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XX档案管理方法 第一章总那么 第一条目的。为加强和规范公司各部门档案管理工作, 有效保护和利用档案资源，促进档案管理的标准化、规范 化、信息化，维护文件的完整性和平安性，根据《中华人 民共和国档案法》、《企业文件材料归档范围和档案保管 期限规定》(国家档案局令第10号)、《企业档案工作规 范》(:WT 42-2009)等有关法律法规，结合公司实际，特 制定本方法。 第二条术语和定义 .档案：指公司过去和现在各部门及员工从事业务、 经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的具有保存价 值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声 像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 .档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、 统计、提供利用等活动。 第三条适用范围。本方法适用于公司各部门，控股、参股公司参照执行。 第二章档案管理部门及其职责 第四条 公司档案管理工作实行分级管理，办公室是一 级管理部门，负责公司档案工作的统筹管理、组织协调、 制定制度，负责二级管理部门的档案管理工作的监督、指 导和检查；公司各相关档案管理部门是二级管理部门，负 责本单位权限范围内的档案资料管理工作。 第五条 公司文书档案由办公室管理；人事档案由人力 资源部管理；合同档案、招投标档案由法务部管理；会计 档案由财务部管理；重大文化活动档案由品牌部管理；基 本建设类、工程工程类档案由建设部管理；数据库类电子 档案由信息部管理。各档案归口管理部门可结合实际，制 定相应档案的管理方法，以维护档案的完整和平安。 第六条公司办公室应指定一名人员作为（兼）职一级 档案管理员，负责公司档案制度的起草修订，公司档案 （纸质、电子文件、声像、实物等）汇总整理，文档管理 和移交工作，负责对二级档案管理员工作的监督、指导和 检查等；公司各相关档案管理部门应指定一名人员作为专 （兼）职档案管理员，负责本单位文件（纸质、电子文件、 声像、实物等）的收集、整理，并做好文档管理和移交工 作。 第三章档案的归档 第七条归档要求 .归档文件材料应齐全、完整、真实、准确，保持文 件之间的有机联系，便于查找利用。如：正文与附件、印 件与定稿、转发文与被转发文、来文与复文（请示与批复、 报告与批示、函与复函等）以及行政许可、行政审批的报 批材料可视为一件装订。 .归档文件包括电子、纸质、实物几种形式，以电子 档案为主，纸质、实物档案为辅，适应档案管理现代化要 求。 .归档的纸质文件应为原件。因故无原件的可将具有 凭证作用的复制件归档。 第八条归档范围 .文书档案：公司在行政管理事务活动中产生的通用 公文、需要贯彻执行或查考的上级单位及非隶属关系单位 发来的外来文件、所属和控股企业报送的重要文件材料。 .人事档案：人事档案分为个人档案和职工档案，个 人档案指从学校时期开始到上一份工作中所产生的学历、 资历、奖惩等人事材料；职工档案是指员工在公司从入职 到终止劳动关系期间，反映个人情况的材料归集。 .合同档案：各部门以公司名义对外签订的各类合同, 具体为合同文书及与履行、变更、转让、解除合同及合同 纠纷处理等有关的文件。 .招投标档案：各部门以公司名义进行招标采购工作 的全流程文件，包括但不限于立项批复、招标公告、澄清 答疑资料、投标、开标、评标、定标资料、合同等。 .会计档案：公司在进行会计核算等过程中接收或形 成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的 文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电 子设备形成、传输和存储的电子会计档案。 .重大活动档案：公司层面举办的重大型活动；上级 领导进行视察、考察、调研、参加重要会议和工作指导等 公务活动；公司领导参加区级以上的公共性活动；公司重 大基础设施建设工程投入运营事项；事关公司战略开展、 重大利益的改革措施，如成立新公司、开展新业务等；各 部门主要职能范围内工作取得的重大成就，受到区级以上 （含区级）的表彰，获得区级以上（含区级）的奖项等。 .基本建设类、工程工程类档案：公司所有工程建设 工程有关工程前期准备、施工过程、竣工及结算过程中的 所有工程文件资料。 .数据库类电子档案：公司办公自动化系统、人力资 源管理系统以及其他信息系统生成的电子文件及其元数 据。 .涉密档案：以文字、图表、音像及其他记录形式记 载公司秘密内容的资料，包括公文、档案、书刊、函件、 图纸、报表、磁盘、光盘、胶片、幻灯片、照片、录音带 等。涉密档案单独制定相关方法进行管理。 第九条归档时间 公司在经营管理、行政管理、党群工作中形成的各类 文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档，公司各相 关档案管理部门按照归档要求汇总材料到办公室，由办公 室统筹负责上一年度公司档案的整理工作。 各部门形成的归档文件应及时移交相关档案管理部门 保管，并填写移交清单