秘书工作机构的职能与要求.pptVIP

（6）公关职能 第三十一页，共五十页。 2、秘书工作机构的工作原则与要求 （1）明确职责、权限、目标、任务 （2）制定秘书工作的各项制度和标准 （3）分清主次，有条不紊 （4）科学地安排工作程序 （5）准确细致，切实无误。 （6）迅速果断、讲求时效 （7）忠于职守、安于职分 （8）加强教育、管理，不断提高素质、能力 第三十二页，共五十页。 3、秘书工作机构成员 （1）秘书班子成员的不同层次要求 （2）秘书班子的群体优化 第一：“异质结合”原则，即由不同的专长、学历、能力、年龄以及性格、性别的人员组合。 第二：合理分工，密切合作，使职得其人，人尽其才。 第三十三页，共五十页。 [案例] 30出头硕士毕业的李某年轻有为，已是某市政府机关办公室的副主任。老主任对李某的工作相当支持，在李某主持下，办公室的各项工作开展得相当顺利，办公室的人员也干劲十足，工作一派欣欣向荣。后来老主任退休了，上级派来了一位拥有博士学位，同样非常年轻的孙某任正主任。 第三十四页，共五十页。 大家原以为办公室主任和副主任都是能干的、高学历的年轻人，办公室的工作一定会更上一层楼，然而，情况恰恰相反，两位主任的意见常常对立冲突，而且两人相互之间又不沟通，给予下属的指令经常不一致。一件事若按副主任的要求去做，权力更大的正主任要下属从头来过，这样搞得办公室工作没有效率，时间也浪费了。更重要的是让下级感到无所适从。而且这种两驾马车式的管理方式越来越严重，使得整个办公室的管理相当混乱，各项工作弄得一团糟。结果，领导将两位主任全部替换，又派了一位主任，办公室工作才理出头绪。 第三十五页，共五十页。 * 秘书工作机构的职能与要求 第一页，共五十页。 秘书工作机构的设置 秘书工作机构的职能 秘书工作机构的工作要求 第二页，共五十页。 引入：案例 近年来，为配合上级机关的精简，某县陆续接纳了5名精简下来的干部，其中正科级2人，副科级3人。考虑到这5位干部均无专业特长，年龄又偏大，分到职能部门，得从头学起，弄不好还会影响职能部门的工作效率，而秘书部门是综合办事部门，事情又繁杂，没有专长也能做做，于是县长把他们统统安排到秘书科工作。 　　 第三页，共五十页。 秘书科长对此很有意见，“本来只有5人的秘书科，老、中、青比例为1：2：2，承担全县的秘书工作游刃有余，现在一下子来了5名不懂业务的老同志，10个人中有6名科级干部，老中青比例一下子变为6：2：2，秘书科一下子人满为患，以后工作可怎么展开”;“怎么办呢，这些干部无专业特长，平时你们不是老说工作忙，现在人多不就力量大了吗，你的心思我也不是不明白”;县长无奈地说，这样吧，在秘书科下再成立3个室：文书室、机要室、综合室。 第四页，共五十页。 人员安排分别为：秘书科3位正科级干部，文书室3人，其中1位副科级干部，机要室3人，其中1位副科级干部，综合室4人，其中1位副科级干部。反正再熬两年，他们就要退休了。想来想去只有这样安排才最合理。秘书处长无话可说。 问题是这样的安排是否真的合理呢？ 第五页，共五十页。 秘书工作机构的设置 1、秘书工作机构的设置三原则 （1）精简原则。为了避免人浮于事。 （2）纵向层次少。为了上下沟通方便、及时，避免中间阻隔和官僚主义。 （3）横向幅度大。因为秘书工作涉及面广，头绪多，事务繁杂。 第六页，共五十页。 纵向层次多，横向幅度小，控制严，但上下沟通不便。 第七页，共五十页。 纵向层次少，横向幅度大，灵活性、自由度大，上下沟通方便。 第八页，共五十页。 2、秘书工作机构的名称与组织形式 （1）名称：我国的秘书工作机构有广义和狭义之分，广义的是指秘书长或办公厅主任领导下的办公室，其名称由机关、单位或首长名称加秘书机构名称组成，如国务院办公厅、四川省人民政府办公厅、郫县人民政府办公室等； 第九页，共五十页。 狭义的则是以“秘书”命名的局、处、科、室、股等部分，统辖于机关、单位或办公厅之下，只负责文书、会务、联络、接待工作。 第十页，共五十页。 注意 ◆我们要分清两个误区： ——并非所有的办公室都属于秘书机构。如:外事办公室、侨务办公室、征兵办公室、台湾事务办公室、工业交通办公室等就不是秘书机构。因为这些机构所承担的职能并非秘书机构的职责。 第十一页，共五十页。 ——在秘书机构内也有非秘书性质的部门。如:汽车队、保安处、文印室等放入秘书机构。另外有些地方也会把一些尚未成熟的或难以独立的部门也放入秘书机构，于是就出现了秘书机构中也存在着非秘书性质的部门的现象。 第十二页，共五十页。 下面是互联网上看到的大同煤矿集团公司机关设置的机构： 　　　　董事会秘书处 董事会财务审计室 　　　　董会法律事务部 党委办公室 组织部