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枸杞食品公司文件和资料控制 程序 文件和资料控制程序 1 目的 1.1保证质量管理体系有效运行的所有场所都使用适用文件的有效版本。 1.2使文件标准化，并得到持续改进。 2范围 适用于公司所有文件，包括生产经营所需的内部文件和外来文件。 2.1公司质量方针和质量目标。 2.2标准：管理标准。 2.3规范：安全操作规范、行为规范。 2.4外来文件：适用的各类国家法律、法规、标准，来自上级部门、供方或顾客 等同级单位的文件。 2.5对外文件：红头文件、商函等对外报送的所有文字资料。 3定义 3.1规范：阐明要求的文件。 3.2技术标准：包括采购产品标准、过程制品标准、成品标准。 3.3操作规范：工艺/安全/设备操作规程、检化验操作规程、各种质量控制计划、 各种检化验计划等。 3.4行为规范：考勤管理、上岗证管理等员工行为管理规定。 3.5 管理标准：第一个PDCA （P 策划、D 实施、C 检查、A 处置）过程的详细描 述。 3.6外来文件：非本公司内部编制的，来自于公司以外组织的适用的文件。 3.7文件评审：为确定文件主题事项达到规定目标的适宜性、充分性和有效性所 进行的活动。 3.8字（word）：标识文件中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。 3.9行（line）：标识文件中纵向距离的长度单位。 4职责 4.1 办公室负责文件的标准化。 4.2 各职能部门负责本部门职责范围内管理文件的编制。 4.3 办公室负责程序文件、管理文件的编制。 5 管理内容和方法 公司内部各类文件无特殊要求一律双面打印。 5.1 文件格式 5.1.1 纸型：文件用纸统一采用 A 型，其幅面尺寸为：210mm×297mm。 4 5.1.2 页面设置： 5.1.2.1 装订时的页边距：上 2.0cm，下2.0cm，左3.0cm，右2.0cm；如设有页 眉和页脚时，其高度分别为 1.5cm，并将天头改设为 0.5cm。 5.1.2.2 非装订时的页边距：上、下、左、右均设为 2.5cm。 5.1.3 图文颜色：未作特殊说明，文件中图文颜色均为黑色。 5.1.4 排版规格：正文用小四号宋体字（红头文件用 4 号字），标准字符间距， 行距为 26 磅固定值（红头文件为标准单倍行距），排版要求版面干净无底灰， 字迹清楚无断划，尺寸标准，版心（页边距内的部分）不斜，误差不超过 1mm。 5.1.5 页眉 5.1.5.1 对内行政文件：左边顶格为大小合适的“正源”标识，接着是“宁夏正 源吴忠清真食品有限公司”，排列方式为左对齐。下面为一条 1 磅粗的黑色反线， 线随字走，字无则线止，具体样式见版式 1。 5.1.5.2 对外行政文件：左边顶格为 2cm×2cm “正源”标识。第一行居中为公 司中文全称，采用小二号加粗黑体，标准字符间距；第二、三行居中为公司英 文大写全称，采用四号加粗倾斜宋体标准字符间距；第四行为公司英文网址， 采用四号加粗倾斜宋体标准字符间距。下面为一条 1 磅粗的黑色反线，线长与 版心同宽，具体样式见版式 2。 5.1.6 文件标题：页眉下空一行，用小二号黑体标准字符间距，一行或多行居中 排布，回行时，要做到词意完整、排列对称，间距恰当。 1 / 10 5.1.13.7 版记中的反线：版记中各要素之下均加一条 1磅的黑色反线，宽度同 版心。 5.1.14 文件份数：在印发时间下一行，右空一个字，在圆括号内用小四号宋体 标准字符间距标注，红头文件的具体西式见版式 3。 5.1.15 页脚：页脚的内容字号及字体及排版等不限制，文件编制者可根据实际 自行确定。但如文件多页需标页码时，则用小四号阿拉伯数字采用外侧对齐方 式标识，数码左右各放一条小四号“一”或“·”，单页码居右空 1 个字，双页 码居左空 1个字。 5.1.16文件中的表格：文件如需附表，对横排纸A 型表格，应将页码放在横表4 的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口 一边，双页码表头在切口一边。 5.2文件编、审、批 除行政文件外，如需要，文件编制部门在编制文件前，应向文件管理部索 取文件编号，严格按文件要求的格式进行编制。文件规定内容应与实际运作保 持一致，并随着质量管理体系的变化及公司质量方针和质量目标的变化，及时 修订质量管理体系文件，定期评审，确保文件的有效性、充分性和适宜性。