无纸化办公环境下电子档案治理的思考.docxVIP

PAGE 1 - 无纸化办公环境下电子档案治理的思考 无纸化办公环境下电子档案治理的思索 260X〔2021〕05-0148-03 引言 随着计算机技术的不断突破，网络技术的不断进步，科技化的生活不断转变着人们的传统生活方式.现今人们提倡要爱护环境，削减污染，因此无纸化的办公环境开始兴起，经过多年的进展，无纸化的办公环境已经成为行政部门的首选.档案治理也实现了电子化，电子档案取代了原来的纸笔记录的方式，使得档案治理变得更加便利快捷. 1无纸化办公环境下档案治理的优势 在以往的档案治理当中，不仅需要提供巨大的空间供给档案进行存放，还需要雇佣相关的人员进行档案资料的整理、爱护等，耗费了大量的人力物力.无纸化办公与档案治理实现无缝连接，能够削减档案治理工作本钱，提高档案治理工作效率.而在电子档案治理当中，只需很少的人力与相应地电子设备便可以进行大量的资料信息治理，大大地节约了工作本钱，并且通过特地的电子档案系统，能够快速地进行档案整理，节约了时间，提高了工作效率. 2电子档案治理与传统纸质档案治理的差异 2.1档案归档存在差异 传统的纸质档案在归档的时候是在固定的时间进行分类归档的，这个时间大约是1年两次，对于较为重要的档案可以依据其所分的领域的分区进行归档.而电子档案可以进行实时归档，也可以进行定期归档，文件只需要以正确的形式发送给档案治理人员，治理人员进行登记，就可以完成电子档案的归档. 2.2保存方式与治理方式存在差异 纸质档案在保管的过程中，要留意纸张的干净，要进行防火、防水、防治虫蛀发霉等多种可能对于纸质档案造成损害的状况，而且定期要对纸质档案进行修裱的工作，十分地繁琐，并且会耗费大量的人力物力.电子文档在治理的过程中，只要留意存储设备的安全，便可以始终进行使用，而且不用担忧档案的丢失或是出现时间过久而模糊的现象. 2.3利用方式存在差异 纸质档案是可以直接呈如今人们的眼前，人们只需要办理相应的手续便可以直接猎取信息.但是，由于纸质档案是实体化的，因此在时间与空间上具有肯定的限制，无法为全部人在同一时间提供服务.而电子档案只需进行一次信息录入，便可以随时随地地为人们提供档案信息.但是由于电子档案是以数据的形式存在的，因此在利用时需要配以相应的设备来进行查看. 3电子文件档案治理存在的问题 3.1缺乏对电子文档及其归档重要性的认识 档案的归档是十分重要的工作，一些单位对于自身的档案治理没有足够的认识，对于电子档案没有进行主动地整理归档，甚至有些行政部门只进行档案的建立和存储，但是并没有设立专业人员对档案进行精细化治理，使得电子档案处于混乱的状态，使得电子档案犹如虚设. 3.2电子档案的法律效力没有明确根据 纸质文件具有其被社会公认的法律效力，纸质文件的原件自然?具有法律凭证性质.但是电子文档由于其敏捷和易修改的特性，很难具有相应的法律条文支持其法律效力，电子文档至今无法具有较为强力的法律效力. 3.3电子档案的治理人员素养亟待提高 电子档案的归档、整理、使用，都应当有专业的治理人员进行负责，但是有些行政部门为了削减人力资本，档案治理一般是由其他工作人员来兼任的，没有专业的技能学问支持，使得电子档案的治理存在十分大的危急，简单造成电子档案的损坏、损毁、丢失等状况，造成不行挽回的损失. 4档案电子化治理的改良措施 4.1严格规范电子档案的治理 电子档案治理中最为重要的就是对于电子档案的归档与整理.在严格规范电子档案的治理上可以从以下三个方面进行： 4.1.1严格遵守国家的相关规定 国家对于电子档案的治理始终都十分关注，也公布了《电子文件归档与治理规范》等文件来规范电子档案的归档与治理.因此要严格遵守国家相关文件的规定，规范电子档案的归档与治理程序，准时进行电子档案的归档，对于新接受的档案文件应当准时予以整理分类，进行归档. 4.1.2建立平台软硬件的测试、维护和治理制度 电子档案的治理是在肯定的程序运行之下的，现今企业或是单位都是选用一些可以自行设计程序的软件由相应的公司人员进行编撰之后投入使用.因此在日常工作当中应当重点关注程序操作平台本身的维护、测试工作制度、日常治理手段與承载程序运行的电子设备的治理等后续问题. 〔1〕建立操作平台的维护测试治理制度 操作平台并不是一成不变的.现今的科学技术十分发达，可以用日新月异来形容，每天网络上都会有不同形式种类的病毒出现，随之而来的便是与之相对应的杀毒软件.电子档案有着特别重要的影响，因此更应当加强对于电子档案程序的维护与测试.在网络上出现新的补丁或是安装包的时候，程序员应当准时地进行程序的补充，安装系统需要的补丁与安装包，并对于新安装的部分进行测试，查看新的程序与原有程序的兼容性，以保证电子档案系统的正常运行.另一方面，在程序修理的过程中，有的在短时间内便可以完成，有的可