电子邮件统一要求.docx

沈阳凯盛源物业服务有限公司 沈阳凯盛源物业服务有限公司 电子邮件统一收发标准 第一章：总则 第一条：为了规范员工公务电子邮件收发和使用，特制定本规定。第二条：本规定适用于公司所有对内对外公务电子邮件收发。 第二章：公司电子邮箱的使用 第一条：行政人事部必须在员工办理入职一周之内向员工培训企业邮箱个人用户注册要求。 第二条：员工必须妥善管理好公司电子邮箱的密码，防止被盗。第三条：员工必须每日至少三次（早上上班、下午上班、晚上下 班前）进入电子邮箱，以便及时接收邮件。 第四条：员工的对外往来公务邮件，原则上必须使用公司同意后缀的邮箱，一提升公司形象。（ ksy_名字首写@126.com） 第五条：员工发送公务用邮件时，必须包含以下内容。 邮件头：收件人尊称以及问候语，如“经理，您好。经理，上午好。下午好”等。 需告知事件的内容描述，标书应具体、明确、简洁。 告知邮件中的附件个数以及内容描述。 结束语：在正文结束后，空一行另起一段书写“非常感谢”等，如需回复，应写明：“候复、请立即回复”等内容。 公司邮件容量为 10M，附件文件发送时必须控制大小或分批次发送。 第三章：公司文件的收发 第一条：公司内部书面沟通提倡一电子邮件形式发放，并保留记 录。 第二条：以下公式文件的电子版必须与书面版同时通过公司网内部邮箱向相关人员发送，公司图片文件电子版必须为 PDF 格式或者图片格式。（项目书面版会在电子版上显示“xx 日期到行政办公室领取” 公司发文单，包括部门通知等。 会议纪要 各类报告报表、工作计划、工作总结等 企业内刊或简报 员工通讯录 第三条：以上文件的邮件发送必须遵守公司文件保密规定的保密等级及发送范围。 第四条：公司对外公用邮箱由行政人事部管理，行政人事主管负责每日三次的邮件收发。 第四章：电子邮件管理 第一条：接收的重要邮件及时备份或采取抄送转发形式向上级领导转述。 第二条：发送重要邮件必须遵守公司保密制度规定，必要时可使用加密传输。 第三条：邮件发送后收件人第一时间进行收件回复，必要时电话确认对方是否收到。 第四条：员工离职时，办理离职时须向行政人事部提供账号密码， 有行政人事部助理统一保管。 第五条：公司有权对以下邮箱进行跟踪。 已离职员工邮箱。 邮箱收发异常有泄密可能。 邮件往来发现病毒的。 公司重要邮箱。第五章：其他 第一条：发现以下情景者，公司有权视情节轻重处以警告通报批评罚款处理，造成严重后果的应予以撤职，开除。 长期不阅读本人邮件的，导致三次以上重要邮件接收延误的。 收发未遵守响应保密措施的导致泄密。 第二条：同级别可以发送工作邮件，不允许越级发送邮件。有问题可以直接发送给直属部门领导。公司邮箱不可以发送与公司无关内容邮件，发现予以严重通告批评。 第三条：本规定自颁布起生效，由行政人事部负责解释，修改。