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文档管理系统需求分析 文档管理系统概述 目的和意义 随着企业发展，电子文档数量的不断增加。电子文档的管理将被越来越多的应用在企业管理上，文档管理电子化是网络时代计算机信息处理的必然要求。为了提高运营效率，简化工作流程，越来越多的企业开始从纸质文档工作流程转移至电子文档的工作流程。目前，公司或企业内部流通的文档越来越多以电子文档的形式出现，为了保证电子文档的安全、共享和快速流通，因此使用 WEB 形式对电子文档发布、审阅、修改、备份、查阅。使用这样一个电子文档管理系统，企业能节省大量的资源和人力，同时大幅度提高自己的工作效率，而准确性和安全性也比纸质文档要高很多。该文档管理系统将这些电子文档尽可能科学的组织起来，以供企业共享，有助于领导及时了解、查询各部门的运作情况；有助于各部门规范管理自己的文件；有助于部门之间随时互通有无；更将积累成为企业的一笔巨大信息财富，成为提高企业竞争力的源泉。所以，开发这样一个电子文档管理系统有着很好的应用前景和使用意义。 电子文档管理系统能够将计算机内的各类文档分类管理，显示出该文档的文件名、类型及路径等信息，方便各类用户查找和使用，此电子文档管理系统在资料管理上各司其责而在其利用上可实现资源共享，可任意调整架构，以适应不同单位、不同部门、不同类别、不同组织机构甚至于同一机构的不同时期的需求， 因而其优点在于完全保护用户的硬件、软件和网络资源的投资，最重要的一点是保护用户已有信息资产的投资。该系统在提供海量数据存储功能的基础上，提供完善而科学的安全机制，使其在高度安全的前提下具有最大的开放性，可以不断地增加管理的类别，设定每类资料管理的字段项目，如资料名称、项目、主题词、档案形成日期、修改情况等属性，以便全面快捷地重复使用重要的资料信息，按照组织机构的授权体系提供特权项目的授予功能，提供原件电子文档的浏览功 能，提供原件电子文档的下载重复利用功能。因此，开发这样的管理系统是现代企事业单位发展的必然需求。 目前企业存在的普遍现象 计算机的普及软件技术（CAD 等）的运用，产生大量的电子文档 电子文档散放存储在各个用户的个人电脑中（查找困难） 电子文档的修改方便性，使得文档版本的随意增加（更改混乱，版本混乱） 各文档容易形成数据“孤岛”（数据相关性差） 传统管理模式不适合电子文档的管理（安全性存在问题） 使用文档管理系统为企业所带来的好处 软件将“个人资产”转化为“单位资产”：将原先分布于各个员工电脑上的电子文档，通过软件集中安全地保管起来，使这些文档资产真正成为单位的资产 通过集中管理大幅改善文档资产的安全性: 通过加密传输、集中管理、集中防毒等手段使文档资产的安全级别大幅度提高，可以满足高级别安全要求 建立了完善的权限机制确保文档的内部安全： 只有分配了权限的人员才允许检索、浏览、下载、编辑、打印相关的文档内容， 软件采用了领先的文档权限控制和加密技术，可以更高效地管理文档的整个生命周期活动包括：创建、修改、版本控制、审批、存储、查询、重用以及归档 软件完全保留了原有的文档操作习惯: 支持在线预览、在线编辑、痕迹保留、电子密钥验证，而无须烦琐的上传下载操作。提供完善的电子文档操作日志，历史版本回顾，可控制文档的打印、另存、复制、截屏等操作，支持动态拖放、批量导入 灵活的自定义审批流程：提供完全图形化的自定义流程，支持串行、并 行等多种审批形式，支持办理者、读者、编辑者等多种审批权限 支持多种信息提示方式：通过短信息、电子邮件、自动弹出窗口等形式， 将文档的修改变动或审批状态实时反馈给用户 集中安全的文档备份：通过数据库的自动备份、磁盘阵列、磁带机等方 式，集中海量存储确保文档永不丢失，还原非常简单 运行环境 软件运行环境 操作系统：Microsoft Windows Server 2003 支持环境：IIS 服务器 数 据 库：Microsoft SQL Server 2005 硬件环境 客户端：内存 2G，IE 浏览器 6.0 以上 服务器端：硬盘容量要求较大，处理器要求较高 文档管理系统需求分析 本系统的开发是基于 B/S 模式的，具有良好的人机交互界面，整个系统对电子文档进行高效的管理，系统的每一部分都实现了其相关的功能，在整个系统中各角色分工明确。 登陆普 登陆 普 通用 户 管 理 员 修改密码 文档查询 文 文 文 档 档 档 创 发 审 建 布 批 者 者 者 文 修 删 发 文 文 用 档 改 除 送 时 部 档 日 档 部 户 创 文 文 邮 间 门 类 志 类 门 信 建 档 档 件 型 型 息 模块功能简介 图 2.1 系统文件架构图 根据系统要实现的功能，此系统可划分为五大模块，下面分别简单介绍一下各个模块所实现的功能。 登陆/注册模块 1