李海涛现代档案管理的几点思考.pptVIP

集中-分散式 企业档案由总部档案部门和业务部门各保管一部分的模式。 优：管理方式灵活，方便业务部门利用档案。 缺：总部对于档案弱控制，体现为： 总部收集档案资料价值不大，有价值的为业务部门控制 总部作为档案资源交流平台功能弱化； 条件、技术差异，导致档案实体保管及安全受到挑战 适用于：档案工作处于分散向集中管理过渡阶段的企业。 第二十六页，共四十八页。 委托式 企业档案委托国家档案馆、中介机构、档案服务公司管理的模式。（佛山企业文件存储中心构想） 优点：减轻企业负担、发挥委托机构专业优势。 适用于：查阅利用不多，但需要保存维系风险和控制需要的企业，或发展规模小，尚无力设置专门档案管理机构和人员的民营企业。 第二十七页，共四十八页。 委托式企业档案管理案例 中国档案寄存网（武汉）提供档案实体寄存，并通过数字档案网存取平台提供寄存企业远程数字档案利用服务 深圳市档案寄存中心、深圳市档案资料服务中心依托深圳市档案馆提供企业档案委托寄存服务。 浙江绍兴档案馆开展面向企业的档案寄存服务 第二十八页，共四十八页。 其他管理模式 苏州式（工投模式-苏州工业投资发展有限公司） 对转制、撤销、关闭、破产企业的档案，由当地档案行政管理部门设立专门管理机构进行企业档案管理的新模式。 规定了转制企业档案处置原则、处置方法、档案流向。为转制企业档案管理提供了可操作性意见。 优：保护国有档案资产不因企业转制而流失。 第二十九页，共四十八页。 常见企业电子档案管理模式 集中统一管理模式(三个统一) 制定推行统一管理制度，建立统一管理系统，统一管理开发电子档案。 优点：保证电子档案完整安全、有效利用、有利于协调文件管理与企业业务流程。 应用：苏宁电器档案管理模式 第三十页，共四十八页。 苏宁电器档案管理模式—集中统一管理 档案实体:国内所有零售公司档案在当地业务部门整理好后，邮寄南京总部档案室实体集中保存。 电子档案：档案目录通过《北京量子伟业档案综合业务管理系统》（PDE）进行管理。各公司网上完成档案自动收集及档案数据录入。 第三十一页，共四十八页。 信息集中管理模式 统一执行企业档案管理制度前提下，某些专业性强、利用率高的档案，因地域或条件限制，在一定时期内由业务部门保管，但须向总部档案管理部门报送档案目录。 应用案例：浙江宁波港集团基于《北京量子伟业档案综合业务管理系统》开展了相关模式档案管理。 第三十二页，共四十八页。 浙江宁波港集团具体做法 在档案管理系统中对每个独立归档分公司分配全宗号，独立全宗管理 分公司进行纸质档案的收集、整理、归档、保管、利用 对于需要集中管理档案，分公司定期将归档好的档案目录、原文、实体移交集团统一管理。 第三十三页，共四十八页。 分布式管理模式 企业各子公司统一执行本企业档案管理制度，部署统一档案管理系统，独立进行档案管理，不用向上级单位进行档案移交。 适用于：企业具备独立管理系统，对本部门产生的电子文件自始自终管理，需要归档时，转为纸质文件经签署后归档保存。如江苏省移动公司采用该模式管理电子档案。 第三十四页，共四十八页。 中山大学资讯管理学院 李海涛 现代档案管理工作的几点思考 第一页，共四十八页。 思考1－几个基本概念思考2—电子文件长期保存挑战及对策思考3—集团式企业档案管理的规范 第二页，共四十八页。 思考1—几个基本概念 1 档案（几种学说，文件生命周期理论） 2 电子文件及电子档案（文件连续体理论） 3 业务系统、电子文件管理系统、电子文件长期保存系统 第三页，共四十八页。 电子文件保存什么内容？这些内容又可分为哪些层次？ 如何应对电子文件长期存取面临的威胁？ 思考2—电子文件长期存取 电子文件长期存取面临的威胁有哪些？ 第四页，共四十八页。 面临的威胁－信息技术的进步 存储载体更新（3.5英寸软盘、u盘、光盘） 信息读取设备更新（录音机、MP3） DOS系统、windows系统、Unix系统 第五页，共四十八页。 当前电子文件保存层次划分： 保存纯粹的数据：维护原始位流的完整及可读取性，不考虑数字对象的外观、感知及功能 位流保存 数据内容保存 完整知识保存 服务保存 保存数字对象 最基本内容，如采用文本及图像光栅方式保存 除保存内容外，还保存与内容存储和使用相关的元数据 复原原始的系统的服务 数据备份（多重备份、异地备份） 保存数字对象外观、语义（DAITSS项目） 析取服务支撑运行环境（加利福尼亚图书馆服务保存研究） 数据风干（加利福尼亚图书馆数据风干策略研究） 电子文件保存层次 第六页，共四十八页。 电子文件长期保存技术策略层次 其中保存内容、保存功能、保存技术是该框架下的3个关键因素 第七页，共四十八页。 技术应对：如何保证电子文件长期保存 迁移 仿真 底层