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职业技术学校收文发文的规定 收文是指校长办公室对收到公文的办理过程。发文是 指校长办公室以学校行政或以本部门名义制发公文的过程。 为进一步规范校长办公室收文和发文办理工作，提高办文 质量和办文效率，特制定本规定。 一、收文办理的主要程序 （一）签收。在接收办公室外部来文时，应当严格履 行签收手续。 （二）登记。签收外部来文后，应当及时进行登记， 对收文编号、收文时间、发文单位、来文字号、来文标题 等进行详细登记。 （三）初审。对签收的外部公文应当进行初审。初审 的重点包括：是否应当本部门办理，是否符合行文基本要 求，涉及其他部门职权范围内的事项是否会签等。经初审 不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。 （四）拟办。公文经初审后，由办公室领导出拟办意 见，交校长批示。 （五）批办。根据拟办意见，将文件送达有关校领导 或部门提出办理意见 （六）承办。根据批示或批办意见，承办或送有关部 门承办具体事项。 （七）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送 传阅对象阅知或者批示。 （八）催办。送交承办部门办理的事项，办公室负责 催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般 公文定期催办。 （九）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位， 并根据需要告知其他相关单位。 （十）网上文件应按照“当日发布当日下载”的原则， 由专人负责接收有关部门电子政务平台发布的相关文件， 做到每日上班后、下班前上网查收文件不得少于三次，确 保网上收文办理及时、无遗漏。收文处理程序同第一部分 （一）到（九）。 二、发文种类、格式和主要办理程序 （一）发文的主要种类 1.决议、决定 经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用 “决议”； 对某些问题或重大行动作出安排，用 “决定”。 2.通知 通知可分为： “批示通知”、 “一般性通知”、 “指示 性通知”、 “会议性通知”、 “任免通知”等五种。本校发 布行政法规、规章制度，转发上级机关或同级单位的公文， 批转各科室的公文，要求各部门办理和周知者执行的事项 等，用 “通知”。 3.通报 表彰先进、批评错误，传达重要情况，用 “通报”。 4.报告 向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，用 “报 告”。 5.批复 上级机关对下级机关的请示给予答复，用 “批复”。 6.函 上下级机关之间、平行机关之间相互商洽工作，询问 和答复问题用 “函”。 7.会议纪要 传达会议议定事项和主要精神，要求与会部门（人员） 共同遵守执行的，用 “会议纪要”。 8.布告、通告 公布应当普遍遵守或者周知的事项，用 “布告”；在一 定范围内公布应当遵守或者周知的事项用 “通告”。 （二）发文格式 发文一般由标题、公文编号、主送机关、正文、附件、 发文机关、印章、发文时间、抄送（报）单位、文件版头 等部分组成。 1.公文编号：包括由学校代号、文件属性代号、年代 号组成、公文序列号。 2.发文标题：公文的标题应当准确，简要地概括发文 的主要内容，它由发文机关、事由和发文种类组成。 3.主送机关：一般只写一个主送机关。 4.正文：为发文的重要部分，内容具体。 5.抄送（报）：如需同时送其他机关（单位、部门） 应用抄送（报）形式。 6.发文机关：写在正文的下面偏右，发文机关要写全 称。 7.印章：发文一律加盖印章，印章应盖在公文末尾年、 月、日中间。 8.发文时间：发文时间以校领导签发日期为准，发文 日期位于公文的末尾。 9.附件：应在正文后注明附件的名称和顺序。 10.文件版头：正式公文一般都有版头，标明机关名称。 11.文件版尾：标注签发单位、签发日期、印发数、签 发人、校对人，打印人。 （三）发文的主要程序 1.草拟发文稿 （1）学校发文一般由相关职能部门负责草拟，凡多部 门协同发文，应由主办部门草拟，相关部门会签。 （2）拟文要符合的法律、