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3、应该记住的20条实用方法 ■准备之二：临时准备（5） ——明天的工作前晚进行优先级排序 ——将相关的工作列在一起 ——把工作计划放到随时可见的地方 ——每天早晨比规定时间起早十分钟 ——做好正式工作前的准备工作 三、秘书人员时间管理技巧 第六十三页，共九十九页。 3、应该记住的20条实用方法 ■要培养的好习惯（7） ——利用各种装备如电话/信件等节省时间 ——把最困难的事放在效率最高的时候 ——利用零碎时间处理例行性事务 ——午餐或下班前开会效率最高/避免上午开会 ——休息片刻/伸个懒腰/冲杯咖啡/茶/其他饮料 ——报刊放在晚上看 ——每晚沉思片刻/回顾与总结 三、秘书人员时间管理技巧 第六十四页，共九十九页。 3、应该记住的20条实用方法 ■与外部产生联系时的应变能力（4） ——站着接待一向健谈的来访者 ——从不主动闲聊/尽量回避来闲聊者 ——管理电话： A、主动拨号 B、被动接听 ——如遇琐事缠身能快速摆脱 三、秘书人员时间管理技巧 第六十五页，共九十九页。 ４、工作优先级综合分析 ——分清工作的轻重缓急 重要度 紧迫性 A 重要而且紧迫 Ｃ 紧迫但不重要 D 不重要不紧迫 Ｂ 重要但不紧迫 三、秘书人员时间管理技巧 第六十六页，共九十九页。 5、并行与串行工作模式 ■什么情况下能并行工作 ——举例 A B C D 走访客户去甲城市 顺便采购某机器配件 把新聘两大学生带去办事处 和在该城市工作的同学聚餐 公私兼顾 一次搞掂 三、秘书人员时间管理技巧 第六十七页，共九十九页。 5、并行与串行工作模式 ■并行串行如何兼顾 A B C D 走访客户去甲城市 顺便采购某机器配件 把新聘两大学生带去办事处 和在该城市工作的同学聚餐 公私兼顾 一次搞掂 请问：——A、B、C、D如何排列？ 三、秘书人员时间管理技巧 第六十八页，共九十九页。 6、工作任务转移 ■学会授权与借力 ——依据企业管理的组织原则 ——遵照公司岗位职责和权限 ——合理分权为授权的前提 ——非指挥权限关系的借力 ——依靠个人非职务影响力 7、学会说“不” 8、学会休息 三、秘书人员时间管理技巧 第六十九页，共九十九页。 1、组织协调与沟通 ?沟通的定义 ——沟通是人与人之间通过语言、文字、符号或 其它的表达形式，进行信息传递和交换的过程。 ?组织与沟通 ——组织是由社会中的人组成的群体，成员之间是 相互依赖的关系，组织中的沟通是信息在组织成 员中的传送者和接收者之间交换的过程。 四、内外部沟通和社交能力培养 第七十页，共九十九页。 1、组织协调与沟通 ?沟通模型 理 解 传送者 接收者 反 馈 感 知 编 码 传 递 思 考 译 码 四、内外部沟通和社交能力培养 第七十一页，共九十九页。 2、沟通的种类及结构 ?正式沟通与非正式沟通 ?下行沟通、上行沟通、平行沟通 ?单向沟通与双项沟通 ?语言沟通与非语言沟通 ——沟通的结构有五种： 环式、轮式、链式、全渠道式和Y型式 四、内外部沟通和社交能力培养 第七十二页，共九十九页。 3、沟通的四大原则 准确性 原则 完整性 原则 及时性 原则 策略性 原则 沟 通 原 则 四、内外部沟通和社交能力培养 第七十三页，共九十九页。 2、秘书人员应掌握的各学科知识 ?秘书人员的个人才艺 ——从琴棋书画讲起 ——中国传统文化中的审美艺术 ?职业化秘书的个人才艺修养 ——诗词歌赋等文化底蕴 ——吹拉弹唱等文艺才能 ——文化娱乐活动的组织者与主持人 一、秘书人员的知识结构 第三十一页，共九十九页。 3、高级秘书人员的综合素质 ?优秀——对高级秘书人员的评价 分寸 敏感 礼貌 谦虚 自制 爱好 忠诚 责任 优 秀 评 价 ?优秀的八点表现 一、秘书人员的知识结构 第三十二页，共九十九页。 4、不同层次秘书的基本知识技能 ?初级秘书的替身作用 ——人手型：代替的是哪一部分？ ——内容及特点 A、日常事务性工作 B、服务性工作内容 C、动手而无需动脑 D、简单重复又耗时 ——价值在哪里？ 一、秘书人员的知识结构 人物 替身 人才 替心 人手 替脑 现场连线 第三十三页，共九十九页。 4、不同层次秘书的基本知识技能 ?初级秘书的替身作用 ?应知应会与操作技术 ——OA：办公自动化系统应用 A、计算机操作：打字、制表 B、网络应用：互联网与局域网 C、数据库（各类资讯） ——其它办公设备设施使用 ——接待人员与电话管理 一、秘书人员的知识结构 第三十四页，共九十九页。 4、不同层次秘书的基本知识技能 ?中级文秘人员的知识技能