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会计学 1 有效沟通跨部门沟通的个原则 有效沟通—— 跨部门沟通的10个原则 第1页/共16页 不容忽视的“部门墙” 部门间的目标不一致 资源匹配 权利分配 利益分配 第2页/共16页 为什么跨部门沟通这么难？ 对产品经理来说，跨部门沟通不良，可能会让他好不容易建立起来的自信瞬间摧毁。 你认为十万火急的事，到了其它部门主管口中，竟然成了“芝麻绿豆大的事”；原本应该合作解决的问题，到了跨部门会议上，又沦为“各弹各的调”，找不到共识。 在不同部门各有不同立场与利益的情况下，怎样才能把话说清楚，把成果做出来？很多人抱怨为什么跨部门沟通这么难？其实，只要掌握几个典型基本原则，进行无障碍的跨部门沟通，并非难事。 第3页/共16页 原则一、沟通前先做好准备 你希望对方帮你做什么事？ 你认为他会要求你做什么？ 如果对方不同意你提出来的做法，有没有其它选择方案？ 如果双方没共识，你会有什么后果？对方又会有什么后果？ 第4页/共16页 原则二、了解其他部门的语言 跨部门沟通不良，很多时候都是“语言不通”所引起。举例来说，营销部人员平常讲的是“相同语言”， 他们非常清楚自己部门的规则、目标与期望。同样地，财务、生产、人资等部门，也有自己的语言与观点。因此，想要沟通顺畅，前提就是“听懂对方的语言”。 试着站在对方的立场思考： 这么做，对业务部的业绩有帮助吗？ 如果我是他，会接受这种做法吗？ 这个方法真的有用吗？ 跨部门的换位思考法能将误解或沟通频率不搭的机率降到最低。此外，频繁的互动有助于建立彼此的熟识度，让你更容易设身处地想问题。因此，时不时的跟其它部门的同事吃吃饭、聊聊天，有好 无坏。 第5页/共16页 原则三、开诚布公是最好的对策 你面对的是必须长期共事的同事，因此，凡事以诚实为上策，最忌欺骗、隐瞒事实，破坏信任关系。部门间一旦缺乏信任感，会加重彼此的防御心，沟通时就会有所保留，甚至隐藏一些重要信息。 相反的，互信会让双方在沟通时打开心防，他们会明白说出自己的需求与考虑，并且提高合作意愿，共同解决问题。 诚信沟通有四个要素： 错的不要解释！ 务必不要争执！ 不打断对方说话！ 微笑再微笑！ 第6页/共16页 原则四、不要害怕冲突 在跨部门会议上，每个主管为了维护自己部门的利益，难免会出现一些摩擦。有些主管，尤其是新手主管，为了怕把气氛弄僵，往往会变得沉默寡言，以维持表面的和谐。艾林哈特在《有效沟通》 一书中点出，“如果管理团队在议题的讨论上都没有冲突，决策质量就会低落”。艾林哈特提醒，千万别把“没有冲突”跟“意见一致”混为一谈。 有时候，太过和谐反而凸显不了你对议题的重视，而且问题也不会获得真正的解决。因此，艾林哈特建议经理人，态度要柔软，但立场要坚定，“别太快或太轻易就顺从认命。”记住，你是部门主管，虽然你要和其它部门保持良好关系，但是，捍卫部门及部属的权益，更是你责无旁贷的使命。 第7页/共16页 原则五、呈现事实，专注中心议题 沟通聚焦的最好方式，就是呈现具体事实，引导人们迅速将注意力放在中心议题上，减少不当的臆测。 美国达顿商学院企管教授布尔乔亚三世在《哈佛商业评论》中为文指出，事实（例如目前销量、市 占率、研发经费、竞争对手的行为等）可以将沟通过程中“人”的因素降到最低。在缺乏事实的情况下，个人动机可能会遭到猜疑，但“事实就是事实”，它不是出自人的幻想或自私的欲望，因此， 提出事实“可以创造一种强调议题，而非人身攻击的氛围。”布尔乔亚三世说。 第8页/共16页 原则六、多提选项，保持弹性 当你进行跨部门协商时，不要执着在单一做法上，而是开发多元选项。 例如：一次提出3～5个方案， 让其它经理人有更大的选择空间。 专家分析，多元选项能让选择不再“非黑即白”，经理人有较大的弹性调整自己的支持度，也可以轻易变换立场，不觉得有失颜面，因此能够降低沟通时的人际冲突。 第9页/共16页 原则七、创造共同目标一起合作 无可讳言，各部门间一定同时存在合作与竞争关系。部门间若想进行建设性的沟通，一定要强调彼此的合作关系，竞争意味愈淡愈好。合作的关键在于拥有共同目标。因此，尽量去创造一个横跨各部门的共同目标，然后一起努力，就算有争执也没关系。因为，就如苹果计算机创办人贾伯斯所言：“如果每个人都要去旧金山，那么，花许多时间争执走哪条路并不是问题。但如果有人要去旧金山，有人要去圣地亚哥，这样的争执就很浪费时间了。 在跨部门沟通中，达成一致的目标需要弄清楚四个问题： 双方的共同目标是什么？ 有什么阻碍双方合作？ 创造共同目标的资源是什么？ 合作的价值是什么？   第10页/共16页 原则八、尊重