农业科研单位档案管理的现状及对策.docxVIP

农业科研单位档案管理的现状及对策 　　摘要：农业科研单位近年来越来越重视档案的管理工作。虽然档案管理并不参与农业科研单位的主流任务活动，但却能够为单位各项业务活动提供参考依据、资料数据等，以供单位做好风险预估工作与资源配置分析。目前，农业科研单位虽然正逐渐进行档案管理的转型，但由于管理的方式欠妥，管理上的投入力度不够，制约了管理形式的创新，新时期农业科研单位应注重对档案管理现状的分析，进而寻求更高效的管理对策。 　　关键词：农业科研单位;档案管理;现状;对策 　　中图分类号：c931;g271文献标识码：a 　　doi：10.14031/j.cnki.njwx.2020.06.033 　　0引言 　　农业科研单位以农业科研为中心，涉及多个方面的工作，档案资料生成量较大，在档案管理上，应进行科学研判，不断创新管理模式，否则就会导致传统方式管理的档案资料难以发挥应有作用。当前，农业科研单位无论是人员考核、科研活动的数据收集、历史资料的整合利用，都需要借助档案进行资源分配，档案管理必然要走向规范化、模式化、信息化，促使农业科研单位能够在创新思路上获得档案的支持，提升档案的可利用率。 　　1农业科研单位档案管理的现状 　　1.1对档案管理工作不重视 　　农业科研单位以往对档案管理工作不够重视，档案信息的利用率也较低，无论是档案管理的部门还是档案本身，都处于可有可无的状态，导致档案管理方法与模式不能与时俱进。当前我国部分农业科研单位仍旧采取传统的单一管理形式，档案的管理手段落后，对科研工作及管理工作的贡献率不高，难以体现出档案管理的价值[1]。 　　1.2档案更新不及时 　　在长期的档案管理过程中，遗留了一些管理问题，如档案的归类不明确、档案查询困难、档案的资料不完整、档案的信息不真实等，在档案管理的工作交接中，这些问题又往往被忽略，在遗留问题没有得到妥善解决的基础上，又不断积累了新问题，有些问题又很难进行补救，甚至一些本该属于档案管理人员的职责范围工作，被其他的部门取代。如在进行人事任命等的档案收集时，人力资源部门直接的将相应任命文件、职称评定材料等收录起来，跳过档案管理部门，严重影响后期的查询利用[2]。 　　1.3档案信息化程度不高 　　随着信息模式的渗透，农业科研单位都逐步走向信息化管理空间，展开了系列的信息档案管理与问题整理。虽然信息技术已经在农业科研单位中普及开来，但还存在很多的问题。比如，部分农业科研单位信息设备多年得不到更新，导致档案管理无法依赖于信息技术创新;再如档案管理人员的信息技术操控能力有限，使得档案管理人员仍旧只能运用表格、文件夹等进行档案收集，智能档案管理模式仍旧无法推行[3]。 　　1.4档案管理人员专业度不高 　　农业科研单位部分档案人员已经习惯了传统的管理模式，面对新时期档案管理的新方法还不够适应，特别是对农业科研单位的档案管理人员，不仅需要具备信息的收录能力、信息技术的处理能力、档案资料的真伪辨识能力、资料的归类与关键词设置能力、信息目录编制能力，有些单位档案管理还要同时需要具有英文理解能力、档案存档与分享权限设置能力等，而部分单位的档案管理人员并非专职人员或者并未进行系统化的专业管理学习，“半路出家”，导致档案管理的精度不高，专业水平不足、错误点较多、档案安全管理意识薄弱等种种问题[4]。 　　2针对农业科研单位档案管理现状的应对思路 　　2.1改变管理意识，重视档案管理工作 　　农业科研单位之所以不重视档案的管理工作，主要是因为档案管理对农业科研单位的贡献少。档案管理部门应制定管理章程，重新整理档案资料，书写档案报告书、档案可用评估表，并了解单位近期的系列活动，与单位的活动关联起来，搜集相应可参考的档案，打包发送给有关的负责人员，使得档案成为单位活动的助力，引起各级领导的重视。档案管理人员应争取与多部门联合，并参与部门的会议，了解单位相应项目的指标要求等，从档案的角度出发，进行同类型项目活动类比，制作活动资料表、档案风险评估表等，给予部门领导意见，同时档案管理人员应对单位的年度发展计划、未来发展计划等有所了解，搜集档案的资料内容，通過档案目录的建立，及时为单位的中心工作提供服务，充分体现出档案的价值[5]。 　　2.2及时更新保存档案，对档案进行动态管理 　　部分档案短期利用率较低，需要进行重新整理，应分别列出需要更新的名单，实行动态化管理。应构建网络档案互动空间，可通过单位所应用的oa、钉钉等，结合单位的打卡方式，将涉及需要更新资料的人员拉进群，进行集中的档案规范书写，可发放档案书写模板，在群中快速的收到回执，对于有变动的档案，应及时提醒