《档案法实施办法》《保密法》《数字档案馆系统测试办法》《纸质档案数字化规范》《缩微胶片数字化技术规范》《数字档案COM和COLD技术规范》等制度规范，结合人社业务，进一步厘清人社档案数字化类型、归口部门、鉴定、保管、查阅等细则，制定符合人社工作实际的运用标准操作流程（Standardoperationprocedure，SOP），并将SOP模型嵌入人社档案信息化建设中。人社档案数字化平台应包括归档数据移交板块、档案数据整理板块、档案管理人员板块、业务档案数据分类板块、出入库审核板块、数据开放利用板块等［3］。 1.4提供设备场地 人社档案数字化需要先进的仪器设备和专门的工作场地。仪器设备方面，包括高速扫描仪和零边距扫描仪。其中，拆除纸质质量好、整理规范的人社档案由高速扫描仪扫描；不宜拆卷的人社档案则由零边距扫描仪扫描。软件设备方面则主要指人社档案数字化所需的各种加工软件，从而帮助人社档案数据扫描后实现自动著录、自动标引、自动格式转化和自动数据统计等［4］。除了设备外，还需要提供便于人社档案数字化工作开展的工作场所。场所由工作区、档案临时存放区、休息区等若干功能板块组成。其中，单