建设电子文件与电子档案管理规范.pptVIP

四、青岛市建设工程电子档案整理基本要求 凡是记录与工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现状的具有重要凭证、依据和参考价值的电子文件和相关数据等都应属于建设工程电子文件的收集范围。各类建设工程电子文件的具体收集范围应符合现行国家标准《建设工程文件归档整理规范》 50328的有关规定。 第六十二页，共八十八页。 四、青岛市建设工程电子档案整理基本要求 1、建设工程电子文件的内容必须真实、准确。 2、建设工程电子档案的形成、整理等工作由建设单位负责，保证电子档案的真实性、安全性、完整性、有效性。 3、建设工程电子文件的分类应按照《城建档案分类大纲》进行。 第六十三页，共八十八页。 四、青岛市建设工程电子档案整理基本要求 4、建设工程电子文件的著录应按照现行国家标准《城建档案著录规范》 50323进行 5、建设工程电子文件的归档范围、保管期限应按照国家关于建设纸质文件材料归档范围、保管期限的有关规定执行。 第六十四页，共八十八页。 （三） 基本规定 5、保证真实性、完整性、有效性和安全性的措施规定 6、前端控制，全过程管理与监控规定 建设电子文件形成单位与城建档案管理机构应对建设电子文件加强前端控制，实行全过程的管理与监控，保证管理工作的连续性。 第三十页，共八十八页。 （四） 代码标识、格式与载体 1、 稿本代码 稿本 代码 草稿性电子文件 M 非正式电子文件 U 正式电子文件 F 第三十一页，共八十八页。 （四）代码标识、格式与载体 2、类别代码 文件类别 代码 文本文件（） T 图像文件（） I 图形文件（） G 影像文件（） V 声音文件（） A 程序文件（） P 数据文件（） D 第三十二页，共八十八页。 （四） 代码标识、格式与载体 3、各类电子文件的通用格式 文件类别 通用格式 文本文件 、、、 表格文件 、 图像文件 、 图形文件 影像文件 、 声音文件 、3 第三十三页，共八十八页。 （四）代码标识、格式与载体 4、载体 一次写光盘 磁带 可擦写光盘 硬磁盘等 移动硬盘、优盘、软磁盘等不易作为电子档案长期保存的载体。 第三十四页，共八十八页。 1、收集、积累范围 《城市建设档案管理规定》（建设部90号令） 《建设工程文件归档整理规范》（ 50328-2001） （五）建设电子文件的收集与积累 第三十五页，共八十八页。 （五）建设电子文件的收集与积累 2、收集与积累的要求 （1）建设电子文件形成单位必须做好电子文件的收集积累工作。 （2）建设电子文件的内容必须真实、准确。符合国家有关技术规范、标准和规程。 （3）凡属于收集积累范围的建设电子文件，收集积累时均应进行登记。填写建设电子文件（档案）的案卷级和文件级登记表。 第三十六页，共八十八页。 （五）建设电子文件的收集与积累 2、收集与积累的要求 （1）建设电子文件形成单位必须做好电子文件的收集积累工作。 （2）建设电子文件的内容必须真实、准确。符合国家有关技术规范、标准和规程。 （3）凡属于收集积累范围的建设电子文件，收集积累时均应进行登记。填写建设电子文件（档案）的案卷级和文件级登记表。 （4）保证建设电子文件不被非正常改动。如果更改要填写《建设电子文件更改登记表》。 （5）应定期备份建设电子文件，并存储于能脱机保存的载体上。 （6）对通用软件产生的建设电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数信息、说明资料等。专用软件产生的建设电子文件应转换成通用型建设电子文件。 （7）电子签章等与建设电子文件的真实性、完整性、有效性、安全性等有关的管理控制信息必须与建设电子文件一同收集。 第三十七页，共八十八页。 3、建设电子文件收集积累的程序 1、登记 （1）工作人员从电子文件生成起对需归档的电子文件性质、类别、期限等进行标记。 （2）应运用建设电子文件归档与管理系统对每份建设电子文件进行登记，电子文件登记表应与电子文件同时保存。 2、鉴定：对已登记的建设电子文件必须进行初步鉴定，并将鉴定结果录入到建设电子文件归档与管理系统。 3、著录：对经过初步鉴定的建设电子文件进行著录，并将结果录入建设电子文件归档与管理系统。 4、存储：按业务案件或工程项目来组织存储。 第三十八页，共八十八页。 5、建设电子文件的命名 （1） 工程项目文件夹 （2） 案卷文件夹：序号+案卷名称 001青岛大学图书馆工程立项文件 002青岛大学图书馆招投标文件 青岛大学 003青岛大学图书馆开工审批及财 图书馆 务文件