秘书会议组织与服务课件第一章会议概述.ppt

秘书与会议组织和服务 第一页，共二十六页。 目　录　 第一章　会议概述 第二章　会议策划 第三章　会议筹备阶段的会务操作 第四章　会议进行阶段的服务 第五章　会议结束阶段的会务操作 第六章　会议展览的组织与服务 第二页，共二十六页。 第一章　会议概述 第一节　会议的涵义与特点 第二节　会议活动的基本要素 第三节　会议的种类与工作原则 第三页，共二十六页。 本章要点与要求 (一)本章要点 会议的涵义、作用和特点 会议活动的基本要素 会议的分类与工作原则 (二)本章要求 1．能够判断是否需要召开会议 2．能够提炼总结会议活动的基本要素 3．能够按照会议的工作原则安排会议 第四页，共二十六页。 第一节　会议的涵义与特点 一、会议的涵义 二、会议的作用 三、会议的特征 第五页，共二十六页。 一、会议的涵义 会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为主要方式的、有组织有计划的商议活动。 第六页，共二十六页。 二、会议的作用 1.　集思广益、科学决策的作用 2.　发扬民主、动员群众、宣传教育的作用 3.　传达信息、资源共享、学习交流、开拓思　路的作用 4.　协调矛盾、统一思想、促进生产、推动工作的作用 5.　国际交流、跨文化的沟通作用 第七页，共二十六页。 三、会议的特征 1.　目的性。 2.　组织计划性。 3.　群体沟通性。 4.　交流方式多样性。 第八页，共二十六页。 案例分析 1.引入案例：迷茫的李秘书 2.课堂练习示例： （1）卓有成效的内部会议 （2）草拟经理工作例会讨论稿 第九页，共二十六页。 第二节　会议活动的基本要素 一、人员 二、名称 三、议题 四、时间 五、地点 六、方式 七、结果 第十页，共二十六页。 一、会议人员 1.　会议主体 　是指主要策划、组织会议的人员，包括主办者、承办者、支持单位、赞助单位、协办单位等。 2.　会议客体 　即参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、特邀成员、旁听成员。 3.其他与会议有关的人员。 　包括：主持人、会议秘书人员和会议服务人员等。 第十一页，共二十六页。 二、会议名称 会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位，以及会议的时间、届次、地点、范围、规模等等。 例：中韩秘书教育学术研讨会 可口可乐（中国）饮料有限公司2004年销售会议 深圳开发科技股份有限公司第九次（2000年度）股东大会” 第十二页，共二十六页。 三、会议议题 会议的议题是根据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体问题。 会议议题的主要作用是： 1．准确、具体地体现会议的目标，为目标服务。 2．引导和制约会议的发言 第十三页，共二十六页。 四、会议的时间 会议时间是指会议的召开时间和会期两方面。 第十四页，共二十六页。 五、会议地点 应根据会议的性质和规模，来综合考虑会场的大小、交通情况、环境与设备是否适合等因素。 有些重要会议在选择会议地点时，还要考虑其政治影响或经济效果。 第十五页，共二十六页。 六、会议方式 会议的主要方式有现场办公会、座谈会、观摩会、报告会、调查会、电话会等。 现在随着电讯媒体的广泛运用，有些企业已采用“虚拟实境会议”，也就是“视频会议”，还有有线电视、卫星传讯等手段，使得企业在开会方式上面临空前的发展。 第十六页，共二十六页。 七、会议结果 会议结果，即会议结束时实现目标的情况。 会议结果通常可以通过会议决议、合同、条约、协定、声明等文件的形式记载下来，可以归档保存，也可以直接传达。  第十七页，共二十六页。 案例分析 1.引入案例：优秀企业成功经验高层研讨会简报 2.课堂练习示例： 哈啤在松花江水污染中的公关活动 第十八页，共二十六页。 第三节　会议的种类与工作原则 一、会议的种类 二、会议的工作原则 第十九页，共二十六页。