A19 专业秘书训练教程 课件.docxVIP

引言 秘书是上司的左右手，他的责任是替上司分忧解劳，减少主管无谓的干扰, 所以，主管如果能获得一个优秀的秘书的话，就能心无旁鹫拓展业务幅员。 美国一家石油公司的董事长西蒙艾瑞克，当记者问他一生经营企业的秘诀 时，他说：“没什么秘诀，只要请一位好秘书就对了〃。 所以由此可见一斑，秘书在企业的角色有多么的重要。 秘书的自我定位 当记者问美国一家石油公司的董事长西牟艾特，其一生经营企业的秘诀时，他说“要请一位好秘书〃，由此可见，秘书在企业中的位置有多么重要。 提醒您： 秘书是上司的左右手，其责任 是替上司分忧解愁，减少各种干扰， 一位优秀的秘书能够帮助上司提高 工作效率，拓展业务领域。 1.秘书的工作内容 秘书的工作非常烦杂琐碎，公司所产生的任何事务性工作都可能会涉及，所以秘书需要 非常细致和耐心。大致来说，秘书的工作包括以下几个方面： ，辅助决策 当上司面对多个选择而犹豫不决时，秘书要为上司收集相关资料，帮助上司分析情况。 ，调查研究 当上司接到一个新任务时，秘书应协助上司进行调查研究，掌握具体的第一手资料。 ，收集信息 当今的社（已进入信息时代，秘书必须具备信息处理能力，及时、准确地收集所需要的 信息。此外，还要善于运用网络收集信息。 ，文书处理 文书处理包括整理资料、撰写报告等等。一位优秀的秘书应该善于处理文书。 ，会务准备 所谓会务准备既包括公司内部的会议准备，也包括对外的会议沟通，准备工作主要是进 行业务汇报。 ，公关工作 公关工作包括沟通、社交、商务等方面，有时也要代表公司进行发言，或者代表主管或 老板与媒体以及同行打交道，与他们建立良好的沟通渠道。 ，档案管理 在高科技迅速开展的今天，我们已经摆脱了以前传统的档案管理方式，而是采用电脑来 管理档案，所以秘书应该学会在传统化与电脑化之间取得平衡。 ，工作日程安排 上司每天的工作日程一般都由秘书安排，秘书必须根据上司的时间以及事务的重要程度 进行合理的安排，如上司今天到南京出差，明天在北京参加某个会议，秘书要把握好时间， 留出往返的时间空档，保证上司能及时参加。 ，查办工作 查办工作是指秘书对公司或部门提交的报告进行核实，或者对一些须要重视的传言进行 见参考答案2—2 答案2—2返回 小李的做法不对。首先，在接受直接上司的指令时，如果有困难，应立即反映给上司， 争取获得上司的支持，而小李却没有这样做；其次，面对其他部门主管的指令，如果超出自 己的能力范围，应该婉言拒绝，小李却硬着头皮接受了任务。 指令的汇报 秘书在接受上司的指令之后，不仅要及时的落实工作，还要定期向上司汇报工作的进展 和成果，不能出现“黄鹤一去无音讯〃的局面。 ，汇报的时间 何时进行汇报？隔多长时间进行汇报一次？这要根据上司的习惯来决定，如果上司喜欢 了解工作过程，秘书就要经常向上司汇报每一阶段的工作进展；如果上司只重视最后结果, 秘书那么可以等工作告一段落后再向上司汇报。 ，汇报的方式 如果工作比拟简单，秘书可以采用口头汇报的方式，直接向上司汇报工作的结果。如果 工作比拟复杂、耗时长、范围广、影响大，那么应进行书面汇报，把工作成果写成报告，供 上司批阅，并存档以便今后查阅。有时候，还要召开专门的汇报会议，这时必须事先准备好 充分的辅助工具，如制作投影片、幻灯片或海报等等。 表2-2 汇报工作时的考前须知 1 要主动进行汇报，而不是等上司来发问 2 报告的三大重点：简单、明了、具体 3 汇报时先说明结论，再表达理由及过程，尽量简单扼要 4 牵涉复杂的工作，应以图片或表单来加强说明 5 工作报告按事实进行说明，不可参加传闻、推测或个人臆测 6 对于自己的任务应自己直接向领导汇报，最好不要假他人之手，以示负责 7 对于无法如期完成的工作，要说明原因，并请示变通方法，切勿推诿责任 【举例】 林秘书在接受了上司的指令后，立即着手落实，下午林秘书向上司汇报说：“报告总经理，明天的午餐 我已经定好了，在XX酒店的二层XX厅，这是我定的菜单，您看是否适宜？此外，我已经通知了行政部、 业务部的主任，他们明天早上9点会准时到会议室，现场也已经准备好了，我刚刚去巡视了 一下，很干净。〃【本讲小结】 本讲介绍了办公室礼仪。首先，讲解了怎样与同事相处，包括树立独立意识、讲究礼节、言行谨慎、 工作积极主动、遵守公众礼仪、小心处理办公室恋情等方面；其次，从端正工作态度和树立专业形象两个 角度强调了要有敬业精神；然后，介绍了如何接受直接上司的指令以及如何接受其他部门主管的指令；最 后，提出必须要进行汇报，分析了汇报的时间、汇报的方式，并指出汇报时的考前须知。在学习了本讲的 知识之后，要运用于实际工作中，在办公室里注意礼仪、讲究礼仪，你将会发现，只是一点小小的改变， 就会带来很大的成果。 【心得体会】档案管理的原那么及常用方式 档案管理在