CSCEC8XN-OA-办公室主任操作手册.docx

项目实操手册CSCEC8XN-OA-办 项目实操手册 CSCEC8XN-OA-办公室主任 2021 年版 目 录 一、适用范围及术语定义 . - 1 - 三、主要工作内容及要点 - 3 - 1 施工实施阶段 - 3 - 1.1 文秘业务 - 3 - 1.1.1 公文管理 - 3 - 收文管理 - 3 - 1.1.2 保密管理 - 4 - 1.1.3 督查督办管理 - 9 - 1.2 后勤服务 - 9 - 1.2.1 会议管理 - 9 - 1.2.2 接待管理 - 20 - 1.2.3 办公环境管理 - 27 - 1.2.4 车辆管理 - 32 - 1.2.5 资产管理 - 36 - 1.2.6 值班管理 - 42 - 1.2.7 信访工作管理 - 43 - 1.2.8 突发事件应急管理 - 44 - 1.2.9 食堂管理 - 45 - 2 竣工收尾和维保阶段 - 50 - 2.1 文秘业务 - 51 - 2.1.1 保密管理 - 51 - 2.2 后勤服务 - 51 - 3 系统操作 - 52 - 3.1 公司 OA 平台操作 - 52 - 3.2 其他类合同评审办公 OA 操作流程 - 54 - 3.3 合同专用章使用申请 - 55 - 3.4 合同专用章的使用 - 56 - 3.4.1 个人注册并实名认证 - 56 - 3.4.2 管理员邀请新成员加入企业 - 57 - 3.4.3 申请使用电子印章 - 58 - 3.5 财务一体化报账操作流程 - 61 - 3.5.1 差旅申请单 - 62 - 3.5.2 差旅费报销 - 63 - 3.5.4 通用报销单 - 64 - 3.5.5 对外成本费用付款申请 - 64 - - - PAGE 1 - 一、适用范围及术语定义 本手册主要结合房屋建筑工程施工总承包项目的工作特点和经验，根据公司各项管理制度要求，总结罗列了项目施工全周期范围内办公室主任的主要工作内容。鉴于不同业务形态和合同形式所导致的差异性，本手册所述内容适用于公司施工总承包项目中，以房屋建筑工程为代表的各项管理行为和行业操作方式类似的项目。工程总承包（EPC）项目、基础设施项目等就施工周期内工作及标准化管理行为方面，可供参考。 部分术语定义： 1、参与类型 主导型 指该项工作由项目办公室主任牵头组织，工作的主要过程由项目办公室主任亲自进行或指导完成，项目办公室主任对该项工作的成果负首要责任。 参与型 指该项工作由相关部门人员发起，工作需综合办公室部门参与完成，在项目办公室主任的参与或指导参与下进行，项目办公室主任对该工作成果负直接责任。 审核型 指该项工作由项目办公室主任或其他部门人员发起，并在相关人员指导下完成，成果须由项目办公室主任审核后实施，项目办公室主任对该工作成果负领导责任。 配合型 指该项工作由相关部门人员发起，工作需在综合办公室部门配合下完成，该工作成果由相应主责部门负责，项目办公室主任承担配合完成工作的职责。 2、工作频次 单次 指该项工作在该阶段内，在一个短期持续的时间段内完成，其完成过程可能经历数次调整修改，但该项工作成果经各方/各部门认可后，在该阶段内告一段落，称为单次工作。 按需/次 指该项工作无固定的周期或指征，根据项目各项工作的实际需求发起，受制于项目各参与方及项目内部各部门工作推进的要求，但根据需求发起的工作具有单次工作的特性。 年度、季度、月度、周、天 指该项工作具有周期特性，或按年度/季度/月度/周/天的周期重复进行。 按计划 指该项工作具有一定前瞻性和计划性，各子项工作根据前期排定的计划进行。可根据实施效果反馈，动态调整计划。 3、涉及部门 本手册针对项目办公室主任主要工作编制，项目办公室主任作为项目综合办公系统领导，其主要工作由项目综合办公室分工完成，因此本手册中涉及部门指其他相关部门，不再赘述综合办公室部门。 三、主要工作内容及要点 施工实施阶段 本手册中的施工实施阶段指的是：在施工准备阶段后，从项目正式破土动工开始，到项目实体工作完成、竣工验收时间前，按照项目目标策划、施工组织部署，组织各方面资源，通过各项管理手段，最终完成合同约定各项工作，而进行的系列工作活动的一段时间。就施工实施阶段而言，劳务主管在各实施系统主要的工作内容，总结汇总按参与类型分共有主导型 12 项，按工作频次分共有按需/次工作 9 项、按日/次工作 3 项，如表 2.0-1 所 示: 表 2.0-1 施工实施阶段办公室主任主要工作 阶段 所属实施系统 主要工作 参与类型 工作频次 涉及部门 施工实施阶段通用要点 文秘业务工作 公文管理 主导 按需/次 各部门 保密管理 主导 按需/次 各部门 督查督办管理 主导 按需/次 项目全员 后勤服务工作 会议管理 主导/参与 按需/次 各部门 接待管理 主导