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技术档案管理保密制度 1 目的 为提高环境保护科技档案的管理水平，保守国家机密，维护本公司权益，充分发挥环保科技档案在环保事业中的作用，规范本公司技术档案的管理。 2 范围 适用于本公司各部门的技术资料档案管理工作。 3 依据 《环境保护档案管理办法》 HJ/T8.1-8.5—94环境保护档案管理规范 4 职责 4.1 质量保证部负责本公司各类技术资料收集、整理、保管工作，严格遵守档案保密制度，确保档案的机密和安全。 4.2 各部门负责本部门技术文件、资料的形成、积累、整理和归档工作。 4.3 全公司工作人员都有保守本公司秘密的义务，在工作中严格遵守保密制度。 5 工作程序 5.1技术文件归档制度 5.1.1凡是记述和反映本公司环境管理、检测等活动，具有保存价值并按规定集中保管的技术文件、科研报告（包括图纸、照片、报表、光盘、软盘等）均应归档。由项目负责人负责立卷归档。 5.1.2水、气、噪声、生物等各项检测活动的布点方案、采样记录、分析测试原始记录；污染源监视性检测的现场记录、分析测试原始记录、测试报告（含“三同时”环保设施竣工验收检测、污染事故或环境纠纷仲裁检测）等均于完成后二个月内归档。 5.1.3环境检测质量保证的要求、计划及考核情况、本公司质量体系运行情况等文件材料。环境检测年鉴、环境质量报告书、季报、月报、公报、综合或专项环境质量分析与评价专题报告均于编制完毕后二个月内归档。 5.1.4归档时要填写归档目录和移交记录。交接双方根据案卷目录，逐卷进行清点、核对、检查、验收合格后，双方分别在移交（接收）登记簿上签字。 5.2技术档案的管理制度 5.2.1质量保证部必须对档案进行科学管理，做到妥善保管，分门别类，存放有序，有目可查，运转有续，保管安全。 5.2.2质量保证部接收技术档案后应按有关规定划分保管期限和密级，及时登记、分类、整理入卷。对保管期限、密级调整和需要销毁的档案要按其内容的联系整理立卷，做到目录清楚，检索方便。 5.3技术档案的借阅制度 5.3.1已归档的科研技术文件，原则上为本公司提供查阅，不对外借阅。因特殊情况需要借出的必须经总经理批准备案。借阅期不得超出一周。 5.3.2借阅科研技术档案时，必须做到爱护档案，不得折叠、剪贴、拆散、勾画、涂抹、添注等。如发现遗失时，应立即向质量保证部报告并追查处理。借阅者应保持档案的完整、安全、整洁，不得转借、拆散、涂改、抽换和丢失。 5.3.3借阅科研技术档案时，不得擅自抄录、复印、拷贝，档案中的统计数字不经总经理批准不得自行向外公布。 5.3.4借阅科研技术档案时，要办借阅手续，供阅期限不得超过一个月，如需要长时间借阅时，可按规定办理续借手续。 5.3.5外单位因特殊情况需要查阅档案者，必须持单位介绍信，提出申请由总经理批准后方可查阅。 5.3.6借阅人调动工作时，调离前必须将所借的档案归还质量保证部。 5.4保密制度 5.4.1严格执行安全和保密制度，不得随意堆放杂物，不准带照相机进库房。对 已损毁和老化的档案采取修补、复制等工作。严防毁损、散失和泄密。 5.4.2保密文件、信件、资料、图表（以下简称保密资料）要专人保管，定期整 理或销毁，严格执行上级有关保密工作的规定。保密资料要有明显的密级标志和编号。 5.4.3未经总经理批准，任何部门及任何个人无权对外公开或向外人提供尚未公开的检测数据和资料。 5.4.4涉外交流的材料，必须到质量保证部填写登记表，经总经理审定，方可提供。 5.4.5保密文件的传递要专人负责，不得将机密文件带回家。出差人员携带保密文件、资料时要妥善保管，严防遗失。 5.4.6为避免存于我公司计算机内的技术资料泄密，我公司局域网络上的计算机不得与其它网络相连。未经允许，外来人员不得进入我公司局域网络系统。 5.4.7发现失密、泄露事件应及时追查，并视情节轻重和造成的后果，给予批评教育或行政处分。 6 记录 （1）档案借阅登记表