秘书的沟通与协调工作.pptVIP

4、领导关系协调。 秘书人员在领导身边工作，有时处于几位领导之间。领导干部之间由于分管工作不同，性格、认识、作风、态度不同，或缺乏宽厚、容忍的修养，也会时有隔阂，闹意见、不合作，更严重的拉帮结派等。秘书一般采取不介入的态度。如果严重影响到工作，秘书应出自公心，诚恳地尽个人之力随即协调。 第三十页，共四十八页。 案例 丁丽是某局局长的秘书，她是资深的老秘书了，深得局长的信任。因为工作的关系，她跟领导最近，经常向领导们请示汇报工作，所以局里领导们的事她最清楚。她最近有些心烦，因为她发现局里两位副局长王副局长和刘副局长之间的矛盾越来越深了。有时王副局长还在她面前抱怨几句刘副局长，丁秘书不敢有所表示，每次都借故避开话题。她心里明白王副局长这样说，是希望能得到她这位局长秘书的支持。本来也是，局长年纪大了，还有两年就要退休了，很有可能就从两位副局长中选一个扶正。两人本来在工作上就时常有不同的意见，再加上涉及个人前途，他们之 第三十一页，共四十八页。 间的争斗那就更复杂了。丁秘书身在其中，有时觉得很难做，处理起来都是小心翼翼的。有一天，丁秘书送文件去王副局长办公室，敲门进去以后，发现刘副局长也在。丁秘书定睛一看，看到刘副局长面色铁青，好像刚才正在与王副局长激烈地争论着某个问题。丁秘书见状马上说：“对不起，我过一会儿再来。”但刘副局长叫住她说：“丁秘书，你等会儿再走，过来听听，我们俩的意见谁有道理。”丁秘书马上说：“对不起，刘副局长，我没时间，局长让我送完文件后马上就去他办公室，他还有急事让我办。还有王副局长，局长说这份文件很重要，请您看完后抓紧时间落实。” 第三十二页，共四十八页。 说完，就退了出去。其实，丁秘书撒了个谎，局长没有急事让她办，可要不这么说，刘副局长就不会让她走，两位副局长意见有分歧，让她一个做秘书的作评判，她又能说什么呢? 第三十三页，共四十八页。 案例 20世纪80年代中期，某县领导班子调整，刚上任的县委书记是某综合大学生物系毕业，做过十年中学教师，未免有些书生气。新官上任三把火，县委书记上任的第一件大事是制定农业发展规划。一天上午，县委书记主持会议，讨论农业发展规划。分管农业的副县长和县委书记看法不一，争执起来。副县长是工农干部出身，直筒子脾气，一言不和火气就大，说县委书记是书生意气、纸上谈兵。县委书记反过来说他是不懂科学、瞎指挥。副县长下不了台，站起身来拍了下桌子 第三十四页，共四十八页。 * * 沟通与协调工作 第一页，共四十八页。 一群人合作共事经常会出现以下两种状况： 遇到问题?????? 进行协调??? ? 协调不成???? 开始沟通 ?? ???? 沟通不良???? ?? 各自表达??? ?????? 考虑利害关系而各说各话 先各自表达意见????? 整理各方意见?? ?? 进行沟通??? 产生一致共识???? ???????? 进行工作协调??????? 确认工作内容?? 开始工作 第二页，共四十八页。 一 沟通 （一）沟通的含义、层次与特点 1、沟通的含义 从秘书学的角度来看，沟通是指政务和业务信息的传递和交流，是人们为了达到既定目标，用一定的符号，把信息、思想和情感在人与人之间进行传递的过程。 沟通是协调的前提，沟通是协商、调节、调整、调解，是组织和谐一致的基础。 第三页，共四十八页。 2、沟通的层次 （1）信息沟通：这是初步的沟通。现代社会，任何组织要生存与发展都必须与外界沟通，既把自己的情况告诉外界，又把外界的情况吸收进来，才能寻求彼此合作的可能 。另外，组织内部的上下之间也需要信息沟通，彼此了解情况。 第四页，共四十八页。 （2）认识沟通：信息沟通是初步的客观的，认识沟通则是主观的，它表达各自的意愿、看法或要求，涉及各自的利益。认识沟通所能达到的效果，一是求同存异，一是“深化认识”。 （3）感情沟通：感情沟通是沟通的最高层次，必须经常进行。 第五页，共四十八页。 3、沟通的特点 （1）社会性。秘书工作的沟通往往代表组织的个人为对象，而不是秘书个人的亲友间的沟通，也不是组织直接关系的上下左右的沟通，而是有着社会性、普遍性、广泛性。既有与合作伙伴或潜在合作伙伴的沟通，又有为寻求理解和支持的沟通；既有为收集信息的沟通，又有为听取反馈意见乃至批评的沟通；既有与新闻媒介的沟通， 又有与广大群众的沟通等等。 第六页，共四十八页。 （2）选择性。 与社会性相矛盾的是沟通又有选择性，或说目的性。无限制的社会沟通，主观上条件不许可，客观上也无此必要。 （3）互助性。沟通的对象和内容必须以互助性为目的，以有助于双方的经济利益和社会效益为目的，而不能只是一厢情愿，有去无还的。 （4）创造性。沟通的对象应不断扩大，既有老相识，又有新相识。沟通的内容和形式也要有所创造。 第七页，共四十八页。 （二）沟