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警惕会议成本 日本太阳工业公司每次开会时总是把一个醒目的会议成本分配表贴在黑板上。成本的算法是：会议成本＝每小时平均工资的3倍×2×开会人数×会议时间（小时）。公式中平均工资所以乘3，是因为劳动产值高于平均工资；乘2是因为参加会议要中断经常性工作，损失要以2倍来计算。因此，参加会议的人越多，成本越高。有了成本分析，大家开会态度就会慎重，会议效果也十分明显。 日本的会议管理 第十七页，共四十页。 第二章 会议为什么低效 第十八页，共四十页。 《哈佛商业评论》05年第7期中有这样的一句话：“任何会议都是要么富有成效，要么纯粹浪费时间，二者必居其一。”无效的会议不仅是一种管理成本的浪费，而且也会引起与会者对会议和公司管理现状的不满，使大家心生倦怠感，从而降低团队的凝聚力。 会议为什么低效？ 第十九页，共四十页。 没有核心主题，或主题不明确，或议题繁多。这是导致会议低效的根本原因。 没有明确的会议议程及时间分配规则，导致会议的进展和时间很难把控。 参加人数众多，无多大关系的“陪绑”的现象严重，或该到的人未到。 未指定主持人或主持人未能严格按照议程来控制会议，被参会者牵着鼻子跑。 思想火花及最终决策未做记录，白开或记录发放不及时，精神未能及时传达。 时间选择不恰当，比如安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。 地点选择不合适，比如设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。 主题 议程 参会人 主持人 记录 时间 地点 第二十页，共四十页。 1 会议前缺乏准备 1 2 3 没有提前准备好会议议题、议程、会议材料、参与人、主持人、记录人等 开会前没有提前通知与会者相关事宜及会议材料学习； 没有提前准备好会场、开会设施（比如电脑、投影仪、麦克风、白板、白板笔、激光笔）、会议讨论材料、会议签到表等。 第二十一页，共四十页。 2 会议中缺乏控制 气氛紧张、压抑，未能很好地鼓励大家积极发言；或领导者一言堂，没有发掘出全体与会人员的智慧。 未能很好地围绕主题进行讨论或发言，出现闲谈或跑题现象。 未能很好地控制时间，如未能及时开始或拖沓、冗长，未能及时结束。 与会者相互间争吵的厉害，未能很好地尊重相互的意见，甚至出现人身攻击的现象。 议而不决，没有形成有效的决策。 2 3 4 5 6 没有严格按照会议的议程进行 1 第二十二页，共四十页。 3 会议后缺乏跟踪 会议结束后，未对形成的决策或待完成的工作指定责任人、时限并进行追踪，这样的会议也几乎是无任何意义的！ 第二十三页，共四十页。 第三章 如何提高会议效能 第二十四页，共四十页。 日本的大小企业都在热烈地展开“会议革命”，强化自身竞争力，以期由此带来利润。在丰田汽车的办公室里，处处可看到这样的标题：“只开有实际效果的会议!”、“准时开始，最好一小时内结束”、“重点在实际行动”。 在日产被称为“价值优先”的跨部门会议，不请部长出席。因为部长是做最后决定的人，如果与会，可能影响讨论方向的内容。 日本的会议革命 第二十五页，共四十页。 该如何提高会议效能呢 第二十六页，共四十页。 1 一次会议，最好只有一个主题。可以集中时间和精力，集中有关人员，高效解决问题。综合性会议，最多也不要超过三个议题为好。议题越多，参加人员越多，陪绑的也越多，效率也就越低下，成本也就越高。 议题明确 第二十七页，共四十页。 2 议程清晰 要有明确的议程及时间分配规则，方好有效控制会议的进程和时间使用，确保会议高效。 注意：议程安排上，不要领导先讲话，先表态，避免有的人“话里听音”拍马屁，从而失去民主按领导意见办，或不能集思广益，积极发掘更多创意。 第二十八页，共四十页。 LOGO 目录页 第 * 页 目录页 LOGO 过渡页 第 * 页 过渡页 LOGO 正文 . 第一章 第 * 页 会议概述 01 第一节 什么是会议 LOGO 正文 . 第一章 第 * 页 会议概述 01 第二节 会议有什么作用 LOGO 正文 . 第一章 第 * 页 会议概述 01 第三节 会议的时机选择 LOGO 正文 . 第一章 第 * 页 会议概述 01 第四节 会议的成本分析 LOGO 正文 . 第二章 第 * 页 会议为什么低效 02 LOGO 正文 . 第二章 第 * 页 会议为什么低效 02 第一节 从会议要素的角度来分析 LOGO 正文 . 第二章 第 * 页 会议为什么低效 02 第二节 从会议过程的角度来分析 LOGO 正文 . 第三章 第 * 页 如何提高会议效能 03 LOGO 正文 . 第三章 第 * 页 如何提高会议效能 03 第一节 从会议要素的角度来提升 LOGO 正文 . 第三章 第 * 页 如何提高会议效能 03 第二节 从会议过程的角度来提升 LOGO 正文 .