农产品种植专业合作社合作社档案管理制度.pdfVIP

农产品种植专业合作社合作社档案管理制度 第一条 为了规范合作社的档案管理，推进合作社档案管理工作 的规范化、制度化，保障档案的安全保管，依据《农民专业合作社 法》和本社章程，特制定本制度。 第二条 合作社明确专人负责合作社档案工作，负责档案的收 集、整理和保管工作。 第三条 合作社档案包括： （1）合作社章程、内部各种制度文本、成员登记表和成员出资 清册、花名册等资料； （2）合作社工作计划、工作总结和重要活动记录； （3）合作社成员、工作机构的请示报告，合作社项目申报材 料，申请报告，对外经验交流材料，成员来信来访材料，以及往来的 各种文书资料； （4）合作社的成员大会、理事会、监事会会议记录、工作纪要 和会议决议； （5）合作社在生产过程中形成的会计凭证、会计账簿和会计报 表等会计核算专业资料； （6）合作社所签订的各种合同、协议； （7）新闻媒体报道本合作社的文稿以及其他有保存价值的各种 资料。 第四条 所有的文档资料必须是有关手续办理完毕后的最终资 料，保证本社的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。 第五条 归档资料实行“季度收集整理”和“年度归档立卷”制度， 即：每年的四、七、十和次年的一月为季度收集整理期，每年二月份 为档案资料归档成册期。在档案资料收集整理和归档成册期，由档案 专职人员分别向各部门收集应该归档的原始资料，各部门应积极支持 配合。凡涉及商业机密的文件必须按国家规定归档存放。档案专职人 员根据有关文书成册归档管理制度实施档案归档整理。 第六条 凡归档的文件资料必须完整、真实、统一规格，遵循文 件的形成规律，进行科学的分类、编目、登记和装订成册，做到专橱 存放，专人管理。 第七条 档案的查（借）阅必须严格履行登记手续，注明借阅人 姓名、地址、联系方式、借阅事由、借阅内容及借阅期限等。理事会 和监事会成员借阅非密级档案可直接通过档案专职人员办理借阅手 续。因工作需要，本社的其他人员需借阅档案的，本人提出申请，非 密级的由理事会成员审批；借阅密级档案的由理事长审批，原则上只 能在档案室阅览，不准再外借；本社外的人员借阅档案，一律由理事 长审批。 第八条 任何查（借）阅者要严格遵守阅档规定，保持整洁完 整，不得涂改、圈划、抽取、撤换、遗失等破坏档案完整的行为；要 注意安全保密，对于会计凭证、会计账簿和重要、珍贵的档案和资 料，一般不提供原件使用。未经允许，不得翻印、抄录、转借、遗 失。 第九条 任何个人或部门未经允许不得销毁档案资料。档案到了 销毁期，由档案管理员进行清理，写出书面销毁报告报理事会批准后 执行。经批准销毁的档案，档案管理员须认真核对，将批准的档案资 料销毁审批报告和将要销毁的档案资料做好登记并归档。销毁登记表 永久保存。在销毁档案资料时，必须由监事会成员监督销毁并在销毁 登记表上签字。 第十条 档案保管人员离任要编制移交清单，移交人、接收人、 监交人要签字盖章。 第十一条 本制度已经成员大会表决通过。