(财务内部管控)采购与付款内部控制制度.pdfVIP

黑龙江省XX股份有限公司 采购与付款内部控制制度 第一节 总 则 第一条 为了加强对黑龙江省XX股份有限公司（以下简称本公司 或公司）物资采购与付款环节的内部控制，堵塞采购漏洞，减少采购 风险，根据《中华人民共和国会计法》等相关法律法规，结合本公司 的实际情况，制定本制度。 第二条 本制度所称采购是指本公司购进的用于生产经营或提供 劳务消耗的各种物资（包括原料及主要材料、辅助材料、修理用备品 备件、燃料）以及达到固定资产管理标准的各种设备的行为，付款是 指支付与购进物资或设备有关的款项的行为。 第三条 对外采购业务内部控制制度的基本要求是采购与付款中 的不相容职务应当分离，其中包括： （一）付款审批人员和付款执行人员不能同时办理寻求供应商和 洽谈价格的业务； （二）采购合同的洽谈人员、订立人员和采购人员不能由一人同 时担任； （三）货物的采购人员不能同时担任货物的验收和记账工作。 第二节 分工与授权 第四条 对在管理或办公过程中使用或耗用的各类物品，公司总 部、各分公司必须遵循“集中采购、相互牵制”的原则，各分公司根 据实际情况，参照本制度的有关规定制定本单位的具体实施办法并组 织实施，同时报公司总部备案，坚决杜绝由使用部门直接自行采购本 部门所需物品的多头采购、各行其是的现象。 第五条 各分公司在公司总部核定的库存物资定额标准范围之 内，除由总部需集中采购的生产消耗性物资外，可根据实际需要自主 决定生产消耗性物资的采购，批准权限由各分公司自行制定并报公司 总部备案； 第六条 固定资产的采购原则上由公司总部统一采购，各分公司 采购达到固定资产管理标准的设备或构成固定资产的其他物资要以 获得公司总部固定资产管理部门的批准或授权为前提条件。 第七条 公司总部、各分公司应设置专门的物资管理部门，设置 物资主管岗位，在主管副经理（副厂长）的领导主持本单位的物资采 购工作，设置物资采购员岗位，负责具体办理物资主管人员交办的物 资采购任务。 第三节 实施与执行 第八条 公司总部、各分公司物资管理部门应根据本单位生产经 营的范围、特点和供货地点的远近，保持本单位适当品种和数量的库 存物资，并根据物资实际库存情况，在各自的采购权限内自主决定物 资采购的品种、数量和地点，及时补充物资库存量。 第九条 物资使用部门应按月向本单位物资管理部门报送本部门 的物资使用计划，如所需物资无库存或库存量不足，则由物资管理部 门填写物资请购单，物资使用部门可对无计划且无库存的急用物资直 接填写物资请购单，经仓库保管员在物资请购单上签字后，报有批准 采购权限的人员签字批准，再交采购员进行采购。无物资请购单的物 资，仓库不得验收入库，财务部门不得给予报账，并要按违规追究有 关责任人的责任。 第十条 公司总部、各分公司的物资采购权由各物资管理部门集 中行使，未经各本单位负责人批准和物资管理部门授权，其他部门一 律不得自行采购本部门所需的物资，否则仓库不得验收入库，财务部 门不得给予报账，并要按违规追究有关责任人的责任。 第十一条 公司总部、各分公司的物资采购原则上都要签订购销 合同（在所在地市场购买的零星物资或钱货两清的物资采购除外）， 明确采购物资的名称、规格、质量执行标准、数量、价格、交货日期、 运输方式、付款方式、违约责任等要约，各单位要明确制定签订合同 的权限，合同印章要由专人保管，发现有越权签订合同的行为，印章 保管人有权拒绝盖章并向合同签订人的上级授权部门报告。 采购每项物资，应确定最佳的供应来源。对一些大额、重要的采 购项目，应采取竞价方式来确定供应商，以保证供货的质量、及时性 和成本的低廉。 第十二条 公司总部、各分公司的物资采购由物资管理部门集中 办理，特殊情况经本单位负责人批准并经物资管理部门授权，可由物 资使用部门自行采购所需物资。 第十三条 采购物资到货后，要及时组织物资管理员进行入库前 的清点验收，精密仪器、生产设备等固定资产应由固定资产管理部门 会同相关专业部门共同进行验收，验收过程中应首先比较所收物资与 请购单、发票账单上的品名、规格、数量、单价是否相符，然后检查 物资有无损坏、使用性能优