会议的分类要素与总结.pptVIP

低效会议的种种现象: 举例 老跑题； 领导一言堂； 有人胡侃，哗众取宠； 议题太敏感，不便深说； 本位严重，相互推委； 效率不高，经常延时； 迟到、早退严重； 等等 第二十七页，共四十二页。 原因 原因 具体表现 时间 会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘 辘，无心开会。 地点 会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打 断，无法正常进行。 开会对象的选择 必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可 无的参加者。 主持人的技能 会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着 鼻子跑，无法达到会议意图。 参会者的技能 参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何 引退，致使会议失败。 会议的准备工作 开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓 而无成效。 开会的原因、目 的和结果 开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现 皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。 第二十八页，共四十二页。 会议的时机选择 1、时间安排 第二十九页，共四十二页。 2 会议计划 必须涉及以下一些基本问题： 为什么开会？会议的目的和期望是什么？ 开一个什么类型的会？ 让谁参加？与会者由哪些部分的人员组成？ 要让大家作何种方式和程度的介入和参与？ 会议规模多大？与会人员多少？ 会议在哪儿开？会议室如何布置？ 每个人在会议中的任务和职责是什么？ 会议开多长时间？ 第三十页，共四十二页。 3 会议通知及其他 确定了会议时间后要提前一周告知参加会议的人员。 同时需要把会议的主要目的告诉他们，如果有相关的资料可以提前发放。 会议组织者不要迟到。 不要随意推迟和变更开会时间，打乱原定计划会影响与会人员的其他工作安排，有些人可能因此不能出席会议；管理召集部门（人）的威信下降。 严格按照议程进行，不要超时。 会议结束2-3天后，所有与会者应拿到会议记要。 第三十一页，共四十二页。 成功会议十八步 会议前 1、认真计划，理清何人、何事、何时、何地、何因及多少等问题。 2、准备预先发放议程表及会议有关资料 3、提前到会场，整理会议室 第三十二页，共四十二页。 会议开始时 4、按时开始 5、让与会者作自我介绍，并陈述对会议的期望 6、清楚解释会议角色 7、检查、修订和确定议项顺序 8、设定时间限制 9、回顾上次会议确定的行动项目 第三十三页，共四十二页。 会议开始时的主持人 如何开场？ 感谢与会者参与。 介绍会议背景 与会人员介绍 明确会议目的 列明会议议程 提出会议期待 第三十四页，共四十二页。 会议中 10、让大家在同一时间以同一方法把精力集中于同一问题 第三十五页，共四十二页。 会议中的主持人 保持紧张，准备应付随时可能发生的意外变故。随机应变，视情境采取当时最适合的方式。 要有耐心 注意自己和与会者的身体语言 保持中立，建立信任 会议成功，并不取决于你 敢于承认错误，坦诚合作 安排好旁听者和专家 第三十六页，共四十二页。 主持人的发问、倾听与记录 发问：开放与封闭 空投与指定 倾听： 注视对方 不中途打断 询问不明之处 适当归纳 不任意表露情绪 记录： 活用5W2H 掌握主语、动词、形容词 明确数字 运用key word 列点說明:可了解发言重点,归纳出主题方向 一言以蔽之 会议中的主持人 第三十七页，共四十二页。 会议结束时 11、确定行动项目：何人、何事、何时 12、检查会议记录 13、设定下次会议的时间和地点，并拟出初步议程 14、对会议进行总结。 15、宣布会议结束 第三十八页，共四十二页。 如何进行会议总结 宣布会议决议 激励与会者继续努力 宣布评估目标已经达成 过程回顾，让大家看到会议成绩 列出悬而未决事项，重申落实责任人和时限要求 会议中的主持人 第三十九页，共四十二页。 会议后 16、打扫整理会议室 17、准备会议备忘录 18、跟踪行动项目的执行情况，并开始计划下次会议 第四十页，共四十二页。 会后总结 会议是否达到了预期的效果 会议上出现了哪些问题？ 以后该如何改正？ 第四十一页，共四十二页。 内容总结 会议组织。定义：三个人以上、聚合在一起、就某个或某些议题进行讨论或解决的一种形式。必要性指与会者必须是与会议直接有关的人员，也就是符合会议确定范围。或是能提供信息、深化讨论、直接有助于会议达到预期效果的人。如：人民代表大会的与会者必须是依法选举产生的各级人民代表。公司董事会或股东大会的与会者必须是按照公司组织法和公司章程正式确定的董事或股东，等等。拟订计划——会议议程。Why——目的。Who——与会者