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PAGE1 / NUMPAGES4 XX集团OA办公自动化系统 管理办法 第一章 总 则 第一条 为规范集团办公自动化系统（简称OA）的建设、使用与管理，确保OA安全、可靠和高效运作，实现集团无纸化办公，降低管理成本，提高集团管理系统化、信息化、规范化水平，特制订本办法。 第二条 本制度适用于XX集团及属下各单位。 第二章 管理机构 第三条 集团信息化中心为OA管理部门，负责制定相关管理规定、进行OA账户管理、权限管理、门户优化、推广上线、故障排查、升级维护、系统集成等相关工作。 第四条 集团信息化中心负责撰写OA使用文档、操作手册及上线培训等工作，对集团总部及各产业公司使用OA进行指导和检查监督。系统更新重要功能后，进行全员广播通知，对涉及到的关键用户进行培训。 第五条 如遇补丁修复、系统升级等需要短暂停机维护时，于停机当日发布1次全员广播通知；停机时间超12小时以上（含），于停机前间歇发布3次全员广播通知。 第六条 集团信息化中心以产业集团为单位设计制作专属门户页面。 第七条 集团信息化中心负责维护系统其它相关日常工作。 第三章 使用规范 第八条 根据实际工作需要，OA使用者的账号需由人事部门或产业单位指定部门提供（OA账号与员工编号保持一致，可在SAP/HR系统中申请），然后提交OA系统账号申请流程。非我司人员因工作需要开通OA账号的，由需求单位提交《OA临时账号申请表》，明确使用时间及使用权限范围，经部门领导审批报对应集团及产业人事行政部门审核通过后开通账号。OA使用者需对各自的登录密码、印章密码严格保管，必须在第一次登录系统后立即修改个人密码，并做到定期更新；离开办公室时应退出办公系统，防止他人进行非法操作，密码泄漏所造成的损失自负。若账号密码忘记，由同部门同事协助提交《OA系统密码重置申请单》，经部门负责人审批并通知本人后，系统自动重置为初始密码。 第九条 任何使用人员禁止窥测、盗用他人账号和密码，禁止使用他人账号进行任何操作。广播账号只对集团或产业一级部门开放使用，应有专人负责，该部门负责人为该账号的第一责任人。涉及全集团发布的广播消息需发起人提交《广播消息发布审核表》，经部门负责人审批通过后抄送信息化中心后方可正常发布。 第十条 个人信息（头像照片、手机号码、邮箱地址等）须在首次登录OA后进行完善，手机号码为必填项，并在后续使用过程中需确保相关信息的准确性。对于不维护个人手机号码或信息错误的，自发布完善个人信息通知起，OA用户当月应当维护完成，否则下月扣罚50元，直到完成月。 第十一条 每位OA用户要保证在OA上发布、流转的信息和文件的准确性、完整性和规范性，并对所发布和审批的内容负责。在OA中的意见和审批与原书面签署具有同等效力和权威，相应人员应予以执行和遵守。 第十二条 因工作需要须通过已离职人员的账号查找相关信息，则由需求当事人提交《OA停用账号恢复申请表》，流程审批结束，由系统管理员重新开放账号或该账号相关权限，有效期3天。 第十三条 涉及模块权限变更、审批流程权限调整、审批临时授权、OA需求变更等调整，需求单位需提交《OA权限变更/需求申请单》，经部门领导审批，需同相关部门会审的，需会审部门领导通过后报信息化中心审批后予以处理。通过KK、微信、邮件、QQ、电话及其他沟通方式提交的需求或者需求不明确给予驳回的，信息化中心不予处理。 第十四条 集团公文由总裁办统一发布，各产业集团公文由各产业集团人事行政部门统一发布，其具体操作按总裁办公文管理办法和产业公文管理办法执行。OA公告由各单位自行管理发布，OA新闻资讯由集团品牌中心统筹管理。 第十五条 根据集团管理需要，OA沟通参与人员数量上限为50人，KK群组人员数量上限为50人，如工作需要需通知人员较多时，请通过OA公文、公告、广播消息进行通知，信息化中心不予受理上限数量调高的需求。 第十六条 投诉举报、意见建议等集团已设立相应的监察机构及有关信箱，相关活动必须按规定进行。对有损公司形象，不实言论或其他不当信息通过OA/KK群发、转发的内部沟通、广播、新闻及流程等，集团信息化中心可按违规处理，保存证据后进行删除，后转办集团相关管理部门处理，并视情节严重程度给予相关人员问责处理。 第十七条 用户对集团OA的意见及建议可通过提交《OA系统意见反馈》进行反馈处理，信息化中心收到反馈后进行评估，评估通过后组织相应的开发建设。 第四章 附则 第十八条 本管理办法的最终解释权归属集团信息化中心所有。 第十九条 本办法自发布之日起实施并生效。