设代处文件整理与归档工作手册.docx

PAGE PAGE 10 设计代表处 文件整理与归档工作手册  目录 目录 TOC \o 1-3 \h \u 1672 1 总则 1 3024 1.1 目的 1 15589 1.2 适用范围 1 21260 1.3 档案管理责任体系 1 4046 2 科技文件整理与归档办法 2 10641 2.1 科技文件整理与归档流程图 2 17182 2.2 科技文件登记 2 32040 2.3 科技文件整理 3 18791 2.4 科技文件归档 6 2627 3 声像文件整理与归档办法 9 22744 3.1 声像文件整理与归档流程图 9 29645 3.2 声像文件收集 9 8254 3.3 声像文件整理 9 11950 3.3.1 声像文件分类 9 25862 3.3.2 声像文件组卷 10 1590 3.3.3 声像文件登记 11 23155 3.3.4 声像文件编号 12 26884 3.4 声像文件归档 12 27188 3.4.1 声像文件归档范围 12 15197 3.4.2 声像文件保管期限、密级 13 207 3.4.3 声像文件归档时间 13 10407 3.4.4 声像文件归档要求 13 8137 3.4.5 声像文件归档流程 14 10448 附件 15 21287 附件 1 收发文登记表 15 4561 附件 2 文种（类型）编号表 15 13043 附件 3 交付报告目录 15 13723 附件 4 交付图纸目录 15 17192 附件 5 科技案卷导入模板 15 17122 附件 6 科技文件导入模板 15 20422 附件 7 科技文件归档流程 15 13653 附件 8 声像文件登记表 15 3747 附件 9 声像文件归档流程 15 PAGE PAGE 10 总则 目的 为规范各设计代表处的文件整理与归档工作，档案室 根据《科学技术档案案卷构成的一般要求》 （GB/T11822-2008）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）、《数码照片归档与管理规范》（DA/T 50-2014）、 《勘测规划设计研究院档案管理规定》（院质安[2014]181 号）、 《现场设代工作管理办法》（MLO-2-06），并结合设计代表处实际情况，编制本手册。 适用范围 本手册适用于由成立的设计代表处的科技文件、声像文件的整理与归档工作，供设计代表处负责人、文员、文件形成者工作使用。 档案管理责任体系 设计代表处负责人为设计代表处档案管理责任人，对设计代表处文件的整理与归档工作负全面责任。设计代表处文员具体负责设计代表处文件的整理与归档工作。设计代表处文件形成者有责任向文员移交相关文件。档案室负责指导设计代表处的档案工作。 科技文件整理与归档办法 科技文件整理与归档流程图 设计代表处科技文件整理与归档流程图如图 1 所示： 图 1 科技文件整理与归档流程图 科技文件登记 按文件来源，设计代表处科技文件可以分为收文、发文、内部文 件。设计代表处文员需要将收文、发文、内部文件的相关信息登记于收发文登记表中，详见附件 1，表头如表 1 所示： 表 1 收发文登记表表头（红色字段为必填项） 序号 文种 （ 类型 ） 编号 文件题名 文号 专业 密级 保管期限 编制单位 编制日期 编写人 校核人 审查人 规格 页数 份数 备注 互见号 位置 接收日期 签收者 发文日期 处理情况 文种（类型）编号详见文种（类型）编号表，包括 19 种常见文种 （类型）的编号，可在下拉菜单中选择对应编号。 文件题名一般应照实录入。若无标题或标题不能说明文件内容， 应在原标题后自拟标题，并用[]标明。 互见号填写反映同一内容而形式不同的文件的文号，如无文号， 填写题名。 位置指纸质文件存放位置。 接收日期指设代处接收来文日期。 签收者指设代处或对方单位的文件签收者。 发文日期指设代处文件印发日期。 处理情况指收文或发文后文件的处理情况，例如XXX 已阅、XXX 已处理。 科技文件整理 科技文件整理要遵循文件的形成规律和成套性特点，做到分类科学，组卷合理，卷内文件保持有机联系。 纸质文件整理 纸质文件的整理，是指将设计代表处保存的报告、图纸、红头文件、会议纪要、设计通知、工作联系单、函、通知、通报、简报、月报、报告单、工作总结、工作计划等文件按形成规律进行分类、组卷， 使之便于查找、利用、归档。 组件 组件要注重文件的闭合性。正文与附件为一件、印件与定（草） 稿为一件。正文在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。图纸一张为一件，报告一本为一件，简报一期为一件，会议纪要、设计通